Zmiana nazwy firmy – czy w każdym przypadku jest to możliwe? Jak to zrobić?
2024-09-16
Zmiana nazwy firmy to działanie, które może być nieuniknione w życiu każdej organizacji. Niezależnie czy wynika ono z marketingowego rebrandingu, restrukturyzacji upadłościowej czy po prostu zmiany strategii biznesowej, może być to moment, w którym firma postawi niezwykle ważny krok dla swego dalszego rozwoju i identyfikacji na rynku. Czy proces jest zawsze możliwy? Jakie są kroki potrzebne do jego zrealizowania oraz jakie aspekty prawne i praktyczne należy wziąć pod uwagę?
Czy można zmienić nazwę firmy? Omówienie przepisów
Zacznijmy od tego, że aby myśleć o zmianie nazwy firmy, trzeba ją wcześniej w ogóle założyć. Jej najprostszym rodzajem jest jednoosobowa działalność gospodarcza, którą zgłasza się do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, zwanej również jako CEIDG. Podczas jej zakładania konieczne jest umieszczenie w niej imienia i nazwiska właściciela, do czego zobowiązuje Kodeks cywilny.
Co poza tym? Tutaj już nie ma większych ograniczeń, choć nazwa nie powinna być taka sama lub podobnie brzmieć do innej znanej firmy w tej samej branży. W niej nie mogą znaleźć się też wulgaryzmy, za to mile widziane będzie, gdy obok imienia i nazwiska pojawią się określenia, chociaż w jakimś stopniu odzwierciedlające charakter prowadzonej działalności. Dodajmy też do tego, że nazwa nie powinna wprowadzać potencjalnych klientów w błąd.
CEIDG może od razu odrzucić nazwę firmy i nakazać użycie innych. Podobną zresztą decyzję może podjąć Ministerstwo Gospodarki. Nim więc czekają Cię pierwsze biznesowe boje, czy debiutanckie fakturowanie, poczekaj cierpliwie na zatwierdzenie marki i rejestrację działalności.
Jak widzisz, organy państwowe mogą nakazać zmianę określnika działalności. A co w przypadku, gdy takiej zmiany chce dokonać sam przedsiębiorca? Nie ma co do tego żadnych przeciwwskazań. Właściciel może dokonać roszad, choć w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, konieczne jest pozostanie w tytule jego danych identyfikacyjnych – imienia oraz nazwiska. Powodów takiej decyzji może być sporo – przybliżamy je w dalszej części artykułu. Urzędnicy natomiast nie powinni w to wnikać, a skontrolować, czy nowa nazwa (bądź nazwy, bo do tego także nikt nie może mieć obiekcji) spełnia warunki opisane przez prawo.
Zmiana nazwy firmy CEIDG – procedura krok po kroku
Chcąc dokonać korekty w nazwie jednoosobowej działalności gospodarczej, konieczne jest wypełnienie, a następnie złożenie druku CEIDG-1. Tę sprawę można załatwić przez internet. W znamienitej większości przypadków uda się to zrobić bez większych problemów. Jakie kroki powinieneś poczynić?
Zaloguj się na swoje konto na platformie Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, a następnie po prostu wypełnij dokumenty. Zaznacz stosowną informację, mianowicie w punkcie 2. wybierz „wniosek o zmianę wpisu w CEIDG oraz innych danych”. Zaznacz również datę zaistnienia tej zmiany. To o tyle istotne, że tak jak zmianę nazwy firmy, tak i każdych innych informacji związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, należy zgłosić do CEIDG nie później niż do siedmiu dni od zaistnienia zmiany.
Czy konieczne jest załatwienie tej sprawy przez internet? Oczywiście, że nie. Wystarczy, że udasz się do swojego urzędu gminy, a pracujący na miejscu urzędnicy dokonają wpisu. Podobnie, możesz wysłać wniosek do urzędu pocztą, ale w tym przypadku pracownicy po prostu dokonają w Twoim imieniu elektronicznego zgłoszenia.
Zmiana nazwy jednoosobowej działalności gospodarczej jest tak prosta jak zmiana konta firmowego. Co więcej, terminowe przekazanie informacji do CEIDG wystarczy, aby nie zgłaszać się do Urzędu Skarbowego, Zakładu Ubezpieczeń Społecznych czy też do Głównego Urzędu Statystycznego. Dane bowiem zostaną przesłane automatycznie.
Powiadomić powinieneś natomiast obsługujące Cię biuro rachunkowe oraz stałych klientów. Co prawda nie będziesz dokonywać korekty faktur już wystawionych, wszak zawierają Twoje imię i nazwisko. A to wystarczające potwierdzenie. Po zmianie danych należy jednak kolejne faktury wystawiać zgodnie ze stanem faktycznym. Dlaczego warto poinformować współpracowników? Możesz spodziewać się, że pierwsze dni lub tygodnie po zmianach wiązać się mogą z pomyłkami. Wcześniejsza informacja pozwoli wszystkim odpowiednio przygotować się do całego procesu.
Zmiana nazwy firmy jednoosobowej – szczególne przypadki
Jakie mogą być przyczyny, które popychają właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych do zmiany nazwy prowadzonej firmy? Przedsiębiorca może zdecydować się na zmianę nazwy firmy w ramach procesu rebrandingu, który ma na celu odświeżenie wizerunku i dostosowanie go do nowej strategii biznesowej lub nowej grupy docelowej.
Dynamiczna natura rynku wymaga czasem dostosowania nazwy firmy do zmieniających się trendów i preferencji klientów. Zmiana nazwy może również pomóc dookreślić, czym w rzeczywistości zajmuje się firma. Stanie się tak z pewnością w przypadku rozszerzenia oferty produktowej lub usługowej.
Może się zdarzyć, że istniejące nazwy są już zarejestrowane przez inne firmy lub chronione prawem autorskim. W takim przypadku zmiana nazwy z pewnością okaże się konieczna, aby uniknąć konfliktów prawnych. Działa to podobnie również w drugą stronę – niektóre nazwy firm są tak trudne do zapamiętania lub mylone z innymi, że badania fokusowe wskazują wyraźnie, że prowadzi to do utraty potencjalnych klientów.
Zmiana nazwy spółki – co musisz wiedzieć?
Inaczej niż w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych, używanie nowej nazwy spółki z o.o. będzie możliwe dopiero po dokonaniu zmiany umowy spółki. Nazwa bowiem jest jej integralnym elementem. Oznacza to, że nawet zarząd poprzez aklamację nie może w tym zakresie nic zrobić. Konieczne będzie poczynienie kilku kroków.
Na początku, wymagane jest podjęcie przez wspólników stosownej uchwały zaprotokołowanej przez notariusza, która wskazuje zamiar uaktualnienia nazwy. Następnie umowy zgłasza się do KRS-u, gdzie dokonywana jest rejestracja zmiany. Stosowny formularz składa się siedem dni od dnia podjęcia uchwały. Do formalności należy dołączyć wypis aktu notarialnego z protokołem ze zgromadzenia wspólników, kopię z poświadczeniem zarządu w sprawie zmiany umowy spółki, jednolity tekst umowy spółki i dowody opłat.
Jak zmienić nazwę firmy? Poradnik
Wiesz już, jak dokonać korekty nazwy w kontekście zgodności z obowiązującymi przepisami. Jak natomiast taki proces powinien wyglądać w praktyce? Zacznij od tego, że zanim podejmiesz decyzję o zmianie nazwy firmy, warto dokładnie przeanalizować powody, które ją motywują. Czy chcesz podjąć kroki rebrandingu, dostosować nazwę do nowej strategii biznesowej a może wręcz uniknąć konfliktu z prawem?
Jeśli decyzja o zmianie nazwy firmy jest już podjęta, dobrym pomysłem będzie skonsultowanie się z ekspertami branżowymi, zajmującymi się rebrandingiem marek. Podczas procesu nie zapomnij uwzględnić również aktualizacji dokumentów handlowych, umów, wizytówek oraz materiałów marketingowych, takich jak logo, opakowania produktów i strony internetowe.
Zespół Ekspertów ING Księgowość