REGON – co to jest, jak go uzyskać?

2024-08-12

REGON jest numerem identyfikacyjnym danej firmy, który jest nadawany przez Główny Urząd Statystyczny w momencie zakładania działalności gospodarczej. Dowiedz się, do czego on służy i w jakich sytuacjach możesz się nim posługiwać.

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest REGON,
• kto musi posiadać numer REGON,
• jak uzyskać numer REGON,
• kiedy używać numeru REGON,
• czym jest wyszukiwarka REGON.

REGON – definicja i znaczenie

REGON to skrót od pierwszych liter Rejestru Gospodarki Narodowej, czyli rejestru prowadzonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego. Rejestr ten zawiera numery REGON, które są unikalnymi i niezmiennymi identyfikatorami działalności gospodarczych zarejestrowanych w Polsce. Numery te ułatwiają identyfikację każdego przedsiębiorstwa. Wpisowi do rejestru REGON podlegają:

• osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą,
• jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej,
• spółki kapitałowe,
• spółki osobowe,
• jednostki lokalne podmiotów wymienionych powyżej.

REGON jest więc zbiorem danych o przedsiębiorstwach prowadzonym przez urzędy statystyczne. Jest on na bieżąco aktualizowany i wykorzystywany do celów informacyjnych oraz statystycznych. Dzięki niemu Główny Urząd Statystyczny posiada wszystkie ważne dane dotyczące firm takie jak ich liczba, rodzaj czy też forma prawna. Na tej podstawie może on przeprowadzać najróżniejsze analizy statystyczne oraz badania.

Numer REGON wprowadzono w 1966 roku. Początkowo składał się on z siedmiu cyfr, jednak w późniejszych latach rozszerzono go do dziewięciu cyfr poprzez dodanie z przodu każdego numeru dwóch zer. Dzięki temu stworzono pewien klucz i dodano znaczenie konkretnym elementom tego numeru. Numer REGON występuje w tej formie do dnia dzisiejszego i składa się z:

• pierwsze dwóch cyfr, które oznaczają numer województwa,
• kolejne sześć cyfr to cyfry porządkowe zwane także numerem seryjnym,
• ostatnia cyfra to cyfra kontrolna, która jest obliczana za pomocą określonego wzoru.

W niektórych sytuacjach numer REGON ma czternaście cyfr. Dzieje się to w przypadku jednostek organizacyjnych, które mają swoje siedziby w różnych lokalizacjach. Jednostkom lokalnym nadaje się dłuższy numer, jednak pierwszych dziewięć cyfr takiego numeru zawsze pokrywa się z numerem REGON jednostki macierzystej. Jest to rozwiązanie stosowane w sytuacjach, gdy przedsiębiorstwo działa w kilku województwach. W takiej sytuacji:

• pierwsze dziewięć cyfr to numer REGON jednostki macierzystej,
• kolejne cztery cyfry są cyfrą porządkową nadaną jednostce lokalnej,
• ostatnia cyfra jest cyfrą kontrolną, która obliczana jest tym samym sposobem.

Jak uzyskać REGON? Procedura i wymagane dokumenty

Uzyskanie numeru REGON obecnie jest zdecydowanie uproszczone, bowiem wniosek o nadanie tego numeru jest przekazywany automatycznie do Głównego Urzędu Statystycznego podczas zakładania działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub Krajowym Rejestrze Sądowym.

W przypadku podmiotów, które nie są wpisane do CEIDG lub KRS, formalności związane z nadaniem numeru REGON muszą zostać załatwione samodzielnie. Takie podmioty to na przykład spółki kapitałowe w organizacji, a także osoby prowadzące rolniczą działalność. W tej sytuacji należy zgłosić się do oddziału Głównego Urzędu Statystycznego, który jest właściwy ze względu na lokalizację siedziby przedsiębiorstwa.

Przeznaczone są do tego celu dwa formularze, które należy wypełnić w zależności od formy prowadzenia nierejestrowanej działalności gospodarczej:

• RG-OP: przeznaczony dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej i ich jednostek lokalnych,
• RG-OF: przeznaczony dla osób fizycznych prowadzących działalność rolniczą.

Termin złożenia takiego wniosku to 14 dni od daty założenia działalności. Po złożeniu wniosku numer REGON nadawany jest zazwyczaj w ciągu kilku dni.

Informacja o nadaniu numeru REGON w każdym przypadku przesyłana jest przez Główny Urząd Statystyczny na adres prowadzonej działalności gospodarczej. Numer REGON przypisywany jest do danego przedsiębiorstwa raz na zawsze, podczas pierwszej rejestracji. Oznacza to, że nawet w przypadku zamknięcia lub zlikwidowania działalności, a następnie podjęcia jej na nowo, numer REGON pozostaje niezmienny.

REGON – znaczenie dla działalności gospodarczej i administracyjnej

Rejestr REGON gromadzi wiele informacji dotyczących firmy i prowadzonej przez nią działalności. Jest to między innymi:

• pełna nazwa firmy,
• informacje podatkowe takie jak numer NIP,
• adres prowadzenia działalności gospodarczej,
• dane kontaktowe takie jak numer telefonu,
• rodzaje wykonywanej działalności,
• forma prawna i forma własności,
• daty rozpoczęcia, zawieszenia czy też wznowienia działalności.

Znaczenie numeru REGON jest obecnie dużo mniejsze niż kilkanaście lat temu. Do roku 2009 był on bowiem wymagany w obrocie urzędowym i był niezbędny do takich czynności jak wystawianie faktur oraz dokumentów do państwowych urzędów. Obecnie nie ma nawet konieczności umieszczania go na pieczątkach. Wykorzystuje się go więc głównie do:

• celów statystycznych przez Główny Urząd Statystyczny,
• uzyskania informacji na temat przedsiębiorstwa w bazie REGON,
• rejestracji znaków towarowych w Urzędzie Patentowym.

Na podstawie bazy REGON Główny Urząd Statystyczny może wysyłać do firmy różne informacje oraz ankiety umożliwiające tworzenie najróżniejszych raportów dotyczących działania przedsiębiorstw. Wypełnienie takiej ankiety jest obowiązkowe dla każdego przedsiębiorstwa. Z takich informacji może skorzystać każdy, jednak warto wcześniej dowiedzieć się, czy można wysyłać oferty mailem do firm.

Każda firma zarejestrowana na terenie Polski oprócz numeru REGON musi posiadać także numer NIP. NIP to Numer Identyfikacji Podatkowej nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego. Składa się z dziesięciu cyfr i służy do identyfikacji:

• osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
• osób prawnych,
• podatników podatku od towarów i usług,
• innych podmiotów niż osoby fizyczne, osoby prawne czy jednostki organizacyjne, które w świetle ustaw podatkowych są podatnikami,
• płatników podatków,
• płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne,
• podmiotów wykonujących działalność nieewidencjonowaną.

Wyżej wymienione formy prowadzenia działalności mają obowiązek posługiwania się numerem NIP przy składaniu deklaracji, zeznań podatkowych, a także podczas dokonywania płatności podatków.

Warto pamiętać, że zarówno numer NIP jak i REGON są niezbędne do dokonania takich czynności formalnych jak założenie czy też zmiana konta bankowego. Każdy bank wymaga podania tych numerów celem identyfikacji firmy. Ze względu na możliwość skorzystania z elektronicznych systemów informacyjnych, nie ma jednak konieczności dostarczania do banku zaświadczenia o nadaniu tych numerów.

Baza REGON – co warto o niej wiedzieć?

Baza REGON to nic innego jak rejestr przedsiębiorstw, z którego skorzystać może każdy. Dzięki niemu można wyszukać wszystkie ważne informacje na temat firmy. Dane te są ogólnodostępne. Aby wyszukać informację o danym przedsiębiorstwie, należy wejść na stronę Głównego Urzędu Statystycznego i skorzystać z dostępnej tam wyszukiwarki REGON. W wyszukiwarce należy wpisać przynajmniej jeden identyfikator firmy – numer NIP, REGON lub KRS. Po wyszukaniu zostaną wyświetlone wszystkie informacje o danym przedsiębiorstwie.

Wyświetlony tam formularz jest także oficjalnym potwierdzeniem nadania numeru REGON. Jeżeli jednak potrzebujesz zaświadczenia o nadaniu numeru REGON, możesz zwrócić się w tym celu do lokalnego wydziału Głównego Urzędu Statystycznego. Takie zaświadczenie wydawane jest na żądanie w ciągu siedmiu dni i jest ono bezpłatne.

Wyszukiwarka REGON to nie jedyne narzędzie dostępne online, za pomocą którego można sprawdzić dane o konkretnym przedsiębiorcy. Innym rozwiązaniem jest wykaz podatników VAT, określany też jako biała lista podatników VAT. Jest to wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, który pozwala sprawdzić szczegółowe informacje o firmie za pomocą numeru konta, numeru NIP, numeru REGON lub nazwy podmiotu.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość