Zmiana stanowiska pracy na prośbę pracownika. Jak tego dokonać?

2025-01-20

Zmiana stanowiska pracy na prośbę pracownika jest coraz częściej stosowana w nowoczesnych organizacjach. Taką możliwość oferują zwłaszcza miejsca, które starają się dopasować zarówno do potrzeb, jak i rosnących ambicji i kwalifikacji pracowników. Co zrobić, aby proces zmiany stanowiska przebiegł sprawnie i przyniósł korzyści dla obu stron? Wyjaśniamy.

Zmiana stanowiska pracy na prośbę pracownika – jak przebiega proces?

Jeśli pracownik chce zmienić swoje stanowisko pracy, powinien złożyć wniosek pisemnie lub ustnie. Najlepiej, jeśli wniosek udokumentowany zostanie w formie oficjalnego pisma lub e-maila. Pracownik powinien dokładnie przedstawić i opisać powody swojej prośby, takie jak zmiana preferencji zawodowych, rozwój zawodowy czy lepsze dopasowanie obowiązków do posiadanych kwalifikacji.

Następnie pracodawca musi przeanalizować, czy zmiana stanowiska w ramach struktury firmy jest w ogóle możliwa. Powinien sprawdzić, czy istnieje dla pracownika odpowiednia pozycja oraz jakie wymagania związane są z danym stanowiskiem. Pracodawca musi też ocenić, czy pracownik starający się o stanowisko spełnia wszystkie warunki, aby je objąć.

Kolejny krok to omówienie szczegółów pracodawcy z pracownikiem. Przełożony musi wyjaśnić, jakie są warunki zmiany stanowiska oraz m.in. zakres nowych obowiązków, potencjalny okres próbny i wynagrodzenie. Jeśli obu stronom zmiana stanowiska pasuje, należy sporządzić aneks do umowy o pracę lub podpisać nową umowę według ustaleń i nowych warunków. Dokument musi być zgodny z Kodeksem pracy i zostać podpisany przez obie strony.

Po dokonaniu formalności pracodawca musi zadbać o wdrożenie pracownika w nowe obowiązki. Powinien zaoferować mu np. szkolenia czy inne formy wsparcia, z których pracownik może skorzystać.

Zmiana stanowiska pracy bez zgody pracownika – jak przeprowadzić?

Czasem zdarza się, że podczas trwania umowy pracodawca potrzebuje zmienić stanowisko pracownika. Powód? Może to być np. konieczność obsadzenia wakatu. Pracodawca nie ma obowiązku przeprowadzania żadnych dodatkowych procedur, jeśli zmiana warunków umowy o pracę polega wyłącznie na modyfikacji zmiany nazwy stanowiska – jednak bez zmiany wynagrodzenia czy warunków pracy. Może jedynie poinformować pracownika o zmianie nazwy jego stanowiska pracy.

Nowa nazwa stanowiska pracy nie może być jednak degradująca (np. ze specjalisty na rzemieślnika). Gdyby tak musiało się stać, konieczna jest rozmowa z pracownikiem i podpisanie porozumienia zmieniającego. Jeśli pracownik nie zgadza się na degradującą nazwę stanowiska, pracodawca musi wręczyć mu wypowiedzenie zmieniające.

• Porozumienie zmieniające – najłatwiejszy sposób zmiany stanowiska pracy. Obie strony decydują się na porozumienie i podpisanie aneksu do istniejącej już umowy. Sprawdza się to w przypadku awansu i związanym z nim wzrostem wynagrodzenia czy innych profitów.
• Wypowiedzenie zmieniające – zgodnie z nim do połowy okresu wypowiedzenia pracownik ma czas na odwołanie się od zaproponowanych mu nowych warunków umowy o pracę. Okres wypowiedzenia zależy od długości zatrudnienia pracownika w danej firmie. Jeśli w wymaganym terminie nie zgłosi sprzeciwu, po okresie wypowiedzenia zaczną obowiązywać go nowe warunki umowy.

Wypowiedzenie zmieniające powinno się skonsultować z działającymi w zakładzie pracy związkami zawodowymi. Jego przyczyna nie może być pozorna, a odpowiadająca faktycznym potrzebom zakładu pracy.

Kiedy można zmienić stanowisko pracy pracownika bez porozumienia lub wypowiedzenia zmieniającego? Pracodawca może przenieść go na inne stanowisko na okres 3 miesięcy, jeśli zachowane zostanie wynagrodzenie pracownika. Wówczas zgoda nie jest wymagana.

Na co zwrócić uwagę przy zmianie stanowiska pracy na prośbę pracownika?

Decyzja związana ze zmianą stanowiska powinna być dokładnie przemyślana zarówno przez pracownika, jak i przez pracodawcę. Oto kilka kluczowych aspektów, na których warto się skoncentrować:

• Kompetencje i kwalifikacje pracownika – pracodawca musi się upewnić, że pracownik ma odpowiednie kwalifikacje, dzięki którym podoła obowiązkom na nowym stanowisku. Jeśli zachodzi potrzeba, może mu zaproponować szkolenia lub okres próbny.
• Warunki wynagrodzenia – ze zmianą stanowiska często w parze idzie zmiana wynagrodzenia. Sytuacja finansowa pracownika nie powinna ulec pogorszeniu. Nowe warunki powinny być przejrzyste i akceptowalne przez obie strony.
• Zmiana stanowiska a organizacja – zmiana ta może wpłynąć na strukturę firmy albo zadania innych pracowników. Właśnie dlatego pracodawca powinien ocenić, czy zmiany będą korzystne dla całej organizacji.
• Narzędzie motywacyjne – zmiana powinna być podyktowana nie tylko koniecznością, ale stać się narzędziem motywacyjnym wspierającym rozwój pracownika. Taki aspekt buduje jego zaangażowanie.

Zmiana stanowiska pracy a prawo pracy – obowiązki pracodawcy

Jak widzisz, zmiana stanowiska pracy na prośbę pracownika wiąże się z wieloma aspektami. Pracownik musi mierzyć się z nowymi wyzwaniami, ale i pracodawca nie może zapominać o sprawach związanych ze zmianami. Pracodawcom często umyka fakt, że zmiana stanowiska to konieczność wysłania pracownika na wstępne badania lekarskie – nawet jeśli wciąż ma on ważne badania wstępne lub okresowe.

Art. 229 § 4 Kodeksu pracy wyraźnie wskazuje na to, że pracodawca nie może dopuścić pracownika do nowej pracy, jeśli ten nie ma aktualnego orzeczenia od lekarza. Dotyczy to również zmiany stanowiska. Jedynie sama zmiana nazwy stanowiska nie wymaga udania się na wstępne badania lekarskie.

Pracownik musi wybrać się na badania, jeśli nastąpiła zmiana środowiska pracy i związanych z tym potencjalnych zagrożeń. Powinien również przejść szkolenie BHP oraz instruktaż stanowiskowy. Jest to wymóg wynikający z rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 roku w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Poza tym do kluczowych obowiązków pracodawcy należy:

• Przestrzeganie przepisów Kodeksu pracy, zwłaszcza art. 29 i 42 dotyczących umowy o pracę i jej zmiany.
• Udokumentowanie zmiany warunków pracy w formie pisemnej – w tym zmiany stanowiska. Może być w formie aneksu do umowy o pracę.
• Konsultowanie zmiany stanowiska z radą pracowników lub związkami zawodowymi.
• Zachowanie zasad równego traktowania podczas zmiany stanowiska przez pracownika.

Kiedy pracodawca może odmówić zmiany stanowiska pracy?

Mimo że pracownik może złożyć wniosek o zmianę stanowiska, pracodawca może mu odmówić. Jeśli wniosek nie jest zgodny z interesem organizacji, dokument może zostać odrzucony. Jakie jeszcze są możliwe sytuacje, gdy pracodawca może odmówić zmiany stanowiska pracownikowi?

1. Pracownik nie ma odpowiednich kwalifikacji – brak umiejętności lub doświadczenia niezbędnego do wykonywania obowiązków na nowym stanowisku również są powodem do odmówienia pracownikowi zmiany pracy. Dla przykładu osoba starająca się o posadę kierowniczą musi wykazać się odpowiednimi kompetencjami, np. umiejętnością zarządzania zespołem.
2. Brak wakatów – jeśli w firmie nie ma wolnych stanowisk, pracodawca może odmówić pracownikowi wnioskowanie o daną posadę.
3. Niezgodność z interesami firmy – jeśli realizacja prośby pracownika może źle wpłynąć na efektywność firmy, pracodawca ma prawo odmówić (np. przeniesienie pracownika opóźni realizację ważnych projektów).
4. Niska efektywność pracownika – brak efektywności pracownika na aktualnym stanowisku to skuteczne potwierdzenie dla pracodawcy, że zmiana stanowiska nie przyniesie lepszych rezultatów.

Kiedy jeszcze pracodawca może odmówić zmiany stanowiska osobie wnioskującej? Otóż w przypadku, gdy istnieje obawa o destabilizację zespołu – ryzyko pojawienia się konfliktów, zakłócenia współpracy czy obciążenia pozostałych członków firmy.

Prośba pracownika o zmianę stanowiska powinna być też racjonalnie uzasadniona. Jeśli wniosek o zmianę stanowiska pracy został oparty wyłącznie na jego subiektywnych powodach, które nie mają związku z potrzebami firmy lub kompetencjami wnioskującego, pracodawca może go odrzucić.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość