Zmiana biura rachunkowego. Jak wykonać ją poprawnie?

2025-01-07

Zastanawiasz się, jak zmienić biuro rachunkowe, bo dotychczasowe przestało Ci odpowiadać? Proces ten nie jest skomplikowany, ale wymaga pewnego zaangażowania ze strony właściciela firmy. Sprawdź, co musisz wiedzieć!

Z tego artykułu dowiesz się:

• jak wybrać nowe biuro księgowe,
• jak sprawnie przeprowadzić proces zmiany,
• gdzie zgłosić zmianę biura,
• jakie dokumenty będą Ci do tego niezbędne.

Zmiana biura rachunkowego – jakie aspekty wziąć pod uwagę?

Przyczyn, dla których chcesz zmienić biuro księgowe, może być wiele. Zazwyczaj jest to niezadowolenie z zakresu albo jakości usług, albo chęć uzyskania tańszej usługi w miejscu, które ma po prostu korzystniejszy dla przedsiębiorcy cennik. W każdej jednak z tych sytuacji trzeba patrzeć na konkretne aspekty, które są istotne z punktu widzenia zmiany biura księgowego. Mowa o:

• zakresie usług – zanim zdecydujesz, że zmiana księgowej czy biura to dobry pomysł, przeanalizuj, co wchodzi w skład oferty; nie wszystkie biura księgowe zajmują się dokładnie tym samym, a te, które wyspecjalizowały się w wąskiej, interesującej Cię kategorii, mogą mieć wyższe ceny,
• kwalifikacjach i certyfikatach – każde biuro księgowe powinno mieć odpowiednie dokumenty, które potwierdzają, że może prowadzić taką działalność; najważniejszy jest certyfikat księgowego wydawany przez Ministerstwo Finansów; warto przeanalizować też, czy biuro jest ubezpieczone od odpowiedzialności cywilnej, co pozwoli Ci uzyskać odszkodowanie, gdy pojawią się po jego stronie ewentualne błędy,
• komunikacji z klientami i stylu pracy – jeśli prowadzisz firmę przede wszystkim online i często jesteś w rozjazdach, to prawdopodobnie szukasz biura księgowego, które rozliczy Cię w  takiej właśnie formie, bez konieczności osobistego dostarczania dokumentów; sprawdź, jak biuro pracuje z klientami i w jakich godzinach oraz jakimi kanałami możliwa jest komunikacja,
• warunkach umowy oraz cenie – to jedne z kluczowych czynników, jeśli chodzi o ewentualne przyszłe koszty prowadzenia działalności; sprawdź, na ile biuro rachunkowe jest skłonne do elastycznego podejścia do klienta; dowiedz się, co wchodzi w zakres umowy, a także, jak można ją ewentualnie wypowiedzieć i jakie niesie to konsekwencje,
• przejęciu księgowości – to jeden z bardzo istotnych aspektów, jeśli chodzi o zmianę biura księgowego lub księgowej; Urząd Skarbowy nie będzie czekał, aż biura przekażą sobie wszystkie dokumenty, a Ty najprawdopodobniej nie masz czasu nadzorować tego procesu; sprawdź, jakie rozwiązanie w tym zakresie oferuje nowa firma.

Jak zmienić biuro rachunkowe? Instrukcja krok po kroku

Gdy stwierdzisz, że chcesz zakończyć współpracę z dotychczasowym biurem rachunkowym i znajdziesz godnego następcę, czas przystąpić do kwestii formalnych. Na początek sprawdź, jaki jest okres wypowiedzenia umowy w dotychczasowym miejscu, które prowadziło Twoje rozliczenia – od tego bowiem zależy, kiedy powinieneś podpisać umowę z nową księgową. Nie powinno dojść do sytuacji, w której oba biura rachunkowe sprawują opiekę księgową nad firmą, bo z punktu widzenia na przykład wpisu do CEIDG jest to nieprawidłowe. Najlepiej, aby nowa umowa rozpoczynała się dzień po zakończeniu starej.

CEiDG: zmiana biura rachunkowego

Gdy wypowiedzenie i umowa zostaną podpisane i dostarczone, konieczna jest zmiana biura rachunkowego w CEIDG. W tym celu musisz wypełnić formularz CEIDG-1, w którym konieczne jest wpisane NIP-u i nazwy nowego biura rachunkowego. Dodatkowo musisz też wskazać adres, pod którym przechowywana jest dokumentacja księgowa – zazwyczaj jest to adres biura lub księgowej.

Prócz tego konieczne jest wpisanie daty, z którą nowa umowa zaczęła obowiązywać, dlatego też dobrze ją podpisać przed dokonaniem wpisu do CEIDG. Zmiana biura rachunkowego w dokumentach w ten sposób jest konieczna, bo w razie kontroli Urząd Skarbowy musi wiedzieć, gdzie zyska dostęp do dokumentacji.

Zdarza się, że przekazaniem dokumentów między firmami zajmuje się nowe biuro rachunkowe. Czasami jednak musisz dokonać tego samodzielnie, bo tego wymaga na przykład umowa z dotychczasowym biurem.

Również według prawa powinieneś zająć się tym samodzielnie. Pamiętaj, aby po przekazaniu dokumentów umówić się z nowym księgowym, który będzie opiekował się przedsiębiorstwem, na kontrolę dokumentacji. Czasami jest to usługa dostępna dla wszystkich nowych klientów, a w innych przypadkach trzeba za nią dopłacić. W ten sposób jednak upewnisz się, że dokumentacja była prowadzona prawidłowo i nie ma w niej żadnych opóźnień czy błędów.

Jeżeli dotychczasowe biuro rachunkowe posiadało pełnomocnictwo do składania deklaracji UPL-1, należy je odwołać. Jeśli chodzi o inne pełnomocnictwa, zazwyczaj umowa z biurem wskazuje, że wygasają one z dniem zakończenia współpracy. W takiej sytuacji nie jest konieczne odwoływanie ich dodatkowo na piśmie.

Zmiana biura rachunkowego – dokumenty, które należy mieć

Jeszcze na miejscu, przy pracownikach dotychczasowego biura rachunkowego, sprawdź kompletność dokumentacji, która jest Ci przekazywana. Przede wszystkim chodzi o obecność:

• rejestrów VAT, jeśli jesteś vatowcem,
• wydruków z księgi rozchodów i przychodów z całego okresu obsługi przez biuro rachunkowe,
• ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu, jeśli były wykonywane,
• deklaracje podatkowe wraz z potwierdzeniami ich złożenia,
• deklaracje rozliczeniowe z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych,
• struktury JPK i potwierdzenia ich wysyłki,
• dokumenty, które są związane z kadrami oraz płacami w przedsiębiorstwie,
• umowy podpisane z pracownikami i kontrahentami,
• potwierdzenia zapłaty ewentualnych należności,
• faktury i rachunki,
• wyciągi bankowe,
• wszelkie inne, specyficzne dokumenty, które zostały przekazane do biura księgowego.

Na całą dokumentację powinieneś otrzymać protokół odbioru, którym potwierdzisz, że jest ona kompletna. Warto to sprawdzić, bo po podpisaniu takiego dokumentu zamykasz sobie prawa do wyjaśnienia ewentualnych braków czy nieprawidłowości.

Czy zmiana biura rachunkowego prowadzi do problemów?

Jeżeli obie firmy zachowują pełen profesjonalizm, to zdecydowanie nie. Zdarza się jednak, że dotychczas dokumentacja nie była prowadzona w odpowiedni sposób i są w niej na przykład braki, które mogą prowadzić do nieprzyjemnych konsekwencji karno-skarbowych.

W takiej sytuacji konieczne będą wyjaśnienia oraz uporządkowanie dokumentów z nowymi księgowymi. Jeśli już wiesz, jak zmienić biuro rachunkowe, to pamiętaj jeszcze, aby nie robić tego w okresie, gdy nie jesteś dostępny na miejscu albo masz bardzo dużo pracy. Może to bowiem spowodować, że zabraknie Ci czasu albo na dopilnowanie dokumentacji, albo na codzienne zaplanowane obowiązki.

Pamiętaj, że bardziej problematyczna jest zmiana biura księgowego czy księgowej, gdy masz dużą firmę zatrudniającą wielu pracowników. W takiej sytuacji cały proces może potrwać o wiele dłużej i wymagać początkowego zaangażowania na przykład pracownika kadr. Weź to pod uwagę w planowaniu kolejności zadań.

Zmiana biura rachunkowego – gdzie zgłosić?

Gdy już wiesz, jak zmienić biuro rachunkowe, musisz jeszcze uświadamiać sobie, gdzie ten fakt zgłosić. Pierwszym miejscem jest CEIDG. Zmiana biura rachunkowego powinna być tam zgłoszona niezwłocznie, gdy umowa zostanie podpisana, aby możliwe było wskazanie terminu, od którego opiekę nad firmą sprawuje inne biuro. Co ważne, na bazie odpowiedniego pełnomocnictwa również nowe biuro może dokonać takiej zmiany za Ciebie. Jeśli jednak chcesz to zrobić samodzielnie, do wyboru masz kilka dróg:

• osobiście w urzędzie gminy albo miasta,
• pocztą tradycyjną, jednak dokument musi być poświadczony przez notariusza, jest to więc najdroższa z opcji,
• elektronicznie.

Każdorazowo konieczne jest wypełnienie formularza CEIDG-1. Obecnie takie wpisy i zmiany w nich są zupełnie darmowe. Na tę czynność masz 7 dni.

Wiesz już, gdzie zgłoszona powinna być zmiana biura rachunkowego. Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do innych organów, na przykład ZUS-u czy Urzędu Skarbowego? W tym ostatnim trzeba złożyć dokument OPL-1, jeżeli dotychczasowe biuro miało od Ciebie pełnomocnictwo do składania deklaracji formularzem UPL-1.

Jeżeli chodzi o inne miejsca, to w dużej mierze zależy, do czego udzieliłeś pełnomocnictwa dotychczasowemu miejscu, które rozliczało firmę. Jeśli w umowie był zapis, że wraz z wygaśnięciem współpracy pełnomocnictwa również wygasają, nie musisz ich odwoływać. Warto jednak powiadomić o fakcie zmiany instytucje, w których biuro Cię reprezentowało. Mogą to być na przykład:

• sąd,
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
• Urząd Celny,
• urząd pocztowy,
• bank.

W wielu z tych miejsc zmiany możesz dokonać samodzielnie, również elektronicznie. To bowiem, że między Tobą a biurem rachunkowym pełnomocnictwo przestało obowiązywać, nie znaczy, że fakt ten zostanie zgłoszony i uznany przez inne instytucje. Warto się więc zainteresować tą kwestią, aby nie mieć dwóch pełnomocników albo, aby dokumentacja nie była wysyłana w złe miejsce. To może doprowadzić do sytuacji, w której nie odpowiesz na przykład na zawiadomienie z urzędu czy sądu, a potem trudno będzie Ci się wytłumaczyć.

Wiesz już, jak wygląda zmiana biura rachunkowego – gdzie zgłosić ten fakt, jak powinien wyglądać proces przekazania dokumentów. Pamiętaj, że to, jak zmienić biuro rachunkowe, może się różnić zależnie od indywidualnych kwestii związanych na przykład z rozmiarem Twojej firmy czy skomplikowaniem dokumentacji. Nigdy nie dokonuj zmiany, gdy nie masz na to czasu i jesteś zaangażowany w inne projekty, bo wtedy o wiele łatwiej o błąd czy przeoczenie.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość