Jakich danych osobowych pracodawca może wymagać od kandydata i pracownika?

2023-11-27

Ochrona danych osobowych to kwestia, którą uregulowano w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku. Jakich danych może żądać pracodawca od kandydatów i pracowników po wprowadzeniu zmian w prawie?

 

Dane osobowe – co to takiego?

Jak mówi art. 4 pkt 1 RODO, danymi osobowymi nazywamy informacje na temat zidentyfikowanej – bądź możliwej do zidentyfikowania – osoby fizycznej. Zazwyczaj identyfikuje się ją w oparciu m.in. o:

• imię i nazwisko;
• numer identyfikacyjny;
• dane o lokalizacji;
• jeden z czynników określających fizyczną, psychiczną czy kulturową tożsamość.

Dane osobowe dzielą się na dane zwykłe, szczególne (wcześniej: wrażliwe) oraz te dotyczące wyroków skazujących i czynów zabronionych. Do pierwszych z nich zaliczamy m.in. imię, nazwisko, datę i miejsce urodzenia czy adres zamieszkania. Wśród danych szczególnych wymienia się z kolei m.in. pochodzenie rasowe, dane genetyczne, orientację seksualną czy przynależność do związków zawodowych.

 

Przetwarzanie danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych to operacja bądź zestaw operacji wykonywanych na tych danych zarówno z automatyzowany, jak i niezautomatyzowany sposób. Może to być gromadzenie, przechowywanie, porządkowanie, organizowanie, pobieranie, ujawnianie czy przeglądanie danych osobowych. Przepisy RODO gwarantują ich ochronę bez względu na technologię, która została wykorzystana w celu ich przetwarzania.

 

Jakich danych kandydata może wymagać pracodawca?

Podczas procesu rekrutacji pracodawca ma prawo zażądać tylko tych danych osobowych, które wymieniono w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. To dane dotyczące:

• imienia (imion) i nazwiska;
• daty urodzenia;
• wykształcenia i kwalifikacji zawodowych;
• przebiegu zatrudnienia;
• danych kontaktowych, które wskaże kandydat.

Jeżeli rekrutacja zakończy się zatrudnieniem danego kandydata, pracodawca może poprosić zatrudnioną osobę o podanie takich danych jak numer PESEL, numer rachunku płatniczego, adres zamieszkania czy dane członków najbliższej rodziny. Może on jednak wymagać ich wyłącznie w sytuacji, gdy pracownik korzysta ze szczególnych uprawnień.

 

Jakich danych kandydat nie musi podawać pracodawcy?

Pracodawca nie może wymagać od kandydata do pracy ani pracownika podawania danych, które wykraczają poza zakres wymieniony w art. 22(1) § 1 Kodeksu pracy. Mowa zwłaszcza o danych, które nie wiążą się bezpośrednio z zatrudnieniem w danej firmie – np. informacjach o:

• poglądach politycznych;
• wyznaniu;
• orientacji seksualnej;
• stanie cywilnym;
• planach dot. rodziny.

 

Dane osobowe pracownika z niepełnosprawnością

Kandydaci i pracownicy, którzy posiadają orzeczenie niepełnosprawności, nie są zobowiązani do informowania o tym pracodawcy podczas procesu rekrutacji. Jeśli więc sami nie wspomną w trakcie rozmowy o swojej niepełnosprawności, pracodawca nie może wymagać ich podawania. Jeżeli jednak kandydat poinformuje przełożonego o swoim stanie zdrowia, informacje te muszą być traktowane jako dane wrażliwe. Ich przetwarzanie jest bowiem całkowicie zabronione, o czym świadczy art. 9 RODO. Wyjątek stanowi sytuacja, w której kandydat bądź pracownik osobiście wyrazi zgodę na ich przetwarzanie. Jest to możliwe także w przypadku, gdy przetwarzanie wrażliwych danych o niepełnosprawności jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania przez pracodawcę szczególnych praw w dziedzinie prawa pracy, ochrony socjalnej oraz zabezpieczenia społecznego. Aby przełożony miał możliwość przetwarzania danych osobowych pracownika, warunki te muszą wystąpić razem.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość