Ewidencja czasu pracy – jak ją prowadzić? Kogo obowiązuje?

2024-10-16

Ewidencja czasu pracy to podstawowa metoda rejestrowania, kiedy pracownik jest dostępny i realizuje swoje obowiązki. Pośrednio służy też zapisywaniu urlopów czy zwolnień chorobowych. Kto musi ją prowadzić i dlaczego jest tak istotna w firmie?

Ewidencja czasu pracy – kogo obowiązuje i dlaczego jest ważna?

Ewidencja czasu pracy to jeden z dokumentów, które pracodawca jest zobowiązany prowadzić indywidualnego dla każdego z pracowników. Przepisy na ten temat można znaleźć w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Warto pamiętać, że każdorazowo dokumenty związane z ewidencjonowaniem czasu pracy są wliczane również do dokumentacji pracowniczej – już od 2019 roku.

Nie jest prawdą, że ewidencja czasu pracy pracownika dotyczy tylko osób zatrudnionych na umowę o pracę. W zasadzie odstępstwo od jej prowadzenia dotyczy tylko trzech przypadków:

• pracowników zatrudnionych na ryczałt płacony za godziny nadliczbowe albo pracę w nocy,
• pracowników objętych zadaniowym systemem pracy, np. pracujących na umowę o dzieło,
• pracowników, którzy zarządzają zakładem pracy w imieniu danego pracodawcy.

Jeśli pracodawca ma wątpliwości co do formy czy zasadności prowadzenia takiej ewidencji albo rozliczenia godzin w nietypowym zatrudnieniu, pomocna może być konsultacja księgowa.

Kara za brak ewidencji czasu pracy

Co do zasady ewidencja godzin pracy powinna być prowadzona przez pracodawcę, a nie pracownika. Jeśli nie jest prowadzona lub zawiera uchybienia i błędy, dochodzi do kilku sytuacji:

• pracownik może ubiegać się o usunięcie naruszeń w ewidencji czasu pracy na swoją korzyść, jeśli ma dowody (np. gdy ewidencja czasu pracy wskazuje, że przepracował mniej godzin niż w rzeczywistości),
• pracodawca, który dopuścił się takiego wykroczenia, może zostać obciążony grzywną w wysokości od 1000 zł do nawet 30000 zł.

Grzywnę nakłada Państwowa Inspekcja Pracy, jeśli wykryła takie wykroczenie podczas kontroli, albo odpowiedni dla postępowania sąd, jeśli pracownik złoży odpowiedni pozew.

Ewidencja czasu pracy pracownika – jak prawidłowo rejestrować godziny pracy?

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy, aby nie budziła ona żadnych wątpliwości? Zanim przejdziesz do narzędzi, sprawdź, jakie przepisy Cię obowiązują i co musi koniecznie znaleźć się w tego rodzaju dokumencie. Nie są to bowiem wyłącznie zapisy o dokładnych godzinach pracy każdego dnia, z godziną rozpoczęcia i zakończenia pełnienia obowiązków. Znajdziesz tam też informacje takie jak:

• godziny nadliczbowe,
• godziny przepracowane nocą,
• wymiar nieusprawiedliwionej obecności w pracy,
• wymiar oraz rodzaj usprawiedliwionej obecności w pracy,
• wymiar i rodzaj zwolnień z pracy, w tym rozliczenie godzin pracy na zwolnieniu lekarskim,
• liczba godzin z dokładną rozpiską rozpoczęcia i zakończenia oraz miejsca realizowania dyżuru,
• dni wolne od pracy z oznaczeniem, z jakiego tytułu zostały udzielone,
• czas pracy młodocianych w ramach przygotowania zawodowego.

Prócz tego, że ewidencja czasu pracy musi być prowadzona przez pracodawcę, to powinien on również trzymać w jednym miejscu dokumenty potwierdzające konkretne jej aspekty. Tutaj lista jest bardzo długa i zawiera między innymi takie elementy jak:

• wnioski o zwolnienie, ustalenie indywidualnego czasu pracy, stosowanie skróconego tygodnia pracy i zmieniające format rozkładu pracy,
• dokumenty, które potwierdzają zadaniowy czas pracy, zamianę dnia wolnego z dniem zwykle wolnym od pracy, wykonanie pracy nadliczbowej lub pozostawanie w gotowości do jej wykonywania,
• zgody na delegację poza miejsce stałej pracy albo przerywany czas pracy w przypadku pracownic w ciąży,
• zgody od pracowników mających dzieci poniżej 4. roku życia na godziny nadliczbowe, pracę w porze nocnej, systemie przerywanego czasu pracy oraz delegacje.

Taka dokumentacja musi być prowadzona rzetelnie. Dlaczego to takie ważne? Przede wszystkim pozwala na konkretne rozliczenie pracownika tak, aby było to sprawiedliwe względem firmy oraz jego samego. Wiele z powyższych aspektów wpływa na kwotę netto, a więc różnicę, którą generuje przychód a dochód, co ma znaczenie dla pracowników i ich zarządzania domowym budżetem.

Ewidencja godzin pracy – w jakiej formie i jak długo przechowywać?

Nie ma jednego konkretnego sposobu na to, jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy. Jak wypełnić dany dokument zależy od tego, w jakiej formie został on przygotowany. Może to być ewidencja papierowa, np. w formie tabeli zamkniętych potem w teczkach lub segregatorach, jak i elektroniczna. W każdym przypadku musi być ona zabezpieczona w taki sposób, aby była chroniona przed zniszczeniem oraz dostępem osób trzecich.

Ewidencję przechowuje się przez okres zatrudnienia oraz 10 lat po jego ustaniu. W niektórych przypadkach czas przechowywania może być dłuższy, ale to definiują dodatkowe rozporządzenia.

Karta ewidencji czasu pracy – wzór. Czy istnieje?

Jak już wiesz, na Tobie jako pracodawcy spoczywa obowiązek prowadzenia dokumentacji, w tym takiej jak karta ewidencji czasu pracy. Wzór takiego dokumentu na dobrą sprawę nie istnieje – sprawdzi się każdy, który umożliwia zapisanie odpowiednich informacji. W sieci znajdziesz wiele rozwiązań, w tym do druku, w których możesz prowadzić tego rodzaju dokumentację. Jeśli stosujesz unikalne skróty do oznaczania charakteru obecności czy nieobecności, pamiętaj o tym, aby przygotować ich legendę. Przyda się w razie np. zastępstwa, udostępniania dokumentacji pracownikowi, którego ona dotyczy, czy kontroli PIP-u.

Elektroniczne ewidencje czasu pracy

Warto jednak wiedzieć, że ewidencja czasu pracy może być prowadzona również w formie elektronicznej. Istnieją narzędzia, które sprawdzają się na przykład w fabrykach, gdzie każdy pracownik „odbija się” kartą – wprowadzają one te dane od razu do systemu, dlatego masz podgląd, od której i do której dana osoba znajdowała się na terenie zakładu. Część z nich pozwala również na ewidencjonowanie wniosków urlopowych czy zwolnień, dlatego wszystkie informacje znajdziesz w jednym miejscu.

Takie rozwiązania zostały stworzone również dla osób, które pracują zdalnie. W takim przypadku ewidencja czasu pracy jest zarządzana przez pracownika. Poprzez system zaznacza on, kiedy rozpoczął pracę oraz ją zakończył. W tej formie składa również wnioski o udzielenie urlopu czy zaznacza dni, w których będzie nieobecny, wraz z przyczyną. Zaletą takiego rozwiązania jest stały dostęp do liczby wolnych dni, którymi pracownik dysponuje. Niektóre wersje systemów mają możliwość wprowadzenia np. grafiku oraz udostępnienia informacji o obecności osób trzecich z firmy w formie wygodnego kalendarza, co ułatwia planowanie spotkań.

Ewidencja czasu pracy jest elementem niezbędnym do rozliczenia pracownika z tego, za ile godzin powinien mieć zapłacone i jak długo był obecny podczas realizowania swoich obowiązków. Jej prowadzenie należy do zadań pracodawcy, podobnie jak potem przechowywanie dokumentacji. Zaniedbania w tym zakresie mogą skończyć się nawet przyznaniem grzywny za wykroczenie niedopełnienia obowiązków wobec pracowników.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość