Jak skutecznie zabezpieczyć swoją firmę przed oszustwami księgowymi?
2023-11-06
Oszustwa księgowe to coś, co może zdarzyć się w każdej firmie – zarówno dużej, jak i mniejszej. Mogą one doprowadzić nawet do całkowitej upadłości przedsiębiorstwa – to dlatego tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie firmy przed ewentualnymi nadużyciami. W jaki sposób można zapobiegać niechcianym przestępstwom księgowym?
Oszustwa księgowe – na czym polegają?
Mówiąc o oszustwach księgowych, mamy na myśli umyślne, niezgodne z prawem działania związanych z przedsiębiorstwem stron – np. pracowników czy klientów – które skutkują uzyskaniem nielegalnej przewagi, np. korzyściami materialnymi. Ich celem jest ukrycie prawdziwej sytuacji materialnej firmy. Przykładem takiego oszustwa może być zmiana zapisów księgowych, rejestrowanie transakcji, które nigdy się nie odbyły czy zawłaszczenie firmowego majątku.
Przyczyny oszustw księgowych
Istnieje wiele powodów, dla których dokonywane są oszustwa księgowe. Przedstawianie otoczeniu lepszego obrazu firmy i jej sytuacji finansowo-majątkowej wiąże się m.in. z chęcią pozyskania dodatkowych funduszy, przyciągnięcia kolejnych partnerów i inwestorów czy przekonania banku do udzielenia kredytu. Niekiedy jednak firmę przedstawia się w gorszym świetle, chcąc uzasadnić niewypłacalność czy częstą redukcję etatów. Powodem, dla którego do wiadomości publicznej podaje się negatywny obraz przedsiębiorstwa, może być także ukazanie nagłego, sporego rozwoju w przyszłości. Zdarza się, że ma to również na celu zaniżenie wartości przedsiębiorstwa w celu jego tańszego wykupu.
Audyt wewnętrzny
W celu zapobiegania oszustwom księgowym w firmie warto pamiętać o przeprowadzaniu tzw. audytu wewnętrznego. Ma on na celu wykrycie obszarów ryzyka oraz analizę skuteczności systemów kontroli stosowanych w danym przedsiębiorstwie. Współpraca z firmą, która dokonuje takich audytów, pozwala ocenić, czy w danej organizacji istnieje ryzyko popełnienia oszustwa. Audyt umożliwia także samo wychwycenie ewentualnego nadużycia lub przestępstwa, które mogłoby doprowadzić do problemów finansowych czy upadłości przedsiębiorstwa.
Zaufanie i współpraca w organizacji
Chcąc zapobiegać oszustwom księgowym ze strony pracowników firmy, warto już od początku budować w organizacji atmosferę pełną zaufania, odpowiedzialności oraz współpracy. Podobne wartości i cele osób zatrudnionych oraz poczucie wzajemnego zaufania pozwalają uniknąć przykrych sytuacji związanych z nadużyciami. Dobrze również, jeśli pensje pracowników nie zależą wyłącznie od wyników finansowych – wówczas ryzyko ich sfałszowania znacząco maleje.
Właściwe określenie obowiązków i odpowiedzialności
Aby przeciwdziałać oszustwom księgowym na terenie firmy, warto jasno określić pracownikom odpowiedzialność za powierzone im mienie oraz wykonywane obowiązki. Dobrym krokiem może być także taki podział zadań, aby dany projekt zawsze weryfikowało kilka osób. Wówczas, w razie ewentualnego oszustwa, znacznie łatwiej jest je wychwycić. Co więcej, przełożony oraz kierownictwo powinno kształtować w przedsiębiorstwie etyczne postawy i z góry uprzedzać o braku tolerancji dla nawet najmniejszych wychyleń.
Systematyczne inwentaryzacje
Czymś, co pozwala skutecznie zapobiegać i wykrywać oszustwa księgowe, są regularnie przeprowadzane inwentaryzacje – zarówno aktywów finansowych, jak i aktywów rzeczowych. Pozwalają one m.in. na kontrolę danych ewidencji księgowej oraz rozliczenie odpowiedzialności kierownictwa i pracowników.
Zespół Ekspertów ING Księgowość