Zmiana siedziby firmy a obowiązki pracodawcy względem pracowników
2023-11-22
Siedziba przedsiębiorstwa to miejsce, w którym można znaleźć zarządzające nim osoby – na przykład właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. O jej zmianie pracodawca musi poinformować wszystkich swoich pracowników – i to w niedługim czasie po dokonaniu zmiany. Jakie jeszcze obowiązki względem zatrudnionych ciążą na przełożonym zmieniającym siedzibę przedsiębiorstwa?
Adres siedziby firmy – co to takiego?
Przyjmuje się, że siedziba działalności gospodarczej wykonywanej przez osobę fizyczną to miejsce jej zamieszkania. Zgodnie z definicją zawartą w rozporządzeniu Rady UE 282/2011 jest to miejsce, w którym wykonywane są funkcje naczelnego zarządu przedsiębiorstwa. Siedziba firmy może, ale nie musi być taka sama jak adres wykonywania działalności gospodarczej – tym drugim może być bowiem także magazyn czy hurtownia. Dobrze jednak jeżeli znajduje się ona w tej samej miejscowości, w której przedsiębiorca przebywa na co dzień. Może to być dużym ułatwieniem m.in. w razie ewentualnej kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. W siedzibie firmy przechowywana jest zazwyczaj cała firmowa dokumentacja. Jeśli jednak przedsiębiorca postanowi przechowywać ją w innym miejscu – np. w biurze rachunkowym, z którym współpracuje – konieczne jest jego dokładne określenie. Oświadczenie o miejscu prowadzenia działalności gospodarczej oraz przechowywania dokumentów składa się podczas rejestracji firmy w CEIDG. Adres siedziby działalności gospodarczej zgodny z dokonanym zgłoszeniem identyfikacyjnym na formularzu VAT-R powinien być podawany na każdej fakturze. Niekiedy nie ma nawet potrzeby określania żadnej siedziby – np. w przypadku jednoosobowych przedsiębiorców, którzy pracują sami. Adres siedziby pracodawcy albo jego adres zamieszkania stanowi jednak jeden z podstawowych elementów, które powinny znaleźć się w treści zawieranej z pracownikiem umowy.
Zmiana siedziby firmy – informacja dla pracowników
Wyznaczenie siedziby swojego przedsiębiorstwa należy do podstawowych obowiązków każdego właściciela działalności gospodarczej. W sytuacji, gdy pracodawca zdecyduje się na zmianę siedziby firmy – lub adresu zamieszkania w przypadku jednoosobowych przedsiębiorców – ma on obowiązek poinformowania o tym fakcie pracowników. Może to być informacja w formie:
- papierowej;
- elektronicznej – np. w postaci wiadomości e-mail wysłanej do wszystkich pracowników lub informacji na dysku, do którego mają dostęp wszyscy zatrudnieni.
Co więcej, pracodawca musi przekazać pracownikom informację o zmianie w terminie do siedmiu dni od aktualizacji adresu.
Zmiana treści umowy
Jeżeli w związku ze zmianą siedziby firmy konieczna jest aktualizacja miejsca wykonywania pracy przez pracownika, pracodawca powinien także zmodyfikować treść umów zawartych
z pracownikami. W takiej sytuacji zmiana umowy następuje:
- za porozumieniem stron;
- w drodze wypowiedzenia zmieniającego – w przypadku braku porozumienia.
Pracownik może nie wyrazić zgody na zmianę warunków umowy zwłaszcza w sytuacji, gdy zmiana siedziby firmy wiąże się ze znacznie dłuższym dojazdem do pracy czy wręcz niemożnością wykonywania pracy w danym miejscu. Wówczas osoba, która nie zgadza się z nowymi warunkami pracy, może złożyć takie oświadczenie do połowy okresu wypowiedzenia. Wraz z jego upływem umowa o pracę ulega automatycznemu rozwiązaniu.
Zespół Ekspertów ING Księgowość