Umowa najmu lokalu - formalności
2023-06-19
Zgodnie z obowiązującymi przepisami właściciel nieruchomości powinien swoje mieszkanie wynajmować oficjalnie, legalnie i na podstawie umowy. Jest ona tworzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Po jednym dla każdej ze stron. W treści umowy należy zawrzeć wszystkie informacje, które są niezbędne dla prawidłowego przebiegu procesu wynajmu nieruchomości. Zobacz, co powinna zawierać w sobie taka umowa i jakie formalności wiążą się z jej zawieraniem.
Umowa najmu lokalu - kwestie ogólne
Przede wszystkim należy wiedzieć, że umowa najmu lokalu to klasyczna umowa cywilno - prawna, która podlega regulacjom głównie kodeksu cywilnego. Zgodnie z zawartymi w nim przepisami, taka umowa powinna być sporządzona na piśmie w dwóch takich samych egzemplarzach. Jeden pozostaje u właściciela nieruchomości, a drugi u osoby, która decyduje się na jej wynajmowanie.
Każdy z egzemplarzy powinien być podpisany przez obydwie strony umowy. Jeżeli dokument ma więcej niż jedną kartkę, to również poszczególne kartki i strony powinny być parafowane, by nie było wątpliwości, co do ich treści. Przecież gdyby podpis znajdował się wyłącznie na ostatniej stronie, to wszystkie wcześniejsze można by było swobodnie zmienić. Parafka to uniemożliwia.
Elementy umowy najmu lokalu
Ważną kwestią są tez elementy, z jakich powinna się taka umowa składać. Na początek należy podać dane stron, które decydują się na jej podpisanie. Określony zostaje najemca i wynajmujący wraz z ich kluczowymi danymi osobowymi.
Następnie określa się przedmiot umowy - w tym wypadku jest to najem nieruchomości/lokalu, a w dalszej części precyzuje się okres, na jaki umowa zostaje zawarta.
Nie wolno też zapomnieć o wprowadzeniu kosztów wynajmu oraz uregulowania kwestii opłat dodatkowych (media, czynsz do spółdzielni lub wspólnoty).
Kolejne elementy umowy to prawa i obowiązki stron. Osobno należy określić prawa i obowiązki wynajmującego oraz prawa i obowiązki najemcy. Dla uniknięcia sporów można tu wprowadzić takie zagadnienia jak umeblowanie, wyposażenie, czy temat remontów - kto je przeprowadza i kto ponosi koszty.
Dobrze też poruszyć temat strat i uszkodzeń. Nawet jeżeli lokal nie jest wyposażony to uszkodzeniu mogą ulec okna, drzwi, ściany czy podłoga. Kto będzie ponosił koszty ich naprawienia?
Jeżeli w lokalu jest dodatkowe wyposażenie (meble, sprzęty) to warto również uregulować kwestię ich sprawności, napraw lub odkupienia. W tym celu dobrze też sporządzić osobny dokument: protokół zdawczo - odbiorczy. Tam wypisuje się wszystkie elementy wyposażenia mieszkania oraz ich liczbę.
W przypadku przygotowania protokołu należy dołączyć go do umowy i przechowywać razem.
Istotne jest też określenie, ile osób wynajmuje lokal (nawet, gdy umowę podpisuje jedna osoba) oraz czy najemca (osoba, która jest lokatorem) może podnajmować nieruchomość innym ludziom.
Ostatni rozdział powinien precyzować, jaka instytucja rozstrzyga spory, które nie zostały ujęte w umowie. Zazwyczaj jest to wydział cywilny sądu rejonowego właściwego ze względu na miejsce lokalizacji nieruchomości.
Tak przygotowana umowa ma nie tylko wartość prawną, ale zabezpiecza interesy obydwu stron.
Pozostałe formalności związane z umową najmu lokalu
Przygotowanej i podpisanej umowy nie trzeba zgłaszać w urzędzie skarbowym, ale trzeba się rozliczyć z uzyskiwanych w ten sposób dochodów. Jak to pogodzić? Zgodnie z obowiązującymi przepisami kodeksu cywilnego wynajmujący nie musi zanosić umowy do urzędu skarbowego.
Inne przepisy natomiast jasno informują, że każdy obywatel naszego kraju musi się rozliczyć z uzyskiwanych przez siebie dochodów. Najem generuje dochód - trzeba więc go odpowiednio rozliczyć. Traktuje się go jako „przychody z innych źródeł” i tam też odnotowuje w rocznym zeznaniu podatkowym.
Z mocy prawa prywatny najem lokalu jest opodatkowany podatkiem ryczałtowym. To zmiana w przepisach, która weszła w życie w 2023 roku. Nieco inaczej jest w przypadku wynajmu lokalu w formie działalności gospodarczej. Wówczas z mocy prawa jest on opodatkowany na zasadach ogólnych. Jeżeli jednak przedsiębiorca wybierze ryczałt jako formę opodatkowania dla siebie, wówczas najem lokalu również będzie opodatkowany ryczałtem.
Jak zatem widać nie ma prawnego obowiązku zgłaszania umowy najmu lokalu do urzędu skarbowego. Warto jednak wiedzieć, że konieczne jest rozliczenie się z uzyskiwanych w ten sposób dochodów.
Zespół Ekspertów ING Księgowość