Faktura do paragonu wystawionego bez NIP

2022-08-29

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, fakturę do paragonu można wystawić tylko wtedy, gdy w czasie wystawiania paragonu został podany NIP przedsiębiorcy i na tym paragonie się on znajduje. Może się jednak zdarzyć tak, że sprzedawca przez pomyłkę nie wprowadzi NIPu nabywcy, a wówczas wystawienie faktury wiąże się z pewnymi problemami. Co zrobić w takiej sytuacji?

 

Paragon a faktura

Paragon wystawiany jest za pomocą kasy fiskalnej. Jej wdrożenie jest obowiązkiem większości przedsiębiorców, którzy prowadzą sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W ten sposób rejestrowane są wszystkie przeprowadzone transakcje. Jeżeli natomiast sprzedaż prowadzona jest dla innych przedsiębiorców, to jej dokumentowanie odbywa się za pomocą faktur sprzedażowych. Zdarza się jednak tak, że ten sam przedsiębiorca prowadzi sprzedaż zarówno na rzecz osób fizycznych, jak i przedsiębiorców. W takiej sytuacji jest zobligowany do tego, by wystawiać zarówno paragony, jak i faktury. Dlaczego? Paragon będzie dokumentował sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych, a faktura będzie dowodem dokonania sprzedaży na rzecz innego przedsiębiorcy.

 

Zasady wystawiania faktur do paragonów

Czasami zdarza się tak, że przedsiębiorca, który dokonuje zakupu, w pierwszej kolejności chce wyłącznie wystawienia paragonu, do którego potem zostanie wystawiona faktura, a on ją odbierze w późniejszym terminie.

 

Przed wprowadzeniem zmian, faktury mogły być wystawiane do dowolnego paragonu okazanego przez przedsiębiorcę. To prowadziło do wielu nadużyć. Przedsiębiorcy „zbierali” paragony i prosili o wystawienie do nich faktury. W ten sposób sztucznie generowali sobie koszty prowadzenia działalności i obniżali podstawę opodatkowania, a w konsekwencji również podatki.

 

Chcąc ukrócić ten proceder, ustawodawca wprowadził nową zasadę, jaką jest konieczność wprowadzenia numeru NIP przedsiębiorcy na paragonie, który ma się stać podstawą wystawienia faktury. Jeżeli więc przedsiębiorca nie posiada paragonu ze swoim numerem NIP nie może poprosić sprzedawcy o wystawienie do niego faktury.

 

Może się jednak zdarzyć tak, że sprzedawca przez pomyłkę nie wprowadzi NIP do paragonu, a sprzedaż zostanie zrealizowana faktycznie na rzecz przedsiębiorcy. Co zrobić w takiej sytuacji i czy da się ten problem rozwiązać?

 

Faktura do paragonu bez NIP

Dla zapewnienia realizacji nowego obowiązku, czyli podawania numeru NIP do paragonu, który ma się stać podstawą wystawienia faktury, ustawodawca wprowadził sankcje dla sprzedawcy i nabywcy za wystawienie faktury do paragonu bez NIP. Uznano, że tylko w ten sposób uda się wyegzekwować respektowanie nowych zasad.

 

Konsekwencje dla sprzedawcy

Jeżeli sprzedawca zdecyduje się na wystawienie faktury do paragonu bez NIP wówczas musi taką transakcję uwzględnić podwójnie w swoich rozliczeniach. Raz jej podstawą jest paragon bez NIP, a drugi raz faktura. To prowadzi do podwójnego opodatkowania podatkiem VAT. Nie musi natomiast rozliczać tej transakcji podwójnie w kontekście podatku dochodowego. Konsekwencje dotyczą więc wyłącznie podwójnego opodatkowania podatkiem VAT. Jest to forma ukarania sprzedawcy, który nie respektuje ustalonych przez ustawodawcę zasad.

 

Faktura na rzecz konsumenta

Jeżeli jednak o wystawienie faktury do paragonu bez NIP poprosi konsument, wówczas sprzedawca może to zrobić bez żadnych konsekwencji. Niektórzy konsumenci potrzebują faktur do uzyskania zwrotów lub rozliczeń ze zbiórek lub datków socjalnych. W takiej sytuacji muszą przedłożyć organom udzielającym finansowania faktury zakupowe, które dokumentują wydatki.

 

Sprzedawca ma obowiązek wystawić fakturę do paragonu dla osoby fizycznej w przeciągu trzech miesięcy od momentu zakończenia miesiąca, w którym paragon został wystawiony. Po upływie trzech miesięcy, wystawienie faktury jest wyłącznie dobrą wolą sprzedawcy.

 

Wystawienie faktury do paragonu bez NIP dla osoby prywatnej nie wiąże się z konsekwencjami. Trzeba jednak w dokumentacji zachować i paragon i fakturę – najlepiej połączone ze sobą, by można je było bez problemu zidentyfikować.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość