Zaświadczenie o zatrudnieniu – komu i kiedy można je wystawić?

2024-03-13

Wiele instytucji w tym banki, urzędy czy sądy wymagają dokumentu o nazwie zaświadczenie o zatrudnieniu. Dowiedz się, jak możesz otrzymać takie pismo oraz kiedy i komu można je wystawić.

Z tego artykułu dowiesz się:

• czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu,
• kto wydaje zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach,
• jak długo jest ważne zaświadczenie o wynagrodzeniu,
• kto potrzebuje zaświadczenie o dochodach,
• czym różni się zaświadczenie o zatrudnieniu od zaświadczenia o dochodach.

 

Zaświadczenie o zatrudnieniu – podstawowe informacje

Zaświadczenie o zatrudnieniu to nic innego jak dokument stwierdzający źródło oraz wysokość dochodu. Tego typu formularz wymagany jest przez wiele instytucji – sądy, placówki opiekuńczo-wychowawcze czy urzędy. Proszą o niego również banki, zwłaszcza jeśli zamierzamy zawrzeć umowę kredytową.

Kodeks pracy, a dokładnie ustawa (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141) nie reguluje, czy należy ubiegać się o zaświadczenie o zatrudnieniu w formie ustnej, czy w formie pisemnej. Zapis na temat tego formularza znajduje się natomiast w ustawie o emeryturach i rentach Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz. U. 1998 Nr 162 poz. 1118). Zgodnie z treścią tej ustawy zaświadczenie o zatrudnieniu musi zostać niezwłocznie wydane przez zatrudniającego celem ustalenia wysokości świadczenia.

Kto może wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu? Nie musi to być pracodawca. Uprawnienia do wypisania tego dokumentu mają jego reprezentanci – czyli na przykład biuro rachunkowe, główny księgowy, zarząd bądź kierownik.

Zaświadczenie o dochodach może otrzymać nie tylko osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, lecz zatrudniona na podstawie umowy zlecenie oraz umowy o dzieło. W takim przypadku zleceniobiorca występuje o wydanie dokumentu i czeka na odpowiedź ze strony zleceniodawcy.

 

Wzór zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach

Pracownik poprosił Cię o wystawienie zaświadczenia o zatrudnieniu? Wzór takiego dokumentu bez problemu znajdziesz na ogólnodostępnych serwisach w sieci. Możesz też stworzyć własny druk do wypełniania, który powinien zawierać kilka podstawowych informacji.

Zaświadczenie o zatrudnieniu musi uwzględniać najważniejsze dane dotyczące pracownika – imię i nazwisko, numer PESEL, serię i numer dowodu osobistego oraz stanowisko pracy. W jego treści koniecznie zawrzyj informację dotyczące daty rozpoczęcia pracy w firmie oraz określ typ umowy. Koniecznie dopisz adnotację, że firma nie jest w stanie likwidacji, a pracownik nie jest w okresie wypowiedzenia. Dokument powinien kończyć się podpisem pracodawcy, wraz z pieczęcią firmy.

Jeśli pracownik potrzebuje zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach, musisz obliczyć wysokość jego dochodów. Bardzo często pracodawcom mylą się dwa pojęcia – przychód a dochód oraz brutto i netto. Przychód jest to łączna wartość sprzedaży dóbr, towarów, a dochód to różnica pomiędzy osiągniętymi przychodami a poniesionymi kosztami. Natomiast wynagrodzenie brutto to całkowita płaca przed odliczeniem składek i podatków. Potocznie nazywane wynagrodzenie „na rękę” to kwota netto.

Zaświadczenie o wynagrodzeniu powinno zawierać średnie miesięczne wynagrodzenie netto i brutto bądź średnie wynagrodzenie z ostatnich trzech miesięcy. Średnia urlopowa również powinna być uwzględniona w tym formularzu. Na zaświadczeniu bardzo często znajduje się informacja o należnej zaliczce na podatek dochodowy i obciążeniach komorniczych pracownika (o ile takie istnieją i są wymagane dla pożyczkodawcy).

Pamiętaj, że zaświadczenie o zatrudnieniu i zarobkach to dokument z datą ważności. Najczęściej formularz uznawany jest za ważny przez 30 dni od momentu jego wystawienia, choć niektóre firmy i instytucje zwiększają ten okres czasu nawet do 90 dni.

 

Kiedy wystawiać zaświadczenie o wynagrodzeniu?

Zarówno zaświadczenie o zatrudnieniu jak i dokument potwierdzający wysokość wynagrodzenia należy wystawiać każdorazowo na wniosek pracownika. Niestety, Kodeks Pracy nie określa, w jakim terminie pracownik powinien go uzyskać. Najczęściej prośba rozpatrywana jest w przeciągu kilku dni roboczych.

Zaświadczenie o dochodach potocznie zwane zaświadczeniem o zatrudnieniu i zarobkach jest najczęściej niezbędne, gdy staramy się o pożyczkę, kredyt hipoteczny czy kredyt gotówkowy. To właśnie ten dokument stanowi podstawę do oceny zdolności kredytowej, bowiem czarno na białym określa wysokość dochodów uzyskiwanych w firmie.

Nie musisz starać się o kredyt, aby potrzebować zaświadczenia o zarobkach. Może być Ci również potrzebne gdy chcesz zapisać dziecko do państwowego przedszkola lub żłobka, bądź kupujesz w sklepie towar na raty.

Jednym z obowiązków pracodawcy jest wystawienie pracownikowi zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na specjalnym formularzu ZUS RP-7, który potwierdza okres zatrudnienia pracownika oraz osiągane przez niego zarobki w danym zakładzie pracy. Na podstawie tego dokumentu następuje ustalenie podstawy renty ubezpieczonego lub wymiaru emerytury. Co ważne, to zaświadczenie jest obowiązkiem pracodawcy zarówno w stosunku do pracowników nadal zatrudnionych jak i zwolnionych. Z tego powodu pracodawca jest zobowiązany do przechowywania listy płac i kart wynagrodzeń, na podstawie których wypełnia ten formularz.

 

Różnice między zaświadczeniem o zatrudnieniu a zaświadczeniem o zarobkach

Zaświadczenie o zatrudnieniu a zaświadczenie o zarobkach to nie jest to samo. Zaświadczenie o zarobkach potwierdza źródło i wysokość otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia. Może zawierać dane dotyczące średniego wynagrodzenia za okres trzech, sześciu czy dwunastu miesięcy. Z kolei zaświadczenie o zatrudnieniu potwierdza fakt, że osoba jest zatrudniona w danej firmie lub instytucji. Oba te zaświadczenia można połączyć w całość, czyli wystawić pracodawcy informację o zatrudnieniu i zarobkach na jednym druku.

W przypadku, gdy pracownik był zatrudniony na czas określony, zaświadczenie może zawierać datę zakończenia umowy. Bardzo często zawiera także informację o charakterze stałego zatrudnienia, o ile pracownik jest zatrudniony na czas nieokreślony.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość