Faktura RR – czym jest i kto ją wystawia?
2024-10-08
Każdemu przedsiębiorcy może zdarzyć się sytuacja, w której dokona zakupów od rolnika ryczałtowego. Taki zakup powinien zostać udokumentowany poprzez wystawienie faktury zwanej fakturą RR. Faktura ta musi jednak spełniać wymagania określone konkretnie w przepisach polskiego prawa.
Z tego artykułu dowiesz się:
- kim jest rolnik ryczałtowy,
- co to jest faktura RR,
- kto ma obowiązek wystawienia faktury RR,
- co powinna zawierać faktura RR,
- jaka jest różnica między fakturą RR a klasyczną fakturą VAT,
- w jakiej formie należy wystawić fakturę RR.
Faktura RR – podstawowe informacje
Umowy sprzedaży towarów i świadczenia usług pomiędzy przedsiębiorcą a rolnikiem regulują odmienne zasady niż inne transakcje. Aby wytłumaczyć, czym jest faktura RR i w jakich okolicznościach się ją stosuje, warto zapoznać się bliżej z definicją rolnika ryczałtowego.
Definicja rolnika ryczałtowego znajduje się w art. 2 pkt 19 ustawy o podatku od towarów i usług. Należy przez nią rozumieć, że rolnikiem ryczałtowym jest rolnik dokonujący dostawy produktów rolnych lub świadczący usługi rolnicze, który korzysta ze zwolnienia z podatku VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3, z wyjątkiem rolnika obowiązanego na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Rolnik ryczałtowy korzysta ze zwolnienia przedmiotowego – jest on zwolniony z podatku VAT, co oznacza, że nie musi się rejestrować w urzędzie skarbowym jako czynny podatnik VAT. Nie ma więc obowiązku wystawiania faktur za dostawy towarów i świadczenia usług, a co za tym idzie – nie ma konieczności prowadzenia ewidencji.
Faktura RR – kto ją wystawia?
Faktura RR to rozwiązanie, które znajduje zastosowanie przy transakcji między przedsiębiorcą a rolnikiem ryczałtowym. Faktura VAT RR nie jest wystawiana przez rolnika, a przez drugą stronę transakcji – czyli nabywcę, który jest czynnym podatnikiem VAT. Wystawia się ją w dwóch egzemplarzach – jeden z nich otrzymuje rolnik, a druga faktura pozostaje w rękach nabywcy.
Bardzo ważne jest także oświadczenie, które rolnik ryczałtowy ma obowiązek dostarczyć przedsiębiorcy. Z takiego oświadczenia musi jasno wynikać, że rolnik spełnia warunki opisane w definicji rolnika ryczałtowego na dzień dokonania danej transakcji. Jeśli rolnik nie chce złożyć takiego oświadczenia, to nabywca traci uprawnienia do odliczenia kwoty zryczałtowanego podatku VAT z tej faktury.
Faktura VAT RR – znaczenie i zastosowanie
Aby faktura RR była skuteczna, powinna zawierać wszystkie podstawowe elementy. Oprócz danych takich jak imiona i nazwiska, numery NIP lub PESEL, data dokonania nabycia towaru i data wystawienia faktury, powinna zawierać też bardziej szczegółowe informacje na temat nabywanych towarów oraz usług. To z pewnością nazwy nabytych produktów, jednostka ich miary i ilość, cena jednostkowa oraz stawka zryczałtowanego zwrotu podatku. Należy także pamiętać o obowiązku podpisania oświadczenia przez rolnika.
Jeżeli w wystawionej fakturze VAT RR pojawią się błędy, to należy dokonać jej korekty. W tej sytuacji należy zastosować ogólne zasady wystawiania faktur korygujących, gdyż ustawodawca nie uregulował w żaden sposób zasad szczególnych dotyczących korekty faktur RR. Warto też wiedzieć, czy można anulować fakturę RR. Na zasadach ogólnych anulowanie faktury możliwe jest tylko w przypadku kiedy transakcja nie doszła w ogóle do skutku, a faktura nie trafiła jeszcze do obiegu prawnego.
Faktura RR a VAT – kluczowe różnice
Każdy rolnik sam decyduje o formie opodatkowania swoich usług. W każdym momencie może on zrezygnować z ryczałtowego rozliczania VAT i w zamian za to przejść na zasady ogólne. Co ważne, może tego dokonać nawet w trakcie trwania roku podatkowego. Wystarczy, że zarejestruje się on w swoim urzędzie skarbowym jako czynny podatnik VAT, czyli złoży w urzędzie zgłoszenie VAT-R. Zgłoszenia tego należy dokonać przed rozpoczęciem danego miesiąca kalendarzowego.
Jeżeli rolnik zdecyduje się na taki krok, to od momentu rejestracji traci on prawo do rozliczania się z kontrahentami na podstawie faktur RR. Oznacza to, że obowiązek wystawiania faktur VAT przechodzi z nabywcy na sprzedawcę. Oprócz wystawiania faktur z naliczonym należnym podatkiem, obowiązkiem rolnika stanie się także prowadzenie ewidencji sprzedaży i zakupów.
To rozwiązanie posiada też swoje zalety – daje rolnikowi możliwość pomniejszania podatku należnego o podatek naliczony przy zakupie towarów i usług. W tej sytuacji rolnik będzie mógł odliczać podatek VAT na podstawie faktur VAT dokumentujących zakupy dokonane przez niego i uwzględnione w ewidencji.
Faktura RR online – jak korzystać z elektronicznego systemu?
Warto wiedzieć, że faktura VAT RR może być także dostarczona rolnikowi w sposób elektroniczny. Taką fakturę należy wystawić, podpisać podpisem elektronicznym i przesłać do dostawcy. Co bardzo ważne – w tej sytuacji musi być ona opatrzona podpisem elektronicznym obu stron transakcji. Taką fakturę przesłaną w formie elektronicznej traktuje się powszechnie jako faktura VAT RR dostarczona w oryginale.
Wiele firm obecnie korzysta z możliwości, jakie daje krajowy system e-faktur. Jest to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Wdrożenie tego systemu nie jest jeszcze obowiązkowe, ale istnieje duże prawdopodobieństwo, że w ciągu kilku kolejnych lat krajowy system e-faktur całkowicie zastąpi dokumenty elektroniczne i papierowe.
Od 1 lipca 2024 roku w krajowym systemie e-faktur możliwe będzie wystawienie także faktury RR oraz jej ewentualnej korekty. Taki proces będzie jednak wymagał zgody rolnika ryczałtowego poprzez jego uwierzytelnienie w systemie e-faktur, a także złożenie przez niego oświadczenia o byciu rolnikiem ryczałtowym zwolnionym z VAT. Złożenie takiego oświadczenia jest równoznaczne z tym, że każda kolejna faktura RR online, a także jej korekta będzie musiała być wystawiona tylko i wyłącznie przez krajowy system e-faktur.
Zespół Ekspertów ING Księgowość