Krajowy System e-Faktur przyjęty przez Sejm – co to oznacza dla firm?

2023-09-13

Krajowy System e-Faktur, z którego wielu przedsiębiorców korzysta już od stycznia 2022 roku, został przyjęty przez Sejm. Od 1 lipca 2024 roku integracja z nim stanie się obligatoryjna dla wszystkich przedsiębiorców podlegających polskim przepisom podatkowym. Co obowiązek e-fakturowania oznacza dla firm i z jakimi wiąże się korzyściami?

 

Nowe założenia ustawy dot. KSeF

Wprowadzenie obowiązkowej integracji z Krajowym Systemem e-Faktur planowano początkowo na 1 stycznia 2024 roku. Termin ten przesunięto jednak o pół roku, co dla przedsiębiorców oznacza dodatkowych kilka miesięcy na przygotowanie do e-fakturowania. Wdrożenie KSeF ma na celu optymalizację obiegu dokumentów oraz samego procesu fakturowania. Faktury z kas rejestrujących w formie obowiązującej do tej pory będą mogły być wystawiane do końca 2024 roku. Do tego momentu także paragony fiskalne z numerem NIP będą uznawane za uproszczone faktury. Z systemu wyłączone zostaną z kolei faktury wystawiane w procedurach IOSS i OSS czy bilety spełniające funkcję faktur. W razie ewentualnej awarii po stronie podatnika faktury będzie można wystawiać w trybie offline poza systemem i dostarczać je do niego w kolejnym dniu roboczym. Co więcej, w trakcie trwania awarii oraz w trybie offline możliwe będzie wystawianie faktur korygujących. W ustawie wdrażającej KSeF znalazły się ponadto zapisy o wprowadzeniu wyłącznie elektronicznej obsługi wiążących informacji taryfowych (WIT), akcyzowych (WIA), stawkowych (WIS) oraz wiążących informacji o pochodzeniu (WIP). W tym celu mają zostać rozbudowane systemy informatyczne KAS – PUESC czy e-Urząd Skarbowy.

 

Krajowy System e-Faktur – czym właściwie jest?

Krajowy System e-Faktur – w skrócie KSeF – to platforma umożliwiająca wystawianie, udostępnianie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. Mogą być one wystawiane przy użyciu Aplikacji Podatnika KSeF udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub innych komercyjnych programów. System stworzono z myślą o przedsiębiorcach będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorcach zwolnionych z podatku VAT oraz podatnikach zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS. Dzięki KSeF zyskują oni dostęp do informacji z e-faktur w czasie rzeczywistym.

 

Korzyści związane z integracją z KSeF

Aktualnie e-faktury stanowią jedną z dopuszczonych postaci dokumentowania sprzedaży – tuż obok tradycyjnych faktur papierowych oraz znanych już od jakiegoś czasu faktur elektronicznych. Integracja z Krajowym Systemem e-Faktur i stosowanie tego rodzaju dokumentów wiąże się z wieloma korzyściami dla całego przedsiębiorstwa. Przede wszystkim, pozwala on na optymalizację wielu firmowych procesów – zwłaszcza tych księgowych. KSeF gwarantuje łatwy dostęp do dokumentów i możliwość bieżącego monitorowania ich obiegu. Brak konieczności ręcznego wypisywania faktur i odszukiwania ich w dziesiątkach teczek zapewnia znaczną oszczędność czasu, który można poświęcić na inne istotne działania firmy. Wdrożenie systemu wiąże się ponadto z brakiem konieczności przechowywania
i archiwizowania faktur – a to z kolei pozwala na oszczędność miejsca oraz obniżenie kosztów związanych z wynajmem dużych przestrzeni biurowych. Faktury są przechowywane
w systemie przez 10 lat od wystawienia. Przejście na faktury ustrukturyzowane oznacza również ich ochronę przez zagubieniem lub zniszczeniem, automatyczne przesyłanie faktur
w czasie rzeczywistym oraz redukcję błędów podczas ich wystawiania. Pozytywnym skutkiem wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur jest także skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku – z 60 na 40 dni.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość