Samofakturowanie – co to jest? Jakie są podstawowe zasady?
2024-07-29
Standardowym przebiegiem transakcji jest, gdy kupujesz usługę lub towar, a następnie otrzymujesz fakturę VAT. Jednak przepisy obejmują również inną sytuację – mianowicie, gdy sam wystawiasz fakturę i dokonujesz jej ewidencji po zakupie usługi lub towaru. Nazywa się to samofakturowanie.
W artykule znajdziesz informacje o:
- definicji samofakturowania i sytuacjach, gdy się je stosuje,
- podstawowych zasadach samofakturowania,
- wpływie samofakturowania na obowiązki podatkowe,
- obowiązku podatkowym przy samofakturowaniu.
Samofakturowanie – co to? W jakich sytuacjach jest stosowane?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą zawierają różne transakcje. Większość udokumentowana jest fakturami, które zwykle wystawia sprzedawca. Czasem jednak pojawiają się przypadki, gdy osoba kupująca towar lub usługę wystawia samodzielnie fakturę sprzedaży. Taka sytuacja to samofakturowanie. Nie jest to jednak standardowa procedura. Aby dopełnić formalności zgodnie z prawem, należy m.in. dopisać słowo „samofakturowanie” na fakturze. Sprawdź, czy można anulować fakturę i w jakich przypadkach.
Samofakturowanie zostało szerzej omówione w przepisach regulujących jego zasady (art. 106d ustawy o VAT). Wymienione zostały tam trzy zasady, kiedy można zastosować samofakturowanie:
- Sprzedaż na rzecz podmiotu, z którym zawarto umowę w ramach samofakturowania. Sprzedażą w tym przypadku może być nie tylko dostawa towarów za opłatą, ale również świadczenie usług na terenie Polski, eksport do krajów trzecich lub wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów.
- Faktury zaliczkowe, które dokumentują wpływ części lub całości zapłaty, zanim dojdzie do dostarczenia towarów bądź wykonania usług dla przedsiębiorcy, z którym zawarto umowę w ramach samofakturowania.
- Świadczenie usług lub dostawa towarów, dla których miejsce jest poza obrębem Unii Europejskiej.
Podstawowe zasady samofakturowania a JPK
Księgowanie faktur wystawionych w ramach samofakturowania nie różni się za bardzo od ujmowania analogicznych dokumentów, które dostajesz od sprzedawców. Co to dokładnie oznacza? Jako osoba dokonująca samofakturowania musisz wykazać faktury w ewidencji VAT zakupu. Podatek VAT możesz odliczyć, jeśli sprzedawca potwierdzi otrzymaną fakturę. Sprzedający musi wykazać fakturę w ewidencji VAT sprzedaży, ale wcześniej powinien ją zatwierdzić.
Należy pamiętać, że faktury wystawione w ramach samofakturowania powinny znaleźć się w JPK, czyli Jednolitym Pliku Kontrolnym. Nie ma odrębnych przepisów lub procedur wskazujących, w jaki sposób powinno się wykazać wystawione przez nabywcę faktury w pliku JPK_V7. Mogą więc znaleźć się w rejestrach na takich samych zasadach jak inne faktury sprzedaży i zakupu – bez stosowania dodatkowych oznaczeń.
Jeśli organ podatkowy zażyczy sobie przekazania JPK_FA od przedsiębiorcy, powinien uzyskać go od nabywcy. W pliku JPK_FA raportowane są jedynie faktury sprzedaży podmiotu, do którego skierowano żądanie przekazania faktury. Warto też wiedzieć, czym różni się data sprzedaży a data wystawienia faktury.
Samofakturowanie: obowiązek podatkowy – co warto wiedzieć?
Przy samofakturowaniu należy bezwzględnie pamiętać, że między nabywcą a sprzedawcą powinna zostać zawarta umowa – porozumienie w ramach samofakturowania. Najlepszą formą jest umowa pisemna. Gdyby doszło do pojawienia się nieścisłości, treść porozumienia przedstawić można urzędnikom. W umowie powinna zostać zawarta zgoda sprzedawcy na to, aby nabywca towarów lub usług mógł stosować samofakturowanie. Powinna też być umieszczona tam procedura zatwierdzania faktur przez sprzedawcę.
Na dokumencie nie jest wymagany podpis sprzedawcy – dopuszcza się tzw. akceptację milczącą. Przedsiębiorca przy samofakturowaniu powinien zwracać uwagę na to, aby faktury zostały wystawione w sposób prawidłowy. Konieczne jest też dopisanie na dokumencie słowa „samofakturowanie”. Każda taka faktura powinna zostać zewidencjonowana. Należy wobec tego wykazać w ewidencji VAT nabywcy faktury. Sprawdź, czy w przypadku samofakturowania konieczna jest pieczątka zapłacono gotówką na fakturze.
Samofakturowanie – na czym polega i o czym jeszcze pamiętać?
Podsumowując, co jeszcze warto zapamiętać na temat samofakturowania?
- Samofakturowanie możliwe jest tylko, gdy między stronami (nabywca – sprzedawca) podpisana została umowa.
- Sprzedawcy powinni zaakceptować wystawione faktury w taki sposób, jaki przewidziany został w umowie.
- KseF pozwala na samofakturowanie, jeśli sprzedawca nada nabywcy uprawnienia do wystawiania faktur.
- Przepisy nie narzucają sposobu, w jaki należy potwierdzić transakcję w ramach samofakturowania.
- Przy samofakturowaniu powstaje obowiązek podatkowy – tak samo, jak w przypadku klasycznych transakcji.
Wystawienie faktur może być dobrym pomysłem, gdy masz do czynienia z ciągłością w przeprowadzanych transakcjach z jednym albo kilkoma sprzedawcami lub w momencie, gdy faktury otrzymujesz z opóźnieniem. Dzięki temu VAT zawsze będzie rozliczony w terminie. To również świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy przeprowadzają transakcje z zagranicznymi klientami. W ten sposób mogą się uchronić przed kłopotami związanymi np. z dokumentowaniem importu usług.
Zespół Ekspertów ING Księgowość