Jak udokumentować zakup od osoby prywatnej?
2023-07-19
W toku prowadzonej działalności gospodarczej może się tak zdarzyć, że konieczne będzie przeprowadzenie transakcji zakupu z osobą prywatną. O ile udokumentowanie takiego zdarzenia z drugim przedsiębiorcą jest proste, o tyle w przypadku osoby prywatnej mogą pojawić się pewne przeszkody. Zobacz, jak wybrnąć z takiej sytuacji.
Dowody zakupu
Przepisy jednoznacznie wskazują, że dowodem księgowym może być dokument, który potwierdza przeprowadzenie transakcji z konkretnym podmiotem lub osobą. Oczywiście faktura, rachunek czy paragon to najbardziej oczywiste rodzaje tego rodzaju dowodów. O ile jednak w relacji z innym przedsiębiorcą ich uzyskanie nie stanowi żadnego problemu, o tyle osoba prywatna nie wystawi ani rachunku, ani paragonu ani faktury.
Dowód wewnętrzny jako dowód zakupu?
Przepisy dopuszczają samodzielne przygotowywanie dokumentów księgowych. Są to tak zwane dowody wewnętrzne. To dokumenty, które przedsiębiorca wystawia samodzielnie.
Dowody wewnętrzne mogą być wystawiane na przykład wtedy, gdy przedsiębiorca notuje zbiorczo przeprowadzone transakcje z danego dnia i zapisuje je w księdze przychodów i rozchodów. Przepisy pozwalają na takie rozwiązanie. Wtedy wszystkie transakcje sprzedaży i wszystkie transakcje zakupu są sumowane z dnia i przedsiębiorca tworzy dowód wewnętrzny zakupów i dowód sprzedaży. Księguje wówczas tylko dwie pozycje z dnia. Jedną sprzedaży i jedną zakupu i na tej podstawie prowadzi dalsze rozliczenia.
Taki dowód wewnętrzny jednak nie może stanowić podstawy do zaksięgowania zakupów u osoby prywatnej. Dlaczego? Przepisy jednoznacznie wskazują, w jakich sytuacjach, poza opisanymi, przedsiębiorca może posłużyć się dowodem wewnętrznym.
I tak, dowód wewnętrzny można zastosować, jako dowód zakupu jedynie w przypadku:
- Zakupów bezpośrednio od krajowego producenta lub hodowcy, przy czym sprzedawany przez niego towar nie może być przerobiony sposobem przemysłowym lub przerobiony, ale jedynie za pomocą kiszenia, w procesie przetwórstwa mleka, uboju zwierząt rzeźnych lub na drodze obróbki poubojowej zwierząt rzeźnych.
- Zakupu w jednostkach handlu detalicznego materiałów pomocniczych.
- Zakupu od ludności surowców roślin zielarskich, ziół dziko rosnących leśnych, jagód, owoców leśnych i grzybów leśnych.
- Zakupu od ludności odpadów poużytkowych, które stanowią surowce wtórne, z wyłączeniem zakupu metali nieżelaznych oraz przeznaczonych na złom samochodów oraz ich części.
Jak widać, katalog produktów, które mogą zostać udokumentowane za pomocą dowodu wewnętrznego nie jest duży. Jakie więc jest rozwiązanie w przypadku zakupu od osoby fizycznej towaru, który nie znajduje się na powyższej liście?
Umowa sprzedaży stanowi dowód zakupu
Okazuje się, że proste rozwiązania są najlepsze. Wystarczy sporządzić umowę sprzedaży danego towaru i już problem jest rozwiązany. Żeby jednak taka umowa spełniła warunki dowodu księgowego, trzeba pamiętać, że powinna ona zawierać istotne dane, które pozwalają zidentyfikować sprzedawcę, nabywcę oraz przedmiot umowy i jego wartość.
Dlatego w treści umowy powinny znaleźć się najistotniejsze dane sprzedawcy, dane nabywcy, datę sporządzenia dokumentu oraz datę dokonania zakupu, jeżeli różni się on od daty sporządzenia umowy. Ponadto, w treści umowy musi znaleźć się zapis dotyczący przedmiotu operacji gospodarczej, jego wartość i ilość (w sztukach lub jednostkach miary lub wagi). Umowa powinna być podpisana zarówno przez sprzedawcę, jak i nabywcę.
Dobrze też zadbać o to, by umowa została przygotowana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, a każda ze stron miała dla siebie jeden egzemplarz. Na tej podstawie przedsiębiorca dokona wpisu do swojej ewidencji (do ewidencji sprzedaży lub księgi przychodów i rozchodów). Na koniec miesiąca na umowę należy nanieść numer z księgi (numer porządkowy operacji) i włączyć umowę do dowodów księgowych.
Jak widać, zakup towarów od osoby fizycznej jest możliwy. Mimo tego, że nie wystawi ona ani paragonu, ani faktury czy rachunku, to nadal można taką transakcję poprawnie zaksięgować.
Zespół Ekspertów ING Księgowość