Faktura zaliczkowa – co to jest i kiedy należy ją wystawić?

2024-05-13

W wielu branżach istnieje zwyczaj pobierania zaliczek za towary lub usługi przed ich dostarczeniem czy wykonaniem. W takim wypadku wymagane jest wydanie faktury zaliczkowej. Co to jest, co zawiera i kiedy dokładnie ją wystawić? Oto wskazówki.

W artykule znajdziesz następujące informacje:

• czym jest faktura zaliczkowa,
• kiedy trzeba wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy nie jest to konieczne,
• jak wystawić fakturę zaliczkową,
• faktura zaliczkowa a faktura końcowa – czym się różnią.

Faktura zaliczkowa – co to jest?

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, wystawiany kupującemu po otrzymaniu od niego częściowej lub całkowitej zapłaty jeszcze przed rozpoczęciem usługi, lub sprzedaży (wydania towaru). Niezbędna jest także przed sfinalizowaniem wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość. Jest tu jednak pewien wyjątek – tego typu fakturowanie nie dotyczy sytuacji, w której podatnik wykorzystuje procedurę unijną dostaw towarów oraz świadczenia wybranych usług.

Faktura zaliczkowa dokumentuje przedpłaty, zaliczki oraz zadatki. Ma ważność prawną i podlega opodatkowaniu VAT. Jest do tego księgowana oraz powiązana z fakturą końcową. Wystawienie faktury zaliczkowej ma na celu m.in.:

• potwierdzenie otrzymania zaliczki od nabywcy – jest to zabezpieczenie dla obu stron transakcji,
• określenie końcowej wartości – na fakturze zaliczkowej zapisywane są informacje dotyczące łącznej wartości transakcji i wysokości otrzymanej zaliczki; dzięki temu można potem wystawić zgodną fakturę końcową,
• określenie warunków płatności – termin zapłaty pozostałej kwoty lub sposób jej rozliczenia, a także data, do której powinna zostać opłacona faktura zaliczkowa.

Co zawiera faktura zaliczkowa?

Ustawa o VAT określa, co powinna zawierać faktura zaliczkowa. Zgodnie z art. 106f, są to takie elementy jak:

• data wystawienia faktury zaliczkowej,
• numer kolejny, jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• podstawowe dane podatnika i nabywcy usługi lub towaru (imię i nazwisko/nazwa oraz adres),
• numery identyfikacji podatkowej,
• data otrzymania zaliczki (jeśli jest określona i inna niż data wystawienia faktury),
• inne dane dotyczące zamówienia (nazwa towaru lub usługi, cena jednostkowa netto oraz wartość brutto i ilość zamówionych towarów).
• wartość podatku (liczona według wzoru: kwota podatku = [wartość otrzymanej zaliczki x stawka podatki] / [100 + stawka podatku]).

Fakturę zaliczkową, zgodnie z Ustawą o VAT, można wystawić do 60 dni przed otrzymaniem przedpłaty. Warto jednak wiedzieć, że ta czynność nie powoduje jeszcze żadnych konsekwencji dotyczących podatku VAT czy dochodowego. Obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki lub wykonania usługi/realizacji dostawy towaru.

Faktura zaliczkowa – kiedy wystawić i jak?

Jeśli należność w formie zaliczki została już pobrana, przedsiębiorca musi wystawić fakturę zaliczkową (aktualnie można tego dokonać w KSeF, ale nie trzeba ) nie później, niż 15 dnia miesiąca następującego po tym, w którym otrzymano przedpłatę. Alternatywne rozwiązanie to faktura zaliczkowa przed otrzymaniem zaliczki. Jak było wspominane, można ją wystawić 60 dni przed otrzymaniem zadatku (do 2021 roku było to 30 dni).

Fakturę zaliczkową przygotowuje się w co najmniej dwóch egzemplarzach, tak samo jak wtedy, gdy wystawiany jest rachunek czy faktura VAT. Jeden z nich otrzymuje nabywca, a drugi przechowuje podatnik dokonujący sprzedaży. Faktury zaliczkowe można wystawiać w formie elektronicznej lub papierowej. Możesz też skorzystać np. z pomocy programu do fakturowania.

Faktura zaliczkowa – kiedy nie jest konieczna?

Przypadki, w których nie istnieje obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej, reguluje art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT. W tym wypadku nie powstaje obowiązek podatkowy na gruncie podatku VAT. Są to dostawy:

• energii cieplnej, chłodniczej, gazu przewodowego, elektrycznej,
• usług telekomunikacyjnych,
• usług powiązanych z uzdatnianiem i dostarczaniem wody przy pomocy sieci wodociągowych,
• usług najmu, leasingu oraz dzierżawy,
• usługi ochrony osób i mienia,
• usługi świadczenia obsługi prawnej/biurowej,
• towarów wewnątrzwspólnotowych.

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa

W kontekście rozliczeń transakcyjnych faktura zaliczkowa stanowi wstępne rozliczenie finansowe, natomiast faktura końcowa jest dokumentem kończącym cały proces sprzedaży. Jest wystawiana wtedy, gdy wcześniejsza zaliczka nie pokrywała całkowitej wartości zamówienia. Nie ma zatem potrzeby wystawiania faktury końcowej, jeśli wcześniej wydane faktury zaliczkowe obejmowały pełną kwotę za transakcję.

W sytuacji, gdy zaliczka nie pokrywa całkowitej wartości, faktura końcowa uwzględnia różnicę między pełną wartością a sumą zaliczek. Wartość towarów lub usług w fakturze końcowej jest zmniejszona o wartość już wpłaconych zaliczek, podobnie jak kwota podatku VAT jest pomniejszona o sumę podatku z faktur zaliczkowych.

Faktura zaliczkowa a VAT – ważne aspekty

Obowiązek podatkowy powstaje w momencie dokonania dostawy towarów lub realizacji usługi. Jest to ogólnie obowiązująca zasada, która ma jednak pewien wyjątek. W przypadku otrzymania zaliczki, obowiązek podatkowy powstaje od razu w momencie jej otrzymania. Jako przedsiębiorca, jeśli wystawisz fakturę zaliczkową, musisz ją wprowadzić do ksiąg rachunkowych oraz podatkowych jako przychód. Dzieje się tak nawet wtedy, gdy nabywca opłacił tylko część określonej kwoty.

Jako nabywca możesz zaliczyć fakturę zaliczkową do kosztów uzyskania przychodu, a następnie odliczyć zaliczkę od podatku dochodowego. Pamiętaj, że jest to możliwe tylko wtedy, gdy opłacony towar zostanie dostarczony, a usługa – wykonana.

Faktura zaliczkowa jest kluczowym elementem w procesie transakcji, gwarantującym transparentność i bezpieczeństwo obu stron. Jest to nie tylko narzędzie księgowe, ale również środek budujący zaufanie między sprzedawcą a nabywcą. Pamiętając o zasadach i wymogach prawnych dotyczących wystawiania tego rodzaju dokumentów, przedsiębiorcy mogą sprawnie zarządzać swoimi finansami oraz unikać nieporozumień związanych z płatnościami.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość