Zmiany w PUE ZUS od 2023 roku
2022-02-27
Nieustannie trwają prace nad usprawnieniem funkcjonowania ważnych instytucji państwowych, przede wszystkim tych, których zadaniem jest obsługiwanie interesantów. Jedną z nich jest Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z analizami specjalistów, jest to instytucja, która mentalnie jest ciągle w poprzedniej epoce, mimo wdrażanych innowacji technologicznych.
ZUS jako miejsce obsługi
Okazuje się, że wprowadzenie wielu elektronicznych rozwiązań, w tym PUE nie do końca usprawniło prace Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nadal wiele spraw załatwianych jest osobiście lub przez telefon, a to generuje kolejki i długi czas oczekiwania.
Wystarczy wybrać się do dowolnego oddziału ZUS, by przekonać się, jak wielu interesantów nadal woli iść załatwić sprawy osobiście, niż skorzystać z rozwiązań technologicznych.
To jednak nie jest wina samej placówki. Skoro interesanci wybierają taką drogę - placówka nie wiele może z tym zrobić. Jednakże załatwienie jakiejkolwiek sprawy nadal wymaga od pracowników wykonania wielu czynności osobiście, zamiast wdrożenia automatyzacji.
To wszystko spowalnia pracę, generuje wspomniane wcześniej kolejki i powoduje, że załatwienie jakiejkolwiek sprawy wydłuża się w czasie.
By rozwiązać ten problem przynajmniej częściowo, zostały wprowadzone zmiany, które obowiązują już od pierwszego stycznia 2023 roku. Jakie to zmiany?
Obowiązek rejestracji w PUE
Zgodnie z obowiązującymi do końca roku 2022 przepisami, obowiązek rejestracji w PUE (Portal Usług Elektronicznych, czyli miejsce, gdzie można załatwić wiele spraw bez wychodzenia z domu i kontaktowania się z pracownikiem ZUSu) został nałożony na tych płatników składek, którzy zatrudniali powyżej pięciu osób.
Z początkiem roku 2023 obowiązek ten został rozszerzony na przedsiębiorców, którzy zatrudniają również do pięciu pracowników oraz tych, którzy odprowadzają składki sami za siebie.
Dostęp do własnego konta, możliwość podejrzenia składek, nadpłat lub zobowiązań znacznie usprawni pracę zatrudnionych w ZUS i powoli im skupić większą uwagę na sprawach bardziej skomplikowanych, które faktycznie wymagają osobistego zaangażowania.
PUE na pracodawcę czy nie?
Ustawodawca dopuścił jednak możliwość pewnego uproszczenia sprawy dla przedsiębiorców. Z uwagi na to, że większość z nich nie zajmuje się osobiście kwestiami rozliczania składek za siebie czy za swoich pracowników, nie składa osobiście deklaracji ani nie obsługuje programu Płatnik (program ZUS, który pozwala na szybkie i sprawne przygotowywanie dokumentów i deklaracji ubezpieczeniowych), istnieje możliwość, by konto w PUE było założone przez głównego księgowego lub doradcę z biura księgowego.
Warunkiem, by tak się stało, jest przygotowanie dla księgowego pełnomocnictwa. Na bazie tego pełnomocnictwa może on utworzyć konto płatnika na PUE i dokonywać na tym koncie niezbędnych operacji.
Utworzenie konta nie jest skomplikowane. Wymaga jedynie rejestracji i potwierdzenia swojej tożsamości. Można to zrobić na kilka sposobów, łącznie z osobista wizytą w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych, choć nie jest to konieczne. Potwierdzenie tożsamości można również zrealizować poprzez profil zaufany, kwalifikowany podpis elektroniczny oraz za pomocą bankowości elektronicznej.
Utworzenie profilu na platformie PUE dla wielu przedsiębiorców może być zupełnie niepotrzebnym obowiązkiem. W praktyce jednak może to znacząco usprawnić i przyspieszyć pracę, nadzór nad dokumentami, deklaracjami i kontrolę odprowadzanych składek ubezpieczeniowych.
Zespół Ekspertów ING Księgowość