Jak prowadzić ewidencję zwrotów towarów na kasie fiskalnej?
2023-07-24
Obowiązek rejestrowania transakcji na kasie fiskalnej dotyczy coraz większej liczby branż, niemalże wszystkich. Oznacza to, że przedsiębiorcy są zobowiązani nie tylko do rejestrowania w ten sposób wszystkich towarów, które trafiły do klientów, ale również tych, które klienci z jakichś powodów zwrócili. Jak to zrobić? W jaki sposób prowadzić ewidencję zwrotów towarów na kasie fiskalnej? Zobacz nasz poradnik i nie martw się więcej tym tematem.
Ewidencja zwrotów towarów
Sposób prowadzenia ewidencji zwrotów towarów został dość precyzyjnie opisany i wyjaśniony. Warto wiedzieć, że należy go prowadzić zgodnie z wytycznymi. W przeciwnym razie urząd skarbowy może zakwestionować zwroty, a tym samym nałożyć dodatkowy podatek na przedsiębiorcę.
I tak, zgodnie z przepisami, ewidencja zwrotu towarów powinna być przypisana do konkretnego podmiotu, który prowadzi sprzedaż. Można ją prowadzić w formie zeszytu, ale musi być on jednoznacznie podpisany tytułem (np. Zeszyt zwrotów towarów) oraz nazwą podmiotu, który te zwroty przyjął (nazwa firmy, imię i nazwisko przedsiębiorcy, NIP). Ważne też, by zeszyt zawierał numer ewidencyjny kasy, której te zwroty dotyczą.
Jakie informacje muszą się znaleźć w ewidencji zwrotów towarów?
Wytyczne dotyczące prowadzenia ewidencji zwrotów towarów zostały zgromadzone w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas fiskalnych. Paragraf 3, ustęp 4 tego dokumentu wskazuje, że ewidencja zwrotów towarów i uznanych reklamacji powinna zawierać:
- Datę sprzedaży towaru;
- Nazwę towaru lub usługi, która pozwala na jednoznaczną identyfikację zwrotu, ewentualnie dodatkowy opis uzupełniający, który na taką identyfikację pozwala;
- Termin dokonania zwrotu lub reklamacji;
- Wartość brutto zwracanego towaru lub usługi;
- Wartość podatku, w przypadku zwracania całości kwoty;
- Wartość zwrotu brutto w przypadku zwracania części należności z tytułu sprzedaży;
- Odpowiednią część wartości podatku, proporcjonalną do części zwrotu;
- Dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży; jeżeli tym dokumentem jest paragon lub faktura elektroniczna, to należy zamieścić numer tego paragonu lub faktury oraz numer unikatowy;
- Protokół przyjęcia zwrotu towaru lub uwzględnienia reklamacji podpisany przez sprzedawcę i nabywcę lub notatkę służbową lub protokół z nabycia sprawdzającego.
Dodatkowo warto pamiętać, że musi być przygotowany protokół zwrotu towaru, do którego dołączony jest paragon sprzedaży. Kwotę zwrotu należy zaksięgować w KPiR ze znakiem ujemnym.
Z uwagi na to, że konieczne jest dołączenie do zwrotu dowodu zakupu (paragonu lub faktury), czy można zatem dokonać zwrotu towaru bez paragonu?
Zwrot towaru bez paragonu
Otóż, okazuje się, że zgodnie z przepisami zwrot towaru musi się odbyć na podstawie dowodu zakupu, ale nie precyzuje, jak ten dowód ma wyglądać. Co to w praktyce oznacza? Dowodem dokonania zakupu może być nie tylko paragon czy faktura. W tej roli sprawdzi się również karta gwarancyjna wystawiona przez sprzedawcę, potwierdzenie płatności z karty płatniczej, dowód przelewu, wyciąg z konta bankowego, umowa między stronami czy potwierdzenie transakcji.
Zgodnie z przepisami dowodem zakupu, który musi być dołączony do protokołu zwrotu towaru jest kady dokument, który pozwala jednoznacznie potwierdzić zakup towaru od tego nabywcy. Wszystkie wymienione powyżej dokumenty spełniają te kryteria.
Dokonanie zwrotu towaru wymaga spełnienia określonych wymagań formalnych. Warto się ich trzymać, ponieważ zwrot towaru wpływa na należny podatek VAT (pomniejsza go) oraz wpływa na podatek dochodowy. Jeżeli zwrot towaru nie zostanie przeprowadzony zgodnie ze sztuką może zostać zakwestionowany w czasie kontroli, a to dla przedsiębiorcy może się wiązać z poważnymi problemami.
Zespół Ekspertów ING Księgowość