Świadectwo pracy – kiedy pracownik powinien je najpóźniej otrzymać?
2023-09-27
Po zakończeniu współpracy z osobą zatrudnioną na podstawie umowy o pracę pracodawca ma obowiązek wydania świadectwa pracy. Kiedy należy tego dokonać i jakie konsekwencje wiążą się z niedotrzymaniem terminów?
Świadectwo pracy – czym właściwie jest?
Świadectwem pracy nazywamy dokument, który pracownik otrzymuje od pracodawcy po wygaśnięciu bądź rozwiązaniu umowy o pracę. Na jego podstawie następny pracodawca jest w stanie określić uprawnienia czy doświadczenie zawodowe nowego zatrudnionego. W treści dokumentu widnieje bowiem cały przebieg zatrudnienia w poprzednim miejscu pracy. Świadectwo pracy dotyczy okresu – lub okresów – zatrudnienia, za które dany pracownik nie otrzymał jeszcze dokumentu. Jeżeli pracodawca wystawiał już osobie zatrudnionej świadectwa cząstkowe, dokument może mieć zbiorczy charakter. Jego elementy i zasady wystawiania przez pracodawcę zostały określone w kodeksie pracy oraz w rozporządzeniach Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.
Co powinno znaleźć się w świadectwie pracy?
Świadectwo pracy powinno zawierać kilka kluczowych, obowiązkowych elementów. To nie tylko okres pracy u danego pracodawcy czy zajmowane stanowisko, ale i rodzaj wykonywanych obowiązków oraz sposób zakończenia stosunku pracy. W dokumencie nie powinno zabraknąć również informacji na temat urlopu wypoczynkowego wykorzystanego w konkretnym roku, okresów nieskładkowych lub okresów, w których pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim.
Termin wydania świadectwa pracy
Pracodawca jest zobowiązany do przekazania pracownikowi świadectwa pracy już w dniu, w którym ma miejsce zakończenie stosunku pracy. Jeśli więc umowa została rozwiązana z okresem wypowiedzenia, jest to ostatni dzień tego okresu – bez względu na jego długość. Jeżeli natomiast umowę o pracę rozwiązano bez wypowiedzenia, przełożony wydaje dokument już podczas składania oświadczenia o jej rozwiązaniu. Wydanie dokumentu możliwe jest zarówno osobiście, jak i poprzez upoważnioną osobę. Jeżeli pracodawca nie może przekazać go w żaden z tych sposobów, należy wysłać je drogą pocztową na adres, który był mu znany jako ostatnie miejsce zamieszkania pracownika. W tym przypadku termin przekazania świadectwa pracy zostaje przedłużony do siedmiu dni. Pracownik nie musi ubiegać się o wydanie dokumentu za pomocą żadnego wniosku – jest to obowiązek każdego pracodawcy. Przełożony nie powinien także wymagać od danej osoby pokrywania kosztów wysyłki pocztowej ani osobistego stawiania się po odbiór świadectwa. Jeżeli jednak w ciągu siedmiu dni od dnia wygaśnięcia bądź rozwiązania UoP między firmą a pracownikiem zostanie nawiązany kolejny stosunek, pracodawca wydaje pracownikowi świadectwo pracy dot. poprzedniego okresu zatrudnienia wyłącznie na specjalny wniosek. Pracownik powinien otrzymać dokument w ciągu siedmiu dni od daty złożenia takiego wniosku.
Brak świadectwa pracy w terminie a odpowiedzialność pracodawcy
Jeśli pracodawca nie dopełni obowiązków związanych z wydaniem świadectwa pracy – w odpowiednim terminie lub wcale – pracownik ma prawo do roszczenia o naprawę szkody w postaci odszkodowania. Wysokość odszkodowania równa jest wówczas wynagrodzeniu za czas, w którym pracownik nie mógł podjąć zatrudnienia w innej firmie ze względu na brak świadectwa pracy. Pracownikowi przysługuje prawo żądania w sądzie zobowiązania pracodawcy do wydania świadectwa, a jeśli w dalszym ciągu nie otrzyma dokumentu – może zażądać ustalenia uprawnienia do jego otrzymania.
Zespół Ekspertów ING Księgowość