Ewidencjonowanie sprzedaży bez kasy rejestrującej
2022-03-14
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, nie wszystkie podmioty gospodarcze są zobowiązane do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej. Nie zwalnia to ich jednak z prowadzenia ewidencji sprzedaży w ogóle. Jak zatem odnotować transakcje, do których doszło, jeżeli kasa rejestrująca nie jest obowiązkiem? Oto najważniejsze informacje w tym temacie.
Ewidencjonowanie sprzedaży
W przypadku tych podmiotów, którym przysługuje prawo do zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kas rejestrujących i korzystających z tego prawa, dostępne są jeszcze dwa sposoby rejestrowania sprzedaży. To faktura i rachunek. Zdarza się jednak tak, że kontrahent nie chce ani rachunku, ani faktury.
Czy wobec takiej sytuacji przedsiębiorca i tak musi je wystawić? Czy jest może zwolniony z zarejestrowania takiej transakcji? Jak powinien postąpić?
Otóż, mimo tego, że kontrahent nie jest zainteresowany otrzymaniem dokumentu potwierdzającego dokonanie transakcji, sprzedawca nie jest zwolniony z jej ewidencjonowania. Jak powinien to zrobić?
Strategie są dwie. Wiele bowiem zależy od charakteru samej sprzedaży: czy jest to transakcja, która odbywa się stacjonarnie, czy przeciwnie – jest to sprzedaż wysyłkowa.
Te dwie sytuacje należy przeanalizować osobno.
Sprzedaż stacjonarna i jej ewidencjonowanie
W przypadku sprzedaży stacjonarnej lub wysyłkowej, ale z opcją płatności gotówkowych, przedsiębiorca ma obowiązek prowadzenia osobnej ewidencji dla sprzedaży bezrachunkowej (i bezfakturowej). Sam dokument powinien mieć postać broszury. Ma być na stałe spięty i umożliwiać prześledzenie dokonanych transakcji.
Przepisy nie określają jednoznacznie wzoru takiej ewidencji, ale wskazują na kilka elementów, które muszą się w niej obowiązkowo znaleźć.
Ewidencja sprzedaży stacjonarnej bezrachunkowej powinna mieć ponumerowane strony w kolejności oraz tabelę numeryczną, w której numerowane są kolejne pozycje. To właśnie pozwala na prześledzenie dokonanych transakcji w kolejności.
Dalej, po numeracji stron i numeracji pozycji powinna znaleźć się rubryka, w której przedsiębiorca odnotuje datę uzyskania przychodu.
Najlepiej zatem prowadzić taką ewidencję w formie tabeli, gdzie poszczególne kolumny będą odpowiadały elementom wymaganym przez ustawodawcę.
Po dacie uzyskania przychodu powinna znaleźć się kolumna z informacją na temat wartości przychodu brutto, a dalej miejsce na ewentualne uwagi. Na dole tabeli powinna znaleźć się rubryka, w której przedsiębiorca podsumowuje wartość przychodu uzyskanego w ciągu danego dnia.
W przypadku przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na odprowadzanie podatku VAT lub nie przysługuje im zwolnienie z podatku, konieczne jest również wprowadzenie do ewidencji kolumn, które pozwolą na prawidłowe opodatkowanie podatkiem VAT i ewidencjonowanie tych rozliczeń. Można więc wprowadzić kolumnę z wartością sprzedaży netto, stawką podatku VAT oraz kwotą podatku, jaka należna jest za poszczególne pozycje sprzedaży.
W takim przypadku na dole tabeli powinny się znaleźć też rubryki, w których podsumuje sprzedaż netto oraz należny podatek.
Ewidencja powinna być przechowywana w miejscu prowadzonej sprzedaży, a na koniec dnia przychód, który zostaje z niej uzyskany należy wprowadzić do Księgi Przychodów i Rozchodów, jako jedną pozycję. Z tego właśnie powodu konieczne jest podsumowanie wartości transakcji z danego dnia.
Sprzedaż wysyłkowa i ewidencja transakcji
Ustawodawca zdecydował, że podstawą do ewidencjonowania takiej sprzedaży mogą być wyciągi bankowe, które zawierają listę przeprowadzonych transakcji. Warunkiem jednak, by taki wyciąg uwzględnić jest możliwość jednoznacznego zidentyfikowania przelewu z transakcją. Niestety, nie zawsze jest to możliwe. Klienci nie zawsze wprowadzają poprawne tytuły przelewów, a dodatkowo, gdy przedsiębiorca korzysta z programów do płatności online, te tytuły modyfikuje sam program, co utrudnia identyfikację z konkretnym zdarzeniem gospodarczym.
Przedsiębiorca może wówczas prowadzić ewidencję, jak w przypadku sprzedaży stacjonarnej i dołączać ją do wyciągów. Coraz częściej stosowana jest też praktyka drukowania wyciągów z programu do płatności online. Nie jest to jednak dokument księgowy i jako taki nie musi być zaakceptowany przez organ podatkowy. Z uwagi na to, że ułatwia identyfikację organy podatkowe coraz częściej akceptują takie rozwiązanie. Trzeba jednak pamiętać, że nie jest to uregulowane żadnymi przepisami.
Jak widać, nieco inna strategia obowiązuje w przypadku sprzedaży wysyłkowej i stacjonarnej, choć w pewnych aspektach mogą się one pokrywać ze sobą.
Zespół Ekspertów ING Księgowość