Obowiązek zapłaty zaliczki na podatek od pensji pracownika
2023-07-10
Zatrudnienie pracownika wiąże się z możliwością skalowania działań firmy, co w efekcie może przynieść większe zyski. Wiąże się jednak również z nowymi, dodatkowymi obowiązkami dla pracodawcy. Oczywiście, nie musi ich realizować osobiście. Może od tego celu zatrudnić pracownika księgowości lub działu kadr. Chodzi bowiem o obowiązek rozliczenia i opłacenia zaliczek na podatek dochodowy liczonych od pensji pracownika.
Kiedy powstaje obowiązek naliczania zaliczki na podatek dochodowy od pensji pracownika?
Obowiązek naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od pensji pracownika powstaje w momencie zatrudnienia. I nie ma tu znaczenia, czy jest to zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, umowę zlecenie czy umowę o dzieło. W każdym z tych przypadków pracownik otrzymuje wynagrodzenie, które obciążone jest podatkiem dochodowym. Oznacza to, że na koniec miesiąca, przy wyliczaniu pensji dla pracownika, należy rozliczyć również wysokość zaliczki na podatek dochodowy i w terminie wpłacić tę zaliczkę do urzędu skarbowego.
Kto płaci zaliczkę na podatek dochodowy?
Ordynacja podatkowa, w artykule 8 jednoznacznie wskazuje, że płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy jest osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna, która nie posiada osobowości prawnej. Innymi słowy, płatnikiem zaliczek na podatek dochodowy jest pracodawca.
Do kiedy należy zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy?
Obowiązek zapłacenia zaliczki na podatek dochodowy wskazuje również termin, do którego zaliczka ta powinna zostać uiszczona. Otóż, zgodnie z przepisami, pracodawca musi rozliczyć się z urzędem skarbowym z zaliczek do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego zaliczki dotyczą. Oznacza to, że zaliczki za pensje wypłacone w styczniu muszą zostać wpłacone do 20 lutego.
Konsekwencje niewywiązywania się z obowiązku odprowadzania zaliczek na podatek dochodowy
Przepisy Ordynacji podatkowej informują, że pracodawca jest odpowiedzialny nie tylko za zaliczki odprowadzone, ale również za te niepobrane oraz pobrane, ale nie wpłacone. Co to oznacza? Przedsiębiorca, który jest pracodawcą za zaliczki niepobrane lub niewpłacone odpowiada całym swoim majątkiem. Dodatkowo warto wiedzieć, że takie działania uznawane są za czyny zabronione, a co za tym idzie podlegają odpowiedzialności karnej skarbowej.
Kodeks karny skarbowy przewiduje karę grzywny w wysokości 720 stawek dziennych lub karę pozbawienia wolności do lat 3. W skrajnych sytuacjach na płatnika mogą zostać nałożone obydwie te kary. Dotyczy to niedokonywania terminowej wpłaty zaliczek na podatek dochodowy.
Jeżeli natomiast pracodawca w ogóle nie pobiera zaliczek na podatek dochodowy lub pobiera je w mniejszej wysokości niż powinien, wówczas musi się liczyć z karą grzywny w wysokości 720 stawek dziennych lub 2 lat pozbawienia wolności.
Kar tych można jednak uniknąć. Jeżeli bowiem przed rozpoczęciem postępowania karno skarbowego pracodawca wpłaci wszystkie należne zaliczki z góry, wówczas żadna z tych kar nie zostanie wobec niego zastosowana, nawet jeżeli dotychczas nie wywiązywał się ze swojego obowiązku.
Jak widać, pracodawca ma obowiązek rozliczyć, pobrać i odprowadzić zaliczki na podatek dochodowy od swoich pracowników. Wcześniej wspomniano, że nie musi tego robić osobiście. Może skorzystać z pomocy księgowego lub zewnętrznej firmy księgowej, która prowadzi dla niego rozliczenia. Ważne jednak, by zaliczki zostały prawidłowo rozliczone i w terminie wpłacone do właściwego urzędu skarbowego.
Zespół Ekspertów ING Księgowość