Refaktura – co to? Jak ją wystawić??

2024-05-15

Wystawianie faktur to czynność, z którą często wiąże się prowadzenie własnej działalności. Czasami jednak zdarza się, że początkowo wystawiona faktura nie pokrywa wszystkich kosztów, które przedsiębiorca poniósł na rzecz swojego kontrahenta.

Z tego artykułu dowiesz się między innymi:

• czym jest refaktura i kiedy można ją wystawić,
• w jaki sposób wystawić refakturę kosztów i co powinna zawierać,
• jak prezentuje się kwestia refaktury kosztów a VAT-u,
• w jaki sposób refakturować.

Refaktura – definicja i zastosowanie

W gruncie rzeczy polskie prawo nie definiuje tego, czym właściwie jest refaktura. Podstawą prawną, którą można wziąć za podstawę jej funkcjonowania, jest ustawa o VAT, a dokładniej art. 8 ust. 2a. Mówi on o tym, że jeżeli podatnik dokona zakupu w swoim imieniu na rzecz innej osoby trzeciej, to kosztami za ten zakup, towar lub usługę, ponosi właśnie ta osoba. Wspomniany podatnik jest wtedy jedynie pośrednikiem całej transakcji.

Właśnie do regulacji takich kwestii służy refaktura. Co to właściwie jest? To po prostu faktura wyrównująca koszty. Proces refakturowania jest często wykorzystywany przez przedsiębiorców. Zwykle dotyczy usług, choć nie ma prawnych przeciwwskazań do tego, by refakturować także koszty zakupu towarów. Najczęściej z tego rozwiązania korzystają takie gałęzie gospodarki jak transport czy hotelarstwo.

Co więcej, opłaty za media również można refakturować. Co to znaczy? Jeżeli wynajmujesz lokal, na przykład biuro lub magazyn, rachunki za media będą wystawiane na Twoje nazwisko. Możesz je wtedy refakturować na swojego najemcę. Dzięki temu będziesz mieć stały wgląd w poziom zużycia, a Twój najemca będzie miał możliwość wliczenia opłaty w koszty prowadzenia firmy.

Jak wystawić refakturę kosztów?

Proces wystawiania refaktury właściwie niczym nie różni się od zwyczajnego fakturowania. Refaktura powinna zawierać te same dane, łącznie z kwotą, które zostały umieszczone na fakturze pierwotnej. Co ważne, podatnik nie może powiększyć kosztów o własną marżę np. za usługę pośrednictwa. Jakie jeszcze dane powinny znajdować się na refakturze?

• Data wystawienia,
• dane osobowe obu stron, podatnika i jego kontrahenta, wraz z adresami,
• NIP obu stron transakcji,
• kolejny numer seryjny faktury (w celu ułatwienia identyfikacji dokumentu),
• dokładne określenie nazwy usługi bądź towaru,
• wartość usługi lub towaru brutto i netto, a także wartość VAT,
• dokładnie określone daty dostawy usługi lub towaru, lub też data otrzymania faktycznej zapłaty, jeżeli nastąpiła ona przed wystawieniem faktury.

Warto także zaznaczyć, że w nagłówku dokumentu nadal wpisujemy „faktura”, a nie „refaktura”. W jaki sposób ją wystawić? Możesz skorzystać z usług księgowych, specjalnych programów, a ciekawym rozwiązaniem jest również krajowy system e-faktur.

Warto jednak wiedzieć, że nie w każdej sytuacji możesz wystawić refakturę. Taka metoda fakturowania nie sprawdzi się, kiedy:

1. usługa została w całości wykorzystana przez podatnika będącego pośrednikiem,
2. koszty mają charakter pomocniczy względem usługi podstawowej.

Refaktura a VAT – co należy wiedzieć?

Kwestią, która najczęściej zastanawia przedsiębiorców podczas wystawiania refaktury, jest rozliczenie podatku VAT. Jak się okazuje, podobnie jak sama definicja, tak i status podatkowy refaktury nie został jasno sprecyzowany w przepisach prawnych. W związku z tym przyjmuje się, że obowiązek podatkowy powstaje w tym przypadku na zasadach ogólnych. To znaczy, że zależny jest on od charakteru danej usługi czy towaru.

Kwestie te są zwykle rozpatrywane indywidualnie i często trudno jest konkretnie wskazać moment powstania obowiązku podatkowego. Zwykle przyjmuje się, że jest nim moment, w którym towar został dostarczony lub usługa wykonana. Nie jest to jednak kryterium, które sprawdza się w każdej sytuacji.

Co jednak z wysokością podatku VAT? Przyjęło się, że zwykle jest on takiej wysokości, jak podatek na fakturze początkowej. Jednak podatnicy, którzy nie są płatnikami VAT, mają prawo do zwolnienia z tego podatku.

Jak wygląda sytuacja w przypadku podatku dochodowego? Tutaj także nie ma dokładnych przepisów określonych przez prawo, więc zwykło się stosować zasady ogólne.

Praktyczne porady dotyczące refakturowania

Pytaniem, które często zaprząta głowy przedsiębiorców w związku z wystawianiem refaktur, jest kwestia rozliczenia z nich przychodu. Według litery prawa przychód powstaje w momencie wykonania usługi. Nie może być to jednak później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania za usługę wynagrodzenia – data sprzedaży a data wystawienia faktury nie zawsze muszą się pokrywać.

Sytuacja wygląda nieco inaczej, gdy strony transakcji ustaliły określony okres rozliczeniowy. W takim przypadku datą uzyskania przychodu będzie formalnie ostatni dzień wspomnianego okresu. Powinien on być jasno sprecyzowany na fakturze lub w umowie. Gdy jednak zdarzyło się tak, że usługa została opłacona wcześniej – wówczas ten dzień przyjmuje się za datę uzyskania przychodu. Warto mieć tego świadomość.

Z powodu tak wielu niejasności i braków konkretnych przepisów odnoszących się do refakturowania, często rodzi się wiele pytań i niepewności podczas tego procesu. Gdy nie jesteś do końca pewien, czy stosujesz właściwe przepisy prawa podatkowego, możesz ubiegać się o podatkową interpretację indywidualną, która odpowie na Twoje niepewności nie tylko względem refaktury. Co to znaczy i czym właściwie jest?

Podatkowa interpretacja indywidualna to pomoc ze strony Krajowej Informacji Skarbowej. Może dotyczyć zarówno stanów faktycznych, jak i zdarzeń, które dopiero masz w planach. Wniosek możesz złożyć przez internet, za pośrednictwem poczty lub osobiście. Co prawda na raport będziesz musiał poczekać nawet około 3 miesiące. Warto jednak upewnić się i zasięgnąć informacji u źródła.

Refakturowanie jest często bardzo przydatne i w niektórych sytuacjach warto z niego korzystać. Trzeba jednak znać wszelkie reguły rządzące tym procesem, by wszystkie formalności były zgodne z literą prawa. W przypadku wątpliwości dobrym pomysłem będzie zasięgnięcie porady u profesjonalistów z dziedziny prawa podatkowego.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość