Praca zdalna w kodeksie pracy

2022-03-13

6 lutego 2023 r. w Dzienniku Ustaw opublikowana została Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wprowadziła nowe zapisy o możliwości kontrolowania stanu trzeźwości pracowników oraz osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych przez pracodawców oraz uregulowała zapisy dotyczące wykonywania pracy zdalnej. Przepisy związane z kontrolą trzeźwości obowiązują od 21 lutego 2023 r. natomiast przepisy związane z pracą zdalną wejdą w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r.

Jednocześnie z dniem 7 kwietnia 2023 r. uchylone zostaną zasady pracy zdalnej wynikające z tzw. „ustawy covidowej”.

W obecnym stanie prawnym, w kodeksie pracy określone są zasady stosowania telepracy, które w najbliższych tygodniach zastąpią przepisy dotyczące pracy zdalnej. Co się zmieni? Jak będzie wyglądać praca zdalna? Tego dowiesz się z poniższego artykułu.

Co to jest praca zdalna?

Praca zdalna to praca wykonywania całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Uzgodnienie dotyczące wykonywania pracy zdalnej nastąpić może:

• przy zawieraniu umowy o pracę albo
• w trakcie zatrudnienia – dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej.

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy:

• w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
• w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych,
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych,
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy,
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy,
• powodujących intensywne brudzenie.

Kiedy pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Ustawa przewiduje zapisy o sytuacjach, w których pracodawca ma obowiązek uwzględnić wniosek pracownika i nie może odmówić pracy zdalnej, chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj wykonywanej pracy przez pracownika. W tym wypadku, o przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracownika, pracodawca zobowiązany jest poinformować go papierowo lub elektronicznie w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika. Dotyczy to:

• pracownicy w ciąży,
• pracowników, którzy wychowują dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracowników opiekujących się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, która posiada orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracownika rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie lekarza o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu albo nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, które powstały w prenatalnym okresie rozwoju dziecka lub w czasie porodu,
• pracownika - rodzica:
  • dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz
  • dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych.

Powyższe stosuje się do pracowników w punktu 4 i 5, również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia.

Zasady wykonywania pracy zdalnej – prawa i obowiązki pracodawcy

Uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej u danego pracodawcy powinno zostać ujęte w porozumieniu zawieranym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową. W przypadku, gdy u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe to zasady te powinny zostać ujęte w:

• regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników,
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej,
• w porozumieniu zawartym z pracownikiem. 

W porozumieniu / regulaminie pracy zdalnej określa się:

• organizację pracy zdalnej,
• zasady pomocy / obsługi technicznej ze strony pracodawcy,
• zakres finansowania ze strony pracodawcy,
• zasady kontroli pracownika.

Organizacja pracy zdalnej ma na celu wskazanie danej grupy lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną jak również zasady porozumienia się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną.

Pod pojęciem zasady pomocy / obsługi technicznej ze strony pracodawcy kryje się określenie zasad instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Zakres finansowania ze strony pracodawcy zawierać winien informację na temat zasad pokrywania kosztów związanych z zapewnieniem odpowiedniego sprzętu, instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, pokryciem kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych lub za wypłacenie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie z własnych narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy lub ryczałtu odpowiadającego przewidywanym kosztom ponoszonych przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Zasady kontroli pracownika opisywać powinny zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur danych osobowych.

Okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej

Przez okazjonalne wykonywanie pracy zdalnej rozumie się wykonywanie pracy zdalnej przez wymiar do 24 dni w danym roku kalendarzowym, na złożony przez pracownika wniosek w formie papierowej lub elektronicznej. Forma ta wyłącza obowiązek regulowania zasad wykonywania pracy w przepisach wewnątrzzakładowych. Zwalnia także pracodawcę z kosztów oraz z zapewnienia odpowiednich narzędzi pracownikowi, pozostawia jednak zapisy o możliwości kontroli przez pracodawcę.

Koszty pracy zdalnej

Jak już wspomniano wyżej, pracodawca ma obowiązek zwrócić koszty poniesione przez pracownika przy wykonywaniu pracy zdalnej (w tym w formie ryczałtu) lub wypłacić ekwiwalent za użytkowanie własnych materiałów i narzędzi pracy (w tym w formie ryczałtu).

Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Zapewnienie pracownikowi wykonującemu pracę zdalną przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika i wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kontrola pracownika wykonującego pracę zdalną

Nowo wprowadzone przepisy uwzględniają zasady kontroli pracy zdalnej na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu bądź w porozumieniu. Kontroli będą podlegać między innymi warunki BHP, stan trzeźwości pracownika oraz procedury ochrony danych osobowych. Pracodawca będzie mógł kontrolować pracownika w godzinach jego pracy po wcześniejszym uzgodnieniu, tak, aby nie naruszać jego prywatności. Pracodawca będzie zobowiązany przeszkolić pracowników z wyżej wspominanych procedur, a następnie celem własnej ochrony powinien zebrać oświadczenia od pracowników o zapoznaniu się z procedurami.

Jak pracodawca powinien zadbać o BHP w pracy zdalnej? Oto najważniejsze wskazówki:

1. Określić w regulaminie (porozumieniu) pracy zdalnej zasady przeprowadzania kontroli w zakresie BHP.
2. Przygotować ocenę ryzyka zawodowego.
3. Przygotować informację BHP, w tym:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy (z uwzględnieniem ergonomii),
• bezpieczne i higieniczne wykonywanie pracy zdalnej,
• czynności do wykonania po zakończeniu pracy zdalnej,
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

4. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego.
5. Odebrać od pracownika oświadczenie o zapoznaniu się z informacją BHP.
6. Odebrać od pracownika oświadczenie potwierdzające zapewnienie BHP na stanowisku pracy zgodne z zasadami ergonomii.

Jeśli w trakcie przeprowadzonej kontroli pracodawca stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu zasad w zakresie BHP lub procedur ochrony danych osobowych, powinien zobowiązać pracownika do usunięcia stwierdzonych zaniedbań we wskazanym przez niego terminie lub może cofnąć zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość