Wystawianie faktur – jak zoptymalizować ten proces w biznesie e-commerce?

2024-08-05

W biznesie, gdzie czas jest na wagę złota, optymalizacja procesów staje się kluczowa dla efektywnego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. Szczególnie istotne jest to w przypadku e-commerce, gdzie wystawianie faktur za sprzedane produkty może generować dużą ilość żmudnej i czasochłonnej pracy. Na szczęście istnieje wiele sposobów na usprawnienie tego procesu, a jednym z nich jest automatyzacja.

W tym artykule znajdziesz informacje o:

• korzyściach płynących z automatyzacji procesu fakturowania,
• rozwiązaniach umożliwiających automatyczne wysyłanie faktur,
• sposobach na optymalizację procesu wystawiania faktur,
• wdrożeniu automatyzacji krok po kroku.

Jakie korzyści przynosi automatyzacja faktur w biznesie online?

Fakturowanie jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej, a w przypadku e-commerce nabiera szczególnego znaczenia. Ręczne wystawianie i wysyłanie faktur dla każdego zamówienia może pochłaniać mnóstwo czasu i generować ryzyko błędów. Z pomocą przychodzi automatyzacja fakturowania, która staje się niezbędnym narzędziem dla każdego sklepu internetowego pragnącego usprawnić procesy i zapewnić klientom komfort obsługi na najwyższym poziomie. Automatyzacja procesów księgowych świadczy o nowoczesnym podejściu do biznesu, co doceniają klienci.

Prowadzenie rachunków oparte na sztucznej inteligencji i automatyzacji obejmuje szereg narzędzi i systemów, które usprawniają procesy związane z fakturowaniem, od generowania i wysyłania faktur po ich archiwizację i analizę. Rozwiązania te integrują się z platformami e-commerce, automatycznie pobierając dane o zamówieniach i klientach, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji. Niektóre rozwiązania oferują możliwość wystawiania również faktur proforma i rachunków uproszczonych.

Rozwiązania umożliwiające automatyczne wysyłanie faktury e mail

Wśród licznych korzyści płynących z automatyzacji fakturowania, możliwość automatycznego wysyłania faktur e-mailem do klientów jest jedną z najważniejszych. Rozwiązanie to nie tylko oszczędza czas i eliminuje ryzyko błędów ludzkich, ale również zapewnia klientom błyskawiczny dostęp do niezbędnych informacji. Większość platform fakturowania i systemów ERP oferuje możliwość automatycznego wystawiania faktur e-mail. Można je skonfigurować w taki sposób, aby system sam wysyłał dokument w momencie finalizacji zamówienia lub płatności.

Jak można zoptymalizować proces wystawiania faktur?

Istnieje wiele sposobów na usprawnienie procesu wystawiania faktur, a kluczowe obszary, na których warto się skupić, to:

Szablony faktur

Szablony faktur to potężne narzędzie, które pozwala zoptymalizować proces wystawiania faktur, dzięki czemu łatwiej obliczyć rachunek zysków i strat oraz zaoszczędzić cenny czas. Stworzenie spersonalizowanych szablonów zawierających wszystkie niezbędne dane, logo firmy i informacje o produktach eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania tych informacji do każdego dokumentu. Dodatkowe funkcje szablonów faktur to:

• możliwość automatycznego pobierania danych z platformy e-commerce: szablony mogą automatycznie pobierać dane o zamówieniach i klientach z platformy e-commerce, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania informacji.
• możliwość dodawania własnych informacji: szablony można dostosować do specyficznych potrzeb firmy, dodając własne pola tekstowe, obrazy lub logo.
• dostępność różnych formatów: szablony mogą być dostępne w różnych formatach, np. PDF, Word, Excel, co pozwala na wybór formatu najlepiej odpowiadającego potrzebom firmy.

Integracja z platformą e-commerce

Połączenie platformy e-commerce z systemem fakturowania pozwala na automatyczne pobieranie danych o zamówieniach i klientach, eliminując konieczność ręcznego wprowadzania tych informacji. Integracja zapewnia spójność danych i minimalizuje ryzyko błędów. Istnieje kilka rodzajów integracji platformy e-commerce z wewnętrznym systemem fakturowania:

• pełna: synergia systemów w czasie rzeczywistym, co zapewnia automatyczną aktualizację danych o zamówieniach i klientach w systemie fakturowania.
• częściowa: synchronizacja systemów w określonych interwałach czasowych, np. raz dziennie,
• ręczna: możliwość manualnego pobierania danych z platformy e-commerce do systemu fakturowania.

Elektroniczny obieg dokumentów

Zamiast drukowania i wysyłania faktur pocztą tradycyjną, warto wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów (EOD). Faktury e-mail lub udostępniane online są wygodniejsze dla klientów i bardziej przyjazne dla środowiska. Wdrożenie EOD wymaga dokładnego zaplanowania i zaangażowania wszystkich pracowników. Należy najpierw określić potrzeby firmy, wybrać odpowiednie rozwiązanie, przeszkolić personel i zapewnić wsparcie techniczne.

Dostęp do faktur dla klientów

Umożliwienie klientom pobierania i przeglądania faktur z poziomu swojego konta w sklepie internetowym to nie tylko kwestia wygody, ale również wymierne korzyści dla firmy. Klienci doceniają łatwy dostęp do informacji o swoich zamówieniach i płatnościach, a firmy mogą zaoszczędzić czas i pieniądze. Można zrobić to na kilka sposobów.

Panel klienta

• Stwórz w sklepie internetowym panel klienta, skąd będzie można pobierać faktury.
• Upewnij się, że panel klienta jest łatwy w nawigacji i umożliwia klientom szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów.

System fakturowania online

• Wybierz system fakturowania online, który umożliwia klientom pobieranie faktur z poziomu swojego konta. Mogą dotyczyć takich sposobów płatności jak faktura zaliczkowa lub proforma.
• Upewnij się, że system fakturowania online jest zintegrowany z platformą e-commerce, aby automatycznie pobierać dane o zamówieniach.

E-mail

• Wysyłaj fakturę lub rachunek uproszczony e-mailem na adresy podane przez klientów podczas składania zamówienia.
• Zadbaj o to, aby dokumenty były dostępne w formacie PDF — wówczas klienci będą mogli je łatwo otworzyć i wydrukować w razie potrzeby.

Chmura obliczeniowa

• Przechowuj faktury w prywatnej chmurze obliczeniowej i udostępniaj je klientom za pomocą linku.
• Upewnij się, że chmura obliczeniowa oferuje odpowiednie rozwiązania z zakresu cyberbezpieczeństwa i chroni dane klientów przed nieuprawnionym dostępem.

Jak wdrożyć automatyzację faktur w działalności e-commerce?

Wdrażając automatyzację faktur w sklepie internetowym należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych kwestii:

1. Wybór odpowiednich narzędzi

Dokładnie przeanalizuj potrzeby swojego sklepu internetowego i specyfikę działalności. Na rynku dostępnych jest wiele narzędzi do automatyzacji faktur, od prostych programów po rozbudowane systemy ERP działające w oparciu o model chmurowy (software-as-a-service). Warto porównać ceny różnych narzędzi i wybrać opcję najlepiej odpowiadającą Twojemu budżetowi. Należy wziąć pod uwagę nie tylko koszt licencji, ale również koszty integracji i wdrożenia.

2. Integracja z istniejącą infrastrukturą

Upewnij się, że wybrane narzędzie do automatyzacji faktur łatwo integruje się z infrastrukturą IT w Twoim sklepie. Pełna synergia z platformą e-commerce, systemem magazynowym i systemem księgowym zapewni płynny przepływ danych i zminimalizuje ryzyko potencjalnych błędów.

3. Konfiguracja metod płatności

Konfigurując automatyzację faktur, nie można zapomnieć o integracji z systemami płatniczymi. Wybrane narzędzie powinno oferować szeroką gamę opcji, aby każdy klient mógł wybrać dogodny dla siebie sposób płatności.

4. Archiwizowanie faktur

Automatyzacja fakturowania to nie tylko generowanie i wysyłanie dokumentów. Ważnym aspektem jest również ich bezpieczne i zgodne z prawem archiwizowanie. Dlatego też upewnij się, że są one prawidłowo sortowane i katalogowane według różnych kryteriów, np. daty wystawienia, numeru, kontrahenta, itp.

5. Monitorowanie i optymalizacja

Po wdrożeniu automatyzacji należy na bieżąco monitorować efekty wdrożonych rozwiązań. Obejmuje to analizę czasu potrzebnego na wystawianie i wysyłanie faktur, liczby ewentualnych błędów oraz poziomu satysfakcji klientów. Na podstawie zebranych danych można jeszcze lepiej zoptymalizować procesy, aby uzyskać najlepsze możliwe rezultaty.

6. Odpowiedzialność i etyka

Automatyzację faktur trzeba stosować w sposób odpowiedzialny i etyczny. Dbaj o ochronę danych osobowych klientów i zapewnij im możliwość łatwego kontaktu z personelem sklepu w przypadku pytań lub problemów z fakturami. Warto pamiętać, że automatyzacja powinna pomagać i zwiększać efektywność, a nie całkowicie zastępować człowieka.

7. Szkolenie pracowników

Skuteczne wdrożenie automatyzacji faktur wymaga odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Szkolenie powinno obejmować zarówno teoretyczne aspekty działania narzędzia, jak i praktyczne ćwiczenia z jego obsługi.

Automatyzacja faktur — inwestycja w rozwój firmy

Automatyzacja faktur wykracza daleko poza oszczędność czasu i miejsca. Stanowi ona inwestycję w bezpieczeństwo, porządek i zgodność z przepisami, zapewniając uporządkowane przechowywanie dokumentacji księgowej, co z kolei ułatwia prowadzenie działalności. Ponadto elektroniczna forma dokumentów księgowych eliminuje ryzyko ich zgubienia, zniszczenia lub sfałszowania. Wdrażając automatyzację fakturowania, inwestujesz w rozwiązanie, które przynosi wymierne korzyści zarówno dla firmy, jak i jej klientów.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość