Sprostowanie świadectwa pracy – kto i kiedy może o to wnioskować?
2024-06-05
Świadectwo pracy jest dokumentem kończącym współpracę pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Błędy na tym dokumencie mogą mieć istotny wpływ na późniejszą aktywność zawodową, dlatego należy niezwłocznie je usunąć. Jak dokonać sprostowania świadectwa pracy?
Z artykułu dowiesz się:
- jakie informacje powinny znaleźć się w sprostowaniu świadectwa pracy,
- jakie są obowiązki związane z tego typu sprostowaniem,
- jakie są prawa pracownika ubiegającego się o sprostowanie,
- jak wygląda procedura składania wniosku.
Sprostowanie świadectwa pracy – podstawowe informacje
Świadectwo pracy jest bardzo ważnym dokumentem. Zawiera szereg informacji dotyczących przebiegu zatrudnienia w danej firmie. W dokumencie można znaleźć między innymi informacje dotyczące:
- okresu i rodzaju wykonywanej pracy;
- charakteru zajmowanych stanowisk;
- trybu rozwiązania stosunku pracy albo okoliczności wygaśnięcia umowy;
- inne informacje niezbędne głównie do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego.
W praktyce okazania świadectwa pracy żąda nowy pracodawca w celu wyliczenia należnych dni urlopu. Ten dokument może też potwierdzać doświadczenie zawodowe na określonym stanowisku lub zdobyte uprawniania. Świadectwa pracy przydadzą się także przy wyliczaniu okresu przejścia na emeryturę. Jest to zatem dokument bardzo ważny i powinien zawierać prawidłowe dane.
Sprostowanie świadectwa pracy z reguły leży w interesie pracownika. To on może ponieść większe straty w wyniku nieprawidłowych informacji zawartych w dokumencie. W związku z tym pracownik może wystąpić do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy, jeśli tylko zauważy nieprawidłowości. Wówczas po stronie pracodawcy leży decyzja o tym, czy dokument wymaga korekty.
Musisz wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu? Omówienie tej procedury znajdziesz w naszych pozostałych poradnikach.
Sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę – obowiązki i terminy
Z uwagi na wagę dokumentu, świadectwo pracy powinno być przygotowane szczególnie rzetelnie i z dużą pieczołowitością. Jednak czasem nawet pomimo tego na dokumencie znajdują się błędne zapisy. Jeśli błąd zauważy pracodawca, powinien niezwłocznie poprawić świadectwo i dostarczyć je byłemu pracownikowi wraz z notatką wyjaśniającą okoliczności. Powinien też zmienić dokument w swoim archiwum, najlepiej dodając stosowną notatkę.
Najczęściej jednak to pracownicy zauważają błędy i wnoszą o sprostowanie świadectwa pracy. Zgodnie z przepisami zawartymi w kodeksie pracy, sprostowanie świadectwa pracy powinno nastąpić do 14 dni po wykryciu nieprawidłowego zapisu. W tym terminie pracownik powinien zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o dokonanie poprawy.
Na reakcję pracodawca ma 7 dni i w tym czasie powinien odnieść się do wniosku. W szczególnych przypadkach może być potrzebna konsultacja księgowa lub weryfikacja danych. Z reguły jednak pracodawca wystawia nowe świadectwo z poprawionymi błędami.
Możliwość pozwu o sprostowanie świadectwa pracy
Jeśli pracodawca uzna, że sprostowanie świadectwa pracy przez pracodawcę nie jest potrzebne, może odrzucić wniosek. Musi jednak poinformować o tym byłego pracownika. Do takich sytuacji dochodzi często w zapisach dotyczących sytuacji spornych, zajmowanego stanowiska czy upomnień wpisanych do akt pracownika. Osoba zatrudniona nie jest jednak bezradna i ma prawo odwołania się od takiej decyzji.
Jeśli były pracownik nie będzie usatysfakcjonowany, może złożyć pozew o sprostowanie świadectwa pracy. Taki dokument należy złożyć do sądu pracy wraz z dokładnym opisem sytuacji. Wówczas zostanie podjęta procedura wyjaśniająca i dochodzi do rozprawy. To sąd rozstrzyga spór pomiędzy stronami i może oddalić wniosek lub nałożyć na pracodawcę obowiązek sprostowania świadectwa pracy.
Tutaj firma nie ma wielkiego wyboru i do 3 dni musi wystawić poprawne świadectwo. Jeśli były pracodawca nadal będzie się uchylał od wykonania wyroku, pozew może złożyć kolejny wniosek o sądowy nakaz wystawienia dokumentu ze wskazanymi zmianami. Z reguły wszystkie koszty procesu sądowego są zrzucane na pracodawcę.
Interesują Cię inne zagadnienia związane z rozwiązaniem umowy o pracę. Sprawdź w naszych poradnikach, kiedy przysługuje odprawa i komu się należy.
Procedura składania wniosku o sprostowanie świadectwa pracy po terminie
Sporadycznie zdarzają się sytuacje, w których pomyłka zostaje wykryta po terminie 14 dni. Może się zdarzyć, że po kilku latach przy kolejnej zmianie zatrudnienia, pracownik wychwyci błąd. Czy wówczas nie ma już możliwości prawnych, by podejmować próby poprawy błędów?
Termin 14 dni od daty wystawienia dokumentu jest istotny, jednak nie ma charakteru wiążącego. Istnieje możliwość przeprowadzenia procedury sprostowania świadectwa pracy po terminie. Wówczas należy złożyć odpowiedni wniosek do przedsiębiorstwa lub organu, który zajmuje się dokumentacją. Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentów dotyczących zatrudnienia przez 50 lat.
Może się zdarzyć, że firma, która wystawiła nam błędne świadectwo, już nie istnieje. W takiej sytuacji pomocnym może okazać się kontakt z informacją ZUS. W oddziałach i na stronie internetowej instytucji znajdują się bazy zakładów, które zostały zlikwidowane lub poddane procesowi przekształcenia. Przy nazwach firm można znaleźć informację, gdzie aktualnie znajdują się archiwalne dokumenty.
Po otrzymaniu wniosku o sprostowanie świadectwa pracy firma powinna wystawić poprawiony dokument. Znajdzie się na nim dodatkowa informacja, że jest to korekta błędnego świadectwa. Dokument w archiwum pracodawcy należy niezwłocznie zniszczyć i zastąpić poprawionym.
Świadectwo pracy jest dokumentem bardzo istotnym i każdej ze stron powinno zależeć na poprawnych zapisach. Ewentualne błędy mogą niekorzystnie wpłynąć na postrzeganie firmy, a z drugiej strony dalszą karierę zawodową pracownika. W związku z tym proces sprostowania świadectwa pracy powinien przebiegać ze zrozumieniem i chęcią rozwiązania problemu. Procedura nie sprawia problemu i nie jest czasochłonna, dlatego warto poświęcić jej potrzebną uwagę.
Zespół Ekspertów ING Księgowość