Średnia urlopowa – jak wyliczyć wynagrodzenie?

2024-05-08

Jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, to jesteś uprawniony do wypłacania im płatnego urlopu wypoczynkowego. Liczba płatnych dni wolnych zależy od ich stażu pracy. Jak wyliczyć wynagrodzenie, które przysługuje osobom, które zatrudniasz?

Tego dowiesz się z tego artykułu:

• czym jest średnia urlopowa,
• jak liczy się średnią urlopową,
• jak wyglądają zmienne składniki wynagrodzenia.

Średnia urlopowa – co to jest i na czym polega?

Intryguje Cię średnia urlopowa? Co to jest i co dokładnie kryje się za tym hasłem? Jest to pojęcie związane z prawem pracy, określające średnią liczbę dni urlopu przysługującą pracownikowi w ciągu roku kalendarzowego. Oblicza się ją na podstawie przepracowanych dni w okresie rozliczeniowym, zazwyczaj 12 miesięcy, podzielonych przez ilość miesięcy oraz przemnożonych przez liczbę dni urlopowych przysługujących pracownikowi w pełnym wymiarze.

W Polsce średnia urlopowa wynosi minimum 20 dni roboczych w roku kalendarzowym (w przypadku osób na umowie o pracę), jednak może być dostosowywana w zależności od okresu zatrudnienia, rodzaju pracy oraz innych czynników.

Zasady liczenia średniej urlopowej z kilku miesięcy

Nie zawsze istnieje możliwość wyliczenia średniej urlopowej z pełnych 12 miesięcy. Co zrobić w takiej sytuacji? Jeśli pracownik pracuje przez krótszy okres czasu, to w takiej sytuacji należy uwzględnić zmienne składniki za okresy nie dłuższe niż miesiąc w podstawie wymiaru w wysokości wypłaconej za okres faktycznie przepracowany. Może Cię również zainteresować, jak wygląda rozliczenie godzin pracy na zwolnieniu lekarskim.

Jak wyliczyć średnią urlopową?

Sposób obliczania średniej urlopowej jest zawarty w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Z rozporządzenia wiemy, że chcąc wyliczyć wynagrodzenie urlopowe, należy uwzględnić pensję zasadniczą, a także inne świadczenia wynikające ze stosunku pracy. Istnieją jednak pewne wyłączenia.

Obliczając podstawę za urlop, należy uwzględnić:

• dodatki do wynagrodzenia – mieszczą się tutaj takie rzeczy jak dodatek stażowy czy funkcyjny, prowizje czy premie regulaminowe, a także bonusy motywacyjne;
• dodatki za nadgodziny;
• dodatki za pracę w godzinach nocnych;
• wynagrodzenie za pracę ponad określony wymiar godzinowy u osób zatrudnionych jedynie na część etatu.

Z kolei podczas wyliczania wynagrodzenia urlopowego, nie bierze się pod uwagę takich rzeczy, jak:

• jednorazowej premii przyznanej za wypełnienie określonego zadania lub wręczonej za konkretne osiągnięcie;
• nagród jubileuszowych;
• wynagrodzenia za czas gotowości do pracy podczas przestoju;
• wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego lub innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy;
• kwoty wyrównań do pensji w celu osiągnięcia minimalnego wynagrodzenia;
• wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby lub przymusowego odosobnienia związanego z chorobą zakaźną.

Należy jednak podkreślić, że w danym zakładzie pracy mogą funkcjonować różne regulaminy, określające sposób wyliczania wynagrodzenia za urlop. Z tego powodu należy zapoznać się z tym dokumentem, aby nie popełnić błędu w obliczeniach.

Praktyczne przykłady wyliczania średniej urlopowej

Zajmując się średnią urlopową – jak wyliczyć jej wielkość, dobrze jest skupić się na różnych praktycznych przykładach. Pamiętaj również, że w razie potrzeby dostępna jest nasza konsultacja księgowa online, która pomoże Ci w rozwianiu ewentualnych wątpliwości.

Stałe składki wynagrodzenia

Chcąc wyliczyć odpowiednie wynagrodzenie urlopowe, należy uwzględnić, jakie składniki wynagrodzenia są w stałej wysokości, a jakie zależne są na przykład od ilości wykonanej pracy. Do stałych składników zaliczają się kwoty wynagrodzenia zasadniczego, premie regulaminowe, a także dodatki fuzyjne, stażowe czy zmianowe.

Jeśli pracownik nie ma w swoim wynagrodzeniu zmiennych składników, to kwotę jego średniej urlopowej, wylicza się następująco.

Przyjmijmy, że zarabiał on 4500 zł w ramach wynagrodzenia zasadniczego oraz otrzymywał również 500 zł dodatku zmianowego. Z kolei w czerwcu wybrał się na tygodniowy urlop. W takiej sytuacji, ponieważ jego dochód stanowią wyłącznie stałe składniki, otrzyma on swoje pełne wynagrodzenie, czyli 5000 zł.

Zmienne składniki wynagrodzenia

Przypomnijmy, jakie składniki wynagrodzenia uchodzą za zmienne:

• przysługujące za okresy nie dłuższe niż miesiąc – w takiej sytuacji pracownikowi uwzględnia się w średniej urlopowej kwotę w przeciętnej wysokości wypłaconej mu w okresie trzech miesięcy kalendarzowych, poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu;
• przy znacznych wahaniach zmiennych wynagrodzenia – wylicza się wówczas średnią kwotę wypłaconą w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych, które poprzedzają urlop.

Z powyższych względów podczas wyliczania średniej urlopowej ważna jest data wypłaty wynagrodzenia, gdyż w obliczeniach uwzględnia się ostatnie trzy miesiące poprzedzające urlop. Z tego powodu możemy uwzględnić cztery następujące sytuacje.

Sytuacja 1:

Pracownik otrzymuje wypłatę do dziesiątego dnia następnego miesiąca.

Zakładając, że taka osoba chce udać się na wakacyjny urlop w sierpniu, do podstawy wymiaru jego wynagrodzenia trzeba będzie uwzględnić takie miesiące jak kwiecień, maj i czerwiec.

Jeśli zaś jego wynagrodzenie byłoby wypłacane na koniec bieżącego miesiąca, to w takiej sytuacji do wyliczeń musiałbyś przyjąć pensje wypłacone z trzech ostatnich miesięcy poprzedzającej jego urlop, a więc maj, czerwiec i lipiec.

Sytuacja 2:

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie na koniec miesiąca.

Jak wspomnieliśmy powyżej, w takiej sytuacji uwzględnia się bezpośrednio trzy miesiące poprzedzające urlop. Aby poprawnie wyliczyć średnią urlopową, musisz więc uwzględnić:

• podstawę wymiaru urlopowego;
• liczbę godzin urlopu;
• liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę z okresu, z którego została wyliczona podstawa;
• stawkę za jedną godzinę urlopu.

Sytuacja 3:

Pracownik chce wykorzystać w maju pięć dni urlopu, a jego wynagrodzenie zawiera zmienne składniki.

Pięć dni urlopu w przypadku tego pracownika przekłada się na czterdzieści roboczogodzin. Jego wynagrodzenie to 4000 zł kwoty stałej, a do tego premia, która jest zmienna. Przyjmując, że jego zmienne dodatki wynosiły w lutym 400 zł, kwietniu 500 zł, a w maju 600 zł, należy podejść do wyliczenia średniej urlopowej w następujący sposób:

• zsumować zmienne kwoty ze składników zmiennych z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających urlop. W powyższym przypadku będzie to 1500 zł (400 + 500 + 600);
• obliczyć, z ilu godzin pracy została wyliczona podstawa. Przyjmijmy, że w ciągu trzech ostatnich miesięcy pracownik przepracował łącznie 496 godzin;
• teraz należy obliczyć stawkę zmienną za jedną godzinę urlopu. W naszym przypadku 1500 zł należy podzielić przez 496 godzin, otrzymamy więc 3,02 zł/h.;
• pięć dni urlopu to 40 roboczogodzin, dlatego wynagrodzenie zmienne wyliczysz w taki sposób: 40 godzin x 3,02 zł = 120,80 zł.;
• z tego powodu majowe wynagrodzenie pracownika będzie wynosić 4120,80 zł (podstawa + wynagrodzenie zmienne).

Sytuacja 4:

Pracownik chce wykorzystać w maju pięć dni urlopu, a jego wynagrodzenie zawiera zmienne składniki. Do tego jego pensja wypłacana jest do dziesiątego dnia kolejnego miesiąca.

Pięć dni urlopu w przypadku tego pracownika przekłada się na czterdzieści roboczogodzin. Jego wynagrodzenie to 4000 zł kwoty stałej, a do tego premia, która jest zmienna. Przyjmując, że jego zmienne dodatki wynosiły w styczniu 400 zł, lutym 700 zł, a w marcu 500 zł, należy podejść do wyliczenia średniej urlopowej w następujący sposób:

• zsumować zmienne kwoty ze składników zmiennych z ostatnich trzech miesięcy poprzedzających urlop. W powyższym przypadku będzie to 1600 zł (400 + 700 + 500);
• obliczyć, z ilu godzin pracy została wyliczona podstawa. Przyjmijmy, że w ciągu trzech ostatnich miesięcy pracownik przepracował łącznie 512 godzin;
• teraz należy obliczyć stawkę zmienną za jedną godzinę urlopu. W naszym przypadku 1600 zł należy podzielić przez 512 godzin, otrzymamy więc 3,13 zł/h.;
• pięć dni urlopu to 40 roboczogodzin, dlatego wynagrodzenie zmienne wyliczysz w taki sposób: 40 godzin x 3,12 zł = 125,20 zł.;
• z tego powodu majowe wynagrodzenie pracownika będzie wynosić 4125,20 zł (podstawa + wynagrodzenie zmienne).

Mamy nadzieję, że nasz artykuł oraz podane przykłady pomógł Ci w zrozumieniu, w jaki sposób wylicza się średnią urlopową. Pamiętaj, że obowiązkiem pracodawcy jest jej poprawne obliczenie. Może Cię również zainteresować nasz artykuł, w którym wyjaśniamy, jak działa odbiór dnia wolnego za święto w sobotę.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość