Wezwanie do zapłaty – jak je napisać?
2024-08-19
Wezwanie do zapłaty to często ostatni krok do polubownego załatwienia kwestii zaległej płatności. Aby sprawa nie wymagała interwencji windykatora oraz sądu, należy napisać je zgodnie z prawem. W naszym poradniku podpowiemy, jak stworzyć skuteczne wezwanie do zapłaty.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kiedy wysyłać wezwanie do zapłaty,
- jak powinno ono być sformułowane,
- jakie niesie ze sobą konsekwencje,
- co zrobić, gdy otrzymasz wezwanie do zapłaty z holenderskiego urzędu skarbowego?
Wezwanie do zapłaty – co to jest i kiedy jest potrzebne?
Wezwanie do zapłaty to dokument, jaki otrzymuje dłużnik od wierzyciela, po tym, jak minął termin zapłaty zobowiązania. Jest to oficjalne upomnienie się o uregulowanie należności, zanim wierzyciel wystąpi na drogę sądową lub zatrudni firmę windykacyjną. Jeżeli dłużnik zapłaci zaległą kwotę na konto wierzyciela, sprawa się skończy. Jeżeli nie, to najczęściej trafia do sądu.
Kiedy można wysłać takie wezwanie? Najczęściej wtedy, gdy inne formy kontaktu z dłużnikiem, nie przynoszą efektów. Jeżeli na przykład Twój kontrahent nie zapłacił faktury i unika kontaktu, to wezwanie do zapłaty jest jak najbardziej na miejscu. Wysłanie takiego pisma to sygnał, że wierzyciel pamięta o zaległości i oczekuje jak najszybszego jej uregulowania.
Wezwanie do zapłaty faktury zawiera informacje o możliwych konsekwencjach, jakie spotkają dłużnika, jeśli nie ureguluje należności. Chodzi tutaj o odsetki za zwłokę czy koszty sądowe.
Aby wezwanie do zapłaty było skuteczne, powinno być jasne i zrozumiałe. Musi zawierać wszystkie istotne informacje takie jak:
- dokładna kwota długu,
- data pierwotnego terminu zapłaty,
- nowy termin, w którym dłużnik powinien uregulować swoje zobowiązania.
Precyzyjny język i jasne przedstawienie swoich żądań zwiększy szanse na szybkie rozwiązanie problemu, bez konieczności kierowania sprawy do sądu.
Wezwanie do zapłaty – wzór dokumentu
Nie ma oficjalnego wzoru wezwania do zapłaty. Możesz więc taki dokument stworzyć samodzielnie, jednak pamiętaj o używaniu języka stonowanego i formalnego. W ten sposób osiągniesz najlepsze rezultaty. Mimo braku wzoru każde wezwanie przedsądowe powinno zawierać poniższe elementy:
- data i miejsce sporządzenia,
- Imię i nazwisko lub nazwę wierzyciela,
- Imię i nazwisko lub nazwę dłużnika,
- stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty – może to być umowa o dzieło, faktura zaliczkowa lub inny dokument potwierdzający wykonaną usługę,
- kwota długu,
- kwota naliczonych odsetek,
- nowy termin spłaty długu wyznaczony przez wierzyciela – jest on dowolny. W praktyce jest to jednak najczęściej 7 lub 14 dni od daty doręczenia wezwania do zapłaty,
- numer rachunku bankowego, na który należy dokonać zapłaty,
- podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.
By przedsądowe wezwanie do zapłaty miało odpowiedni wydźwięk, możesz zawrzeć w jego treści formułkę informującą o konsekwencjach nieuregulowania zobowiązania w podanym terminie. Te konsekwencje to np. zaprzestanie dostarczania towarów, świadczenia usług czy też skierowanie sprawy do sądu.
Możesz także zlecić odzyskania długu firmie windykacyjnej, a także zgłosić firmę do Krajowego Rejestru Dłużników. Tego rodzaju informacje podkreślają powagę sytuacji i mogą skłonić dłużnika do szybszego uregulowania Twojej należności.
Przedsądowe wezwanie do zapłaty – procedura i konsekwencje
Ostateczne wezwanie do zapłaty jest pierwszym krokiem na drodze do odzyskania należnego wynagrodzenia lub zapłaty za towar. Wysyłasz je, gdy zależy Ci na polubownym załatwieniu sporu, bez angażowania innych. Jeżeli dłużnik ureguluje dług, to sprawa się kończy. Natomiast inaczej ma się sprawa, jeżeli nadal uchyla się on zapłacenia należności. Wtedy jako wierzyciel możesz podjąć dalsze kroki prawne.
Po pierwsze, możesz wynająć windykatora. Firmy takie działają w granicach prawa, ale są w stanie w skuteczny sposób wymusić zwrot długu. Często dłużnicy o wiele poważniej traktują tego rodzaju firmy niż swoich wierzycieli. Windykator może kontaktować się z dłużnikiem, wysyłać mu pisma, a nawet odwiedzić go w siedzibie firmy.
Niektórzy z nich stosują także tak zwany czarny PR, czyli publikują w mediach społecznościowych informacje o tym, że dana firma nie reguluje zobowiązań, źle traktuje kontrahentów i jest ryzykownym partnerem. W większości przypadków firmy windykacyjne są w stanie odzyskać długi w ciągu kilku lub kilkunastu dni.
Jeżeli to się nie uda, lub nie interesuje Cię windykacja, masz prawo skierować sprawę do sądu. Jeżeli udowodnisz swoje roszczenia, sąd wyda nakaz zapłaty. Dłużnik nie tylko będzie musiał zwrócić Ci dług, ale zapłaci także należne Ci odsetki karne, oraz pokryje koszty sądowe sprawy.
Belastingdienst – wezwanie do zapłaty. Co to oznacza?
Belastingdienst, to nazwa holenderskiego urzędu skarbowego. Jeśli kiedyś pracowałeś w tym kraju i źle rozliczyłeś podatek lub złożyłeś pit po terminie, możesz otrzymać wezwanie do zapłaty. Jest to oficjalny dokument, w którym znajdziesz informacje o kwocie zaległości i o wskazanym terminie jej uregulowania. Dokument ten zawiera również szczegółowe informacje na temat tego, jakie podatki nie zostały uregulowane, za jaki okres oraz jakie są konsekwencje niepłacenia w wyznaczonym terminie.
Jeżeli otrzymałeś takie wezwanie do zapłaty, to jest to znak, że dopatrzono się nieprawidłowości w Twoim zeznaniu podatkowym i rozpoczęto procedurę windykacyjną. Dlatego najlepiej jak najszybciej zgłosić się do Belastingdienst, by wyjaśnić sprawę i uregulować zaległość. Jeśli tak nie postąpisz, możesz liczyć się z zajęciem majątku lub zamrożeniem konta bankowego. Nie ma tutaj znaczenia, że przebywasz teraz poza terytorium Holandii. Nakaz taki działa w całej Unii Europejskiej.
Holenderski urząd skarbowy często oferuje możliwość spłaty zadłużenia w ratach, a nawet odroczenia terminu. Wszystko zależy od Twojej sytuacji finansowej, kwoty zaległości oraz Twojej postawy. Pamiętaj, że aktywne zaangażowanie w rozwiązanie problemu jest zawsze lepiej postrzegane przez organy podatkowe, niż ignorowanie wezwań.
Ostateczne wezwanie do zapłaty faktury – jakie kroki podjąć?
Wezwanie do zapłaty jest ważnym element w procesie windykacji należności. Jest to pierwszy krok, który wierzyciel podejmuje, aby polubownie rozwiązać problem zaległych płatności, zanim sprawa trafi do sądu lub do firmy windykacyjnej. Skuteczność tego dokumentu często pozwala unikać długotrwałych i kosztownych postępowań sądowych.
Zespół Ekspertów ING Księgowość