Refundacja okularów przez pracodawcę – co warto wiedzieć?

2024-11-20

Wielu pracowników nie ma świadomości, że za zakup okularów, z których korzystają podczas pracy przy komputerze, mogą otrzymać częściowy zwrot kosztów. Jednak refundacja okularów przez pracodawcę zależy od wielu czynników. Jakich? Dowiedz się z artykułu!

Refundacja okularów przez pracodawcę – procedura i warunki

Na jakich warunkach powinna mieć miejsce refundacja okularów przez pracodawcę? Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nakazuje, że jeżeli w wyniku badań okulistycznych wykonanych jako część profilaktycznej opieki zdrowotnej stwierdzona zostanie konieczność korzystania z okularów korekcyjnych podczas pracy, pracodawca ma obowiązek ich zapewnienia (par. 8 ust. 2). Dotyczy to sytuacji, gdy pracownik przez co najmniej połowę etatu pracuje przy komputerze.

Ten zapis to jednak nie tylko oficjalny wymóg, ale też sposób na podkreślenie troski o zdrowie i komfort pracowników. W wielu przypadkach – szczególnie tam, gdzie praca wymaga długotrwałego skupiania wzroku na ekranie komputera – okulary korekcyjne mogą znacząco poprawić jakość życia zawodowego i prywatnego pracownika.

Co ważne, każda firma może ustalić własne zasady refundacji kosztów okularów. Najczęściej spotykane warunki to:

• limit kwotowy: pracodawca zazwyczaj określa maksymalną kwotę, jaką jest gotów zwrócić. Kwota ta może pokrywać całość lub część kosztów zakupu okularów;
• wybór dostawcy: pracodawcy często mają umowy z określonymi salonami optycznymi, co może wpływać na wybór miejsca zakupu okularów.

Warto zauważyć, że refundacja na okulary od pracodawcy w 2024 uległa sporej zmianie. Do tej pory częstotliwość zwrotu kosztów była ustalana przez firmę w wewnętrznym regulaminie, a więc w jednej organizacji pracownik mógł wnioskować i zwrot kosztów za zakup okularów co roku, a w innej np. raz na pięć lat. Jednak od tego roku pracodawca nie może ograniczać praw pracownika w tej materii i musi zapewnić mu odpowiednie okulary lub soczewki kontaktowe każdorazowo, gdy jego wada wzroku się zmieni (zgodnie z zaleceniami lekarskimi).

Jeżeli więc pracownik zauważy pogorszenie swojego wzroku przed upływem czasu przewidzianego na kolejne badanie, powinien to niezwłocznie zgłosić pracodawcy. W odpowiedzi, pracodawca ma obowiązek skierować go na dodatkowe badania okulistyczne. W przypadku stwierdzenia przez lekarza zmiany w wadzie wzroku pracownika – czy to jej nasilenia, czy zmniejszenia – na podstawie wydanego zaświadczenia lekarskiego, pracodawca jest zobowiązany do sfinansowania kolejnej pary okularów lub soczewek, bez względu na to, ile czasu minęło od ostatniej refundacji.

Regulamin refundacji okularów przez pracodawcę – kluczowe zapisy

Ustawodawstwo nie definiuje dokładnie, w jaki sposób pracodawca powinien dostarczać pracownikom okulary korekcyjne, ani nie ustala zasad i terminów zgłaszania przez nich wniosków o potencjalny zwrot kosztów zakupu, jego zakres czy kwoty.

Nie ma też podstawy prawnej na temat tego, jak często i w jakich okolicznościach należy okulary wymieniać. W związku z tym pracodawca powinien szczegółowo opisać te kwestie w dokumentach wewnętrznych, takich jak regulamin czy zarządzenie. Dobrze jest przeprowadzić konsultacje księgowe w celu ustalenia zwrotu kwot za okulary oraz terminów.

Regulamin refundacji okularów przez pracodawcę powinien być skonstruowany jasno i przejrzyście, aby każdy pracownik mógł łatwo zrozumieć swoje prawa oraz obowiązki. Kluczowe zapisy w regulaminie nie tylko definiują warunki i zakres refundacji, ale również chronią interesy zarówno pracownika, jak i pracodawcy.

Na wstępie dokument powinien określać, kto dokładnie kwalifikuje się do skorzystania z refundacji. Czy dotyczy to wszystkich pracowników firmy, czy tylko tych na określonych stanowiskach? Ważne jest, aby jasno zdefiniować, jakie kryteria musi spełniać pracownik, aby móc ubiegać się o zwrot kosztów zakupu okularów, np. czy wymagane będzie zaświadczenie od okulisty potwierdzające potrzebę noszenia okularów korekcyjnych?

Następnie, regulamin powinien szczegółowo opisać proces aplikacyjny od momentu zgłoszenia potrzeby po zakup okularów, po rozliczenie kosztów. Kluczowe jest, aby pracownik wiedział:

• jakie dokumenty musi zgromadzić,
• gdzie i w jakim terminie je złożyć,
• jakie dokumenty będą akceptowane jako dowód zakupu — czy wystarczy zwykły paragon, czy potrzebna będzie faktura VAT. Faktura pro forma z pewnością nie wystarczy.

Pracownik musi także wiedzieć:

• czy firma zwróci pełną wartość zakupionych okularów, czy tylko określoną część,
• czy refundacja będzie dotyczyć wyłącznie szkieł, a może też oprawek.

Dodatkowo wewnętrzny regulamin może określać, czy pracodawca współpracuje z konkretnymi salonami optycznymi, co może umożliwiać lepsze warunki cenowe lub uproszczone procedury rozliczeniowe. Może to być wygodne rozwiązanie zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika, ale należy zadbać, aby pracownicy mieli możliwość wyboru spośród kilku opcji, aby mogli znaleźć ofertę najlepiej odpowiadającą ich indywidualnym potrzebom.

Na koniec, regulamin powinien zawierać zapisy dotyczące postępowania w przypadku sporów lub niejasności związanych z procesem refundacji. Określenie odpowiednich procedur reklamacyjnych i sposobów ich rozpatrywania jest niezbędne, aby każdy pracownik czuł, że jego prawa są chronione oraz szanowane.

Najczęściej zwrot kosztów za zakup okularów wysyłany jest z rachunku bankowego pracodawcy. Zmiana konta firmowego wiąże się z aktualizacją wewnętrznego regulaminu.

Okulary na koszt pracodawcy – jak skorzystać?

Jak wspominaliśmy, refundacja okularów przez pracodawcę jest najczęściej powiązana z pracą przy monitorze komputerowym. Jeśli pracownik zauważy u siebie pogorszenie wzroku lub odczuwa dyskomfort podczas patrzenia na ekran, pierwszym krokiem powinno być skonsultowanie się z przełożonym lub działem HR w swojej firmie. Jest to ważne, ponieważ niektóre organizacje mogą wymagać formalnego zgłoszenia potrzeby przeprowadzenia badań okulistycznych.

Kolejny krok to właśnie badanie wzroku. Pracodawcy często współpracują z określonymi klinikami, co ułatwia pracownikom dostęp do profesjonalnych usług. Jeśli wyniki badań wskazują na potrzebę noszenia okularów korekcyjnych czy zmiany dotychczasowych szkieł, zwykle wymagane jest przedstawienie odpowiedniej dokumentacji od specjalisty. Ta dokumentacja to fundament wniosku o refundację kosztów zakupu okularów.

Po uzyskaniu wymaganych dokumentów pracownik musi dokonać zakupu okularów. W tym miejscu warto zaznaczyć, że niektóre firmy mogą określać, gdzie pracownicy powinni dokonywać zakupu – mogą to być konkretne salony optyczne, z którymi pracodawca ma podpisane umowy. To z kolei może wpłynąć na czas i sposób rozliczeń.

Gdy okulary zostaną zakupione, pracownik przedkłada faktury oraz inne wymagane dokumenty do działu HR lub innego wyznaczonego działu w firmie. Na tym etapie pracodawca sprawdza zgodność poniesionych kosztów z ustalonymi limitami refundacji i inne szczegóły, które zostały wcześniej określone w regulaminie.

Warto podkreślić, że cały proces powinien być transparentny i zrozumiały dla pracownika. Dobrze przygotowany regulamin czy instrukcja, która krok po kroku opisuje, jak należy postępować w przypadku chęci skorzystania z refundacji, jest nie tylko wyrazem profesjonalizmu, ale także troski o dobrostan zespołu.

Refundacja soczewek kontaktowych przez pracodawcę – co trzeba wiedzieć?

Ostatnia aktualizacja wspomnianego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej miała miejsce 17 listopada 2023 roku i przyniosła rozszerzenie zakresu ochrony. Teraz obejmuje ona nie tylko dofinansowanie zakupu okularów korekcyjnych, ale również szkieł kontaktowych. Zmiana ta podkreśla wagę profilaktycznej opieki zdrowotnej oraz dostosowywania miejsca pracy do indywidualnych potrzeb zatrudnionych osób.

Podobnie jak w przypadku okularów korekcyjnych, refundacja soczewek kontaktowych przez pracodawcę przysługuje osobom, które:

• pracują na podstawie umowy o pracę,
• wykorzystują monitor komputerowy przez minimum cztery godziny każdego dnia,
• posiadają odpowiednie zaświadczenie od lekarza medycyny pracy.

W nowej wersji ustawy nie znalazły się jednak informacje, jaka jest minimalna czy maksymalna kwota dofinansowania. Co ważne, pracownik nie ma możliwości ubiegania się o refundację zarówno na okulary, jak i soczewki, np. jeśli używa ich na zmianę. Jednocześnie pracodawca nie może dyktować pracownikowi, którą opcję powinien wybrać.

Korzyści dla pracowników z refundacji okularów przez pracodawcę

Korzyści z refundacji okularów są wielowymiarowe. Przede wszystkim to znaczna poprawa komfortu pracy. Okulary korekcyjne, dostosowane do indywidualnych potrzeb pracownika, mogą znacząco zmniejszyć zmęczenie wzroku, które jest efektem wielogodzinnego wpatrywania się w monitory komputerów. Skutkuje to mniejszą liczbą bólów głowy, lepszą koncentracją i ogólną wydajnością pracy.

Refundacja okularów to też sygnał dla pracowników, że ich dobrostan jest dla firmy priorytetem. Troska o zdrowie wzroku może być odbierana jako część szerszej polityki firmy dotyczącej zdrowia i bezpieczeństwa. To z kolei może przekładać się na lojalność – pracownicy, którzy odczuwają wsparcie ze strony pracodawcy, często są bardziej zaangażowani w swoje obowiązki.

Okulary korekcyjne nie należą do najtańszych, a ich zakup może być znaczącym obciążeniem dla budżetu domowego. Dlatego dofinansowanie ich zakupu przez pracodawcę odciąża finanse pracowników, co jest szczególnie ważne w czasach, gdy koszty życia nieustannie rosną.

Nie można również zapominać o aspekcie prawnym i etycznym. Odpowiednie warunki pracy, do których zalicza się również zapewnienie ochrony wzroku, są częścią przepisów dotyczących BHP. Pracodawcy, realizując politykę refundacji okularów, nie tylko zabezpieczają się przed potencjalnymi roszczeniami prawnymi, ale także podnoszą standardy etyczne swojej działalności.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość