Urlop wypoczynkowy – jak liczyć? Kompendium wiedzy

2024-09-25

Jednym z niezbywalnych praw pracownika jest urlop wypoczynkowy. Jak liczyć jego wymiar i sprawdzić, ile dni czy godzin Ci przysługuje? Sprawdź, co na ten temat mówią przepisy związane z prawem pracy.

Z tego artykułu dowiesz się:

• komu przysługuje urlop wypoczynkowy,
• jak ustala się wymiar urlopu wypoczynkowego,
• jak liczyć urlop dla osoby, która zaczyna pierwszą pracę,
• jak obliczać wysokość urlopu w różnych systemach pracy,
• ile jednorazowo jesteś zobowiązany wziąć dni wolnych,
• kiedy termin urlopu może być zmieniony,
• co dzieje się z niewykorzystanym urlopem.

Komu przysługuje urlop wypoczynkowy?

Na początek warto zaznaczyć, kogo dotyczy w ogóle urlop wypoczynkowy. Ten wolny od pracy czas, który jest stuprocentowo płatny, należy się osobom zatrudnionym na zasadzie umowy o pracę. Nie istnieje coś takiego jak urlop dla przedsiębiorcy, gdy mowa o czasie na wypoczynek. W przypadku umów o innym charakterze np. zlecenia czy kontraktów, gdy strony tak uznają, może być przyznany urlop wypoczynkowy. Jak liczyć go w takim przypadku? Zazwyczaj są to sztywne liczby dni, które do dyspozycji ma zatrudniony.

Obliczanie urlopu wypoczynkowego – jaki jest wymiar?

Kwestię wymiaru urlopu wypoczynkowego regulują przepisy Kodeksu pracy. Wskazują one, że obliczanie urlopu wypoczynkowego przebiega przez ustalenie stażu pracy. I tak odpowiednio:

• pracownikom, którzy mają mniej niż 10 lat stażu pracy, przysługuje 20 dni urlopu,
• tym, którzy mają więcej niż 10 lat stażu pracy, przysługuje 26 dni urlopu.

Nie oznacza to jednak, że trzeba przepracować 10 lat, żeby uzyskać urlop w najwyższym wymiarze. Do stażu pracy wliczają się również bowiem:

• szkoła zasadnicza lub równoważna zawodowa – zgodnie z czasem trwania nauki, ale nie więcej niż jako 3 lata stażu,
• średnia szkoła zawodowa – zgodnie z czasem trwania nauki, jednak nie więcej niż 5 lat stażu,
• średnia szkoła zawodowa dla osób, które wcześniej ukończyły szkołę zasadniczą o takim samym charakterze – 5 lat stażu,
• szkoła średnia ogólnokształcąca, czyli liceum – 4 lata stażu,
• szkoła policealna – 6 lat stażu,
• szkoła wyższa (przy czym licencjat liczy się jako ukończenie szkoły wyższej) – 8 lat stażu.

Warto wiedzieć, że do stażu pracy są liczone wyłącznie te etapy edukacji, które zostały zaliczone, czyli zakończone zgodnie z obowiązującymi normami prawymi. Powyższe okresy nie sumują się, a więc wybiera się jedynie ten, który został ukończony, a jeśli ukończonych jest kilka – ten, który oferuje najwięcej lat stażu pracy.

Urlop wypoczynkowy obowiązuje wyłącznie w dniach, w których pracownik jest zobowiązany do świadczenia pracy. Oznacza to, że odbiór dnia wolnego za święto w sobotę nie zużywa urlopu wypoczynkowego. To dodatkowy dzień, który pracodawca powinien wliczyć w pulę dni wolnych dla zatrudnionych osób. Jeżeli przepisy prawa zwiększą pulę wymiaru urlopu wypoczynkowego w trakcie roku, to pracownik otrzymuje tak zwany urlop uzupełniający. W ten sposób zyskuje dodatkowe dni, które są mu należne zgodnie z prawem.

Co do zasady do puli urlopu wypoczynkowego wlicza się również urlop na żądanie. Są to maksymalnie 4 dni w każdym roku kalendarzowym. O ile zwykłego urlopu wypoczynkowego pracodawca może odmówić, o tyle w przypadku tego na żądanie na obowiązek się zgodzić na jego udzielenie. Bardzo często pracownicy zostawiają te 4 dni na niespodziewane sytuacje, w których wolny dzień trzeba wziąć w krótkim terminie, bez wcześniejszego planowania.

Jak obliczyć urlop w pierwszej pracy?

Wraz z pierwszym zatrudnieniem osoba pracująca na umowę o pracę zaczyna mieć naliczany urlop. Jak liczyć go według przepisów prawa? Za każdy przepracowany miesiąc pracownik otrzymuje prawo do 1/12 urlopu, co oznacza 1 i ⅔ dnia, a konkretniej w wymiarze godzinowym – 13 godzin i 20 minut urlopu. Jest to naliczane od podstawy, która wynosi 20 dni urlopowych. Po przepracowanym roku uzyskiwana jest pełna podstawa urlopu, czyli 20 dni, jeśli staż pracy na to wskazuje. Z kolejnymi latami kalendarzowymi pracownik ma prawo do nowych dni urlopowych, tym razem uzyskiwanych w pełnym wymiarze od razu.

Urlop wypoczynkowy – jak liczyć godziny?

Wiesz już, jak obliczyć dni urlopu, a co z godzinami? Istnieje coś takiego jak wykorzystany na część dnia pracy urlop wypoczynkowy. Jak liczyć, ile się go zużyło, a ile jeszcze pozostało? To proste przede wszystkim dlatego, że ta forma urlopu wypoczynkowego jest dostępna wyłącznie w jednym przypadku: jeśli z jakiegoś powodu pracownik wykorzystał tyle urlopu, że jego pozostała ilość nie odpowiada jednemu dniu pracy. W takim przypadku zatrudniony ma wolne przez tyle godzin, ile wskazuje pozostały urlop, a resztę czasu musi zwyczajnie przepracować danego dnia.

Ile można jednorazowo wziąć urlopu wypoczynkowego?

Według przepisów Kodeksu pracy przynajmniej jedna część urlopu powinna być zużyta w liczbie 14 ciągłych, następujących po sobie dni kalendarzowych. Oznacza to 10 dni urlopu w przypadku, kiedy w tym okresie przypada 10 dni pracujących. Pracodawca powinien dążyć do takiej formy wykorzystania urlopu przez pracowników. Podczas ustalania harmonogramu dni wolnych dla całej firmy może, choć nie musi brać pod uwagę preferencji zatrudnionych co do terminów. W praktyce jednak rzadko zdarza się, aby pracownik nie mógł wziąć zaplanowanego urlopu.

Zaplanowany termin urlopu mogą zmienić tak pracownik, jak i pracodawca. W pierwszym przypadku musi to być umotywowane:

• szczególnie ważną przyczyną, co jest pojęciem umownym – może to być np. odwołanie z urlopu współmałżonka, co uniemożliwia realizację wspólnego wyjazdu,
• chorobą zakaźną lub powodującą czasową niezdolność do pracy,
• urlopem macierzyńskim,
• szkoleniem lub ćwiczeniami wojskowymi.

O ile w pierwszym przypadku pracodawca może nie udzielić zgody na zmianę terminu, to w trzech kolejnych zgoda jest obligatoryjna.

Gdy pracodawca odwołuje pracownika z urlopu, musi to uczynić z ważnych przyczyn, które sprawiają, że brak zatrudnionego mógłby spowodować zakłócenia w toku pracy. W takim przypadku polecenie stawienia się w pracy jest obowiązujące. Pracodawca pokrywa jednak wszelkie koszty związane z odwołaniem dni wolnych, wyłączając z tego np. koszty na specjalny sprzęt czy wysokość wynagrodzenia w innej firmie, gdzie w trakcie urlopu miał pracować zatrudniony. Pracodawca musi jednak zwrócić:

• koszty wyjazdu nie tylko pracownika, ale i osób mu towarzyszących, zwłaszcza rodziny,
• koszty pobytu za część niewykorzystanego przez zatrudnionego urlopu,
• koszty związane z transportem.

Urlop – jak liczyć przy niepełnym wymiarze godzin?

Jak nalicza się urlop osobom, które nie pracują w pełnym wymiarze godziny, czyli 5 dni po 8 godzin pracy, co daje łącznie 40 dni pracy w tygodniu? W takim przypadku stosuje się zasadę proporcjonalności urlopu. Jeśli pracownikowi obowiązuje wymiar 20 dni wolnego, to w przypadku:

• ½ etatu otrzyma 10 dni wolnego,
• ¼ etatu otrzyma 5 dni wolnego.

Jak nalicza się urlop w systemie równoważnym?

System równoważny zachowuje 40 godzin pracy w tygodniu przy wydłużeniu normy dobowej w konkretne dni, a skróceniu jej w inne. W takim przypadku każdy przyznany dzień urlopu wypoczynkowego odpowiada założonej normie dobowej. Może to być 8 godzin – wówczas udzielany jest jeden dzień urlopu. Gdy jest to np. 10 godzin, to mowa o 1 dniu i 2 godzinach urlopu, czyli 1 i ¼ dnia.

Niewykorzystany urlop wypoczynkowy – co z nim zrobić?

Warto wiedzieć, co się dzieje, gdy masz niewykorzystany urlop. Jak liczyć go w kolejnym czasie i do kiedy zużyć? Przede wszystkim urlop, który nie został wykorzystany przez pracownika w bieżącym roku, przechodzi na rok kolejny i powinien być przyznany do 30 września. W przypadku zakończenia stosunku pracy, jeśli pozostały niewykorzystane dni urlopowe, pracownik dostaje za nie ekwiwalent. W jego obliczeniu pomoże biuro rachunkowe.

O ile pracodawca może nie zgodzić się na udzielenie urlopu w konkretnym terminie pracownikowi, o tyle sam pracownik nie może odmówić jego wykorzystania. Mowa o sytuacji, w której zatrudniający odgórnie wyznacza termin realizacji zaległego urlopu, aby ten nie przepadł. Wynika to z faktu, że prawo do urlopu wypoczynkowego jest bezwzględnie obowiązujące dla obu stron.

Obliczanie urlopu wypoczynkowego proporcjonalnego

Jak obliczyć urlop wypoczynkowy proporcjonalny i co to w zasadzie jest? Pojęcie dotyczy to osób zatrudnionych w trakcie roku kalendarzowego, a także tych, które zakończą współpracę przed jego końcem. Dotyczy to też sytuacji, gdy dana osoba zmienia pracę w trakcie roku. Oto zasady obliczania:

• u dotychczasowego pracodawcy – proporcjonalnie według miesięcy, zakładając, że każdy miesiąc to 1/12 wymiaru urlopu,
• u nowego pracodawcy – proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Zakłada się przy tym, że każdy niepełny miesiąc zatrudnienia oraz dzień urlopowy zaokrągla się do góry, czyli do pełnego miesiąca lub dnia, na korzyść pracownika.

Urlop wypoczynkowy jest obligatoryjnym, niezbywalnym prawem każdego pracownika. Powinien być wykorzystany na odpoczynek, który z kolei zwiększa produktywność w okresie pracy. Każdy pracownik i pracodawca powinni znać swoje prawa i obowiązki w tym zakresie.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość