Obowiązki pracodawcy – PIT-11 i IMIR a zamknięcie roku podatkowego

2025-01-15

Zamknięcie roku podatkowego to jeden z najważniejszych momentów nie tylko dla pracowników, ale i pracodawców. Do zadań tych drugich należy m.in. odpowiednie przygotowanie, wypełnienie i przekazanie deklaracji PIT-11. Pracodawcy muszą też sporządzić informacje związane z IMIR. Sprawdź więcej informacji na ten temat.

Obowiązki pracodawcy przy wydawaniu PIT-11 dla pracowników

PIT-11 to kluczowy dokument umożliwiający pracownikom rozliczenie rocznego podatku dochodowego. Warto w tym miejscu wspomnieć, jakie są obowiązki pracodawcy. PIT musi zostać udostępniony przed pracodawcę, aby pracownik mógł się z niego rozliczyć. Urząd skarbowy również musi go otrzymać.

PIT 11 od pracodawcy musi zostać przygotowany na podstawie danych dotyczących:

• dochodów pracownika,
• zaliczek na podatek,
• składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Pracodawca powinien dostarczyć PIT-11 elektronicznie. Jeśli nie dopełni terminów (o nich za chwilę), grożą mu poważne konsekwencje, takie jak np. kara finansowa. Poprawne i terminowe przekazanie deklaracji to obowiązek, który ma wpływ zarówno na rozliczenia pracowników, jak i na relacje z organami podatkowymi.

PIT-11 zamknięcie roku podatkowego – co pracodawca musi wiedzieć?

Wśród obowiązków pracodawcy związanych z PIT-11 jest dokładne wypełnienie formularza na podstawie rocznych danych. Jeśli pracodawca prześle deklarację tylko do urzędu skarbowego, a nie do pracownika, przy wypełnianiu deklaracji przychodów skorzystać można z rozliczeń dostępnych na portalu podatki.gov.pl.

Jeśli pracodawca nie wyśle PIT-11 do urzędu skarbowego, oszacować trzeba wartość przychodów otrzymanych w danym okresie rozliczeniowym w deklaracji PIT-37. Warto pamiętać również o tym, że:

• W deklaracji podatkowej otrzymanej od pracodawcy czasami pojawiają się błędy (np. w danych osobowych). Pracodawca powinien poinformować pracownika o nieprawidłowościach i nanieść poprawki do końca okresu rozliczeniowego.
• Niektóre błędy w PIT-11 wynikają z nieaktualnych danych pracownika, których nie zgłosił on pracodawcy. W tym przypadku pracownik musi zadbać o aktualizację danych osobowych.
• Czasami zdarza się, że PIT trafia do niewłaściwego urzędu skarbowego (np. przez zmianę miejsca zamieszkania pracownika). Wówczas pracodawca powinien poinformować o tym urząd skarbowy i poprosić o wysyłkę deklaracji do odpowiedniej jednostki.

Obowiązki pracodawcy IMIR – jakie informacje musi uwzględnić?

Nie są to wszystkie obowiązki pracodawcy. IMIR to kolejna kwestia warta poruszenia. Jest to poświadczenie zawierające informacje o odprowadzanych składkach. Pracodawca ma obowiązek przedstawić je osobom ubezpieczonym w zakładzie pracy. Dane przedstawione mogą być w formie miesięcznych raportów albo rocznego podsumowania. Terminem ostatecznego przekazania deklaracji ZUS IMIR pracownikom jest ostatni dzień lutego.

Informacje z IMIR pokrywać się muszą danymi w protokołach wysłanych do ZUS-u. Muszą też zawierać wytyczne ściśle określone przez prawo, m.in.:

• Imię i nazwisko oraz pesel ubezpieczonego.
• Wymiar czasu pracy.
• Zestawienie należnych składek na ubezpieczenie społeczne.
• Podstawę wymiaru i kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne.
• Dane dotyczące wypłaconego przychodu.
• Rodzaje i okresy przerw w opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne.
• Informacje o wypłaconych zasiłkach i wynagrodzeniu z tytułu niezdolności do pracy.
• Oświadczenie zgodności i podpis płatnika.

Jeśli dane z ZUS IMIR nie zgadzają się ze stanem rzeczywistym, pracownik może złożyć do pracodawcy protokół z prośbą o sprostowanie. Powinien również przekazać informację do ZUS-u.

Termin przekazania PIT-11 pracownikom – do kiedy pracodawca musi dostarczyć dokument?

Podatnicy zastanawiają się, do kiedy PIT-y dla pracowników zostaną im przekazane. Otóż nastąpi to nie później niż do końca lutego. Z kolei do urzędów skarbowych powinny zostać przekazane do końca stycznia. Pracodawca powinien dostarczyć PIT do podatnika do 28 lutego 2025 roku.

Płatnik powinien dokonać wysyłki elektronicznie. Druki przez Internet podpisywane będą kwalifikowanym podpisem (e-podpisem). Jeśli płatnik to osoba fizyczna, dokumenty podpisywane będą również przez dane uwierzytelniające. Wysyłka lub przekazanie druków płatnika w formie tradycyjnej (papierowej) do urzędu skarbowego nie jest możliwa.

PIT 11 – obowiązki pracodawcy. Jak poprawnie rozliczyć?

Wiesz już, do kiedy pracodawca musi dać PIT. Warto też jednak przypomnieć sobie, jak poprawnie się z niego rozliczyć. W formularzu PIT-11 wykazuje się dochody opodatkowane według skali 12% i 32%, od których wypłacający świadczenie musieli potrącać i odprowadzać zaliczki, a także składki na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne.

Jeśli otrzymałeś PIT-11, na jego podstawie musisz wypełnić zeznanie roczne PIT-37 lub PIT-36.  Do odpowiedniego z nich należy przenieść dane z PIT-11 – przychody, koszty uzyskania przychodów, dochody, zaliczki i składki. Wszystkie te informacje wylądować muszą w odpowiednich rubrykach o tym samym tytule. Należy pamiętać, aby nie przekroczyć odpowiednich limitów.

PIT-11 nie wysyła się do urzędu skarbowego, a jedynie opiera o informacje wykazane w nim przy rozliczeniu PIT-36 lub PIT-37 (te trzeba wysłać). PIT-y roczne oraz PIT-11 powinno się przechowywać przez minimum 5 lat.

Obowiązki pracodawcy PIT-11 oraz IMIR – ważne informacje

ZUS IMIR to poświadczenie, które zawiera informacje o odprowadzanych składkach na ubezpieczenie społeczne. Pracodawca ma obowiązek przedstawić je osobom ubezpieczonym w zakładzie pracy. Ten druk nie jest kierowany bezpośrednio do ZUS-u.

ZUS IMIR to dokument obowiązujący pomiędzy płatnikiem składek a ubezpieczonym. PIT obejmuje natomiast rozliczenie rocznego podatku od uzyskanych w roku poprzednim dochodów wnioskującego.

Jeśli pracodawca co miesiąc raportował o odprowadzanych składkach, wówczas nie ma obowiązku wydawania deklaracji ZUS IMIR ubezpieczonym. Nie ma też takiego obowiązku, gdy pracownik w ciągu roku opłacane miał tylko składki zdrowotne.

Warto pamiętać o tym, że…

Jeżeli z pracownikiem rozwiązano umowę o pracę w trakcie roku, może on wystąpić o wydanie PIT-11 i wtedy trzeba wysłać informację w ciągu 14 dni. Jeżeli pracownik nie złoży takiego wniosku, PIT-11 wysyłany jest w zwykłym terminie, czyli do końca lutego następnego roku

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość