Działalność nierejestrowana - kto może skorzystać i kiedy?
2025-03-17
Działalność nierejestrowana jest specjalną formą działalności gospodarczej, która pozwala osobom fizycznym na rozpoczęcie własnego biznesu bez konieczności rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to forma popularna zwłaszcza wśród osób, które dopiero zaczynają swoją przygodę w tym obszarze, lub oferują drobne czy okazyjne usługi. Co warto wiedzieć o działalności nierejestrowanej w 2025 roku i jakie warunki warto spełnić?
Korzyści płynące z tej formy prowadzenia firmy to m.in. brak obowiązku odprowadzania składek na ZUS, łatwość rozpoczęcia i zakończenia działalności, a także prostsze rozliczenia podatkowe. Trzeba jednak mieć na uwadze pewne ograniczenia dotyczące kwestii takich jak maksymalny poziom przychodów.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- kto może założyć działalność nierejestrowaną;
- ile można zarobić, prowadząc działalność nierejestrowaną w 2025 roku;
- jakie branże obejmuje działalność nierejestrowana;
- jak rozliczać przychody z tej formy działalności gospodarczej.
Jakie warunki trzeba spełnić, aby prowadzić działalność nierejestrowaną?
Nierejestrowana działalność gospodarcza to rozwiązanie przeznaczone dla osób, które chcą otworzyć swój własny biznes, ale nie mają obowiązku rejestracji w CEIDG i preferują prostszą formę prowadzenia firmy. Aby móc skorzystać z tej formy, należy spełnić kilka podstawowych warunków. Jednym z nich jest brak aktualnego wpisu w CEIDG – osoba, która chce oferować swoje towary lub usługi w ramach działalności nierejestrowanej, nie może być obecnie przedsiębiorcą. Jeśli dana osoba prowadziła wcześniej działalność gospodarczą, działalność nierejestrowana może być prowadzona dopiero po 5 latach (60 miesiącach) od wykreślenia wpisu z CEIDG.
Kolejny istotny czynnik to limit przychodów. Górna granica jest ustalana według płacy minimalnej w Polsce i wynosi 75% tej kwoty. Oznacza to, że działalność nierejestrowana w 2025 roku może być wykonywana przy przychodach wynoszących maksymalnie 3 499,50 zł miesięcznie. Gdy osoba prowadząca działalność nierejestrowaną przekroczy limit przychodu, jest zobowiązana do rejestracji firmy w CEIDG i rozpoczęcia płacenia składek ZUS w miesiącu przekroczenia limitu.
Działalność nierejestrowana wiąże się także z zakazem zatrudniania pracowników – co ważne, dotyczy to nie tylko samego stosunku pracy (umowy o pracę), lecz także umów zlecenia i umów o dzieło. Jest to forma działalności gospodarczej przeznaczona wyłącznie dla osób fizycznych prowadzonych biznes samodzielnie. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by osoba zatrudniona aktualnie na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej rozpoczęła własną działalność nierejestrowaną – podobnie jak w przypadku pełnoprawnej działalności gospodarczej. Dodatkowe ograniczenie w kwestii działalności nierejestrowanej dotyczy zakazu oferowania usług i towarów związanych z tzw. branżami regulowanymi lub wymagających koncesji, co obejmuje np. handel alkoholem lub bronią czy usługi energetyczne.
Ile można zarobić na działalności nierejestrowanej w 2025 roku?
Działalność nierejestrowana cieszy się popularnością zwłaszcza wśród osób prowadzących drobne biznesy, np. w branży usługowej czy rzemieślniczej. Aby móc działać zgodnie z prawem w tym obszarze, zawsze należy mieć na uwadze limit przychodu. Jak już wspominaliśmy, w skali miesiąca wynosi on w 2025 roku 3 499,50 zł. W ujęciu rocznym daje to zatem kwotę 41 994 zł. Prowadząc działalność nierejestrowaną, przekroczenie tego progu przy dalszym rozwijaniu biznesu wymaga rejestracji firmy w CEIDG.
Należy mieć na uwadze, że limit ten dotyczy przychodu, a nie zysku. Koszty nie mają zatem pod tym względem znaczenia – pod uwagę bierze się jedynie kwoty uzyskane od klientów za sprzedaż towarów lub świadczonych usług. Formalna rejestracja firmy po przekroczeniu progu oznacza również konieczność rozpoczęcia odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne oraz rozliczania podatków zgodnie z obowiązującymi zasadami. Czas na zarejestrowanie działalności gospodarczej wynosi 7 dni od momentu uzyskania przychodów przekraczającego miesięczny limit.
Jak ustalić limit przychodów, prowadząc działalność nierejestrowaną?
Co ważne, przy ustalaniu zgodności z limitem pod uwagę bierze się przychód należny – to kwota, która nie zawsze jest tożsama z faktycznym stanem finansów firmy. Przychód należny to określenie dotyczące wszystkich przychodów wynikających z wystawionych rachunków i faktur w danym miesiącu. Z uwagi na fakt, że terminy płatności mogą być różne, niekiedy limit przychodu zostaje przekroczony, zanim jeszcze klient zapłaci za towar lub usługę. Inaczej wygląda to w przypadku rozliczenia przychodu dla celów podatkowych: w zeznaniu rocznym PIT-36 uwzględnia się pieniądze, które faktycznie są otrzymane na przykład gotówką lub na konto osoby wykonującej działalność nierejestrowaną.
Podstawowym źródłem informacji potrzebnych do określenia aktualnego poziomu przychodów jest ewidencja sprzedaży. Każda osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest zobowiązana prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży – w sieci można znaleźć liczne wzory tego dokumentu, które pozwolą na łatwą obsługę bieżących działań w firmie.
Jakich branż nie obejmuje działalność nierejestrowana?
Przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej należy wziąć pod uwagę również ograniczenia dotyczące poszczególnych branż. Dotyczy to przede wszystkim sektorów o specjalnych regulacjach, w których wymagane są licencje, zezwolenia i koncesje. Przykłady takich branż w Polsce to m.in.:
- handel alkoholem, bronią i amunicją;
- działalność związana z obrotem lekami i produktami leczniczymi, w tym także produktami weterynaryjnymi;
- zbieranie i przetwarzanie odpadów;
- usługi detektywistyczne;
- organizowanie gier hazardowych;
- działalność górnicza i energetyczna.
Pełny wykaz branż działalności regulowanych jest zawarty w ustawie Prawo przedsiębiorców, której aktualna wersja została opracowana 6 marca 2018 roku. Należy mieć na uwadze, że wymagania w tym zakresie mogą się zmieniać wraz z nowelizacjami i pojawianiem się nowych przepisów. Szczegóły wraz z dodatkowymi informacjami są dostępne także w rządowym serwisie informacyjno-usługowym dla przedsiębiorców online (biznes.gov.pl). Powyższe branże obejmują przede wszystkim działalności, które podlegają dodatkowym wymogom prawnym lub mogą być potencjalnie szkodliwa bez odpowiednich ram regulacyjnych, przez co nie nadają się do działalności nierejestrowanej.
Jak rozliczać przychody z działalności nierejestrowanej?
Choć działalność nierejestrowana oznacza znacznie prostsze procedury i ograniczone formalności, kluczowym obowiązkiem osoby prowadzącej własny biznes wciąż pozostaje poprawne rozliczanie przychodów. Podstawowym obowiązkiem w tym zakresie jest prowadzenie uproszczonej ewidencji sprzedaży, która jest wymagana od wszystkich osób oferujących usługi i towary w ten sposób. Na jej podstawie można sporządzić dodatkowe dokumenty, takie jak książka przychodów i rozchodów, pozwalające lepiej kontrolować przepływ środków w firmie.
Aby poprawnie rozliczyć przychody z działalności nierejestrowanej, należy uwzględnić także obowiązki podatkowe wynikające zarówno z wysokości obrotu, jak i rodzaju oferowanych towarów czy usług. Dotyczy to w szczególności podatku VAT – zasady w tym obszarze dotyczące działalności nierejestrowanej wyglądają praktycznie tak samo, jak dla zwykłej działalności gospodarczej. Oznacza to, że obowiązek opłacenia podatku VAT może powstać w dwóch przypadkach: przy przekroczeniu progu wartości sprzedaży lub przy oferowaniu towarów bądź usług, dla których VAT jest wymagany. Co do zasady pierwsza sytuacja nie może jednak zaistnieć dla działalności nierejestrowanej z uwagi na limit przychodu, który wynosi rocznie 41 994 zł, podczas gdy obowiązek VAT powstaje bezwzględnie dopiero przy przekroczeniu 200 tys. zł w danym roku podatkowym. Mimo tego należy mieć na uwadze podatek dotyczący obrotu konkretnymi towarami wykazanymi w ustawie VAT (np. towarów opodatkowanych podatkiem akcyzowym), jak również oferowania usług prawniczych, doradczych (z wyjątkiem doradztwa rolniczego), jubilerskich i ściągania długów.
Jak wygląda podatek dochodowy w przypadku działalności nierejestrowanej? Osoby wybierające tę formę prowadzenia biznesu są objęte tzw. zasadami ogólnymi, według których stawka podatku wynosi 12% przy dochodach do 120 tys. zł w skali roku i 32% powyżej tego progu. W praktyce oznacza to, że przychody z działalności nierejestrowanej są co do zasady opodatkowane stawką 12% – ponownie w grę wchodzi limit przychodu, będący znacznie poniżej wspomnianej kwoty granicznej. Istotną różnicą w stosunku do rejestrowanej działalności gospodarczej jest brak obowiązku odprowadzania comiesięcznych (lub kwartalnych) zaliczek na podatek. Zamiast tego podatki są rozliczane dopiero przy zeznaniu rocznym PIT-36, które należy złożyć do 30 kwietnia (za rok poprzedni). Należy pamiętać, że oznacza to konieczność zachowania środków potrzebnych na opłacenie podatku. Dodatkowo ważną informacją dotyczącą podatku dochodowego jest fakt, że przychody z działalności nierejestrowanej są liczone wspólnie z innymi przychodami objętymi opodatkowaniem na zasadach ogólnych, co obejmuje m.in. przychody z tytułu umowy o pracę, umowy zlecenie czy umowy o dzieło. Po uwzględnieniu pozostałych kwot należna wartość podatku może zatem wejść w drugi próg (32%, powyżej 120 tys. zł w ujęciu rocznym).
Czy osoba, która nie wykonywała działalności gospodarczej rejestrowanej, może wystawiać faktury?
Jednym z ważnych aspektów prowadzenia działalności nierejestrowanej jest brak obowiązku wystawiania faktur. Nie oznacza to jednak braku dostępu do tej możliwości – podstawowym narzędziem do rozliczania przychodów z tego rodzaju działalności jest jednak rachunek, wystawiany na życzenie klienta. Wymagane pozycje na rachunku obejmują numer dokumentu, datę wystawienia, dane obydwóch stron transakcji (sprzedawcy i nabywcy), nazwę usługi lub towaru i kwotę. Warto pamiętać, że również przy takiej formie prowadzenia biznesu niekiedy występuje obowiązek wystawienia faktury – tego typu dokument należy przygotować na życzenie klienta, które może być zgłoszone do trzech miesięcy od końca miesiąca, w którym zaistniało dane zdarzenie gospodarcze (wykonanie usługi lub sprzedaż towaru). Faktura obejmuje nieco więcej informacji, w tym:
- podobnie jak dla rachunku – numer, datę wystawienia i podstawowe dane obydwóch stron;
- dokładne wyszczególnienie towarów i usług z ich nazwami, miarą lub ilością, ceną jednostkową i łączną kwotą należności.
Aby poprawnie zapisywać zdarzenia gospodarcze związane z działalnością nierejestrowaną, należy pamiętać o obowiązku prowadzenia uproszczonej ewidencji sprzedaży.
Co z ubezpieczeniem ZUS przy działalności nierejestrowanej?
Prowadzenie nierejestrowanej działalności gospodarczej oznacza, że przedsiębiorca nie jest zobowiązany do opłacania składek ZUS. Dotyczy to wszystkich składek – społecznych, zdrowotnych i funduszu pracy. Jeśli jednak osoba mająca działalność nierejestrowaną wykonywana będzie umowa o świadczenie usług albo na podstawie umowy zlecenie, to podlega się ubezpieczeniom jako zleceniobiorca. Co więcej, obowiązkowe ubezpieczenia społeczne muszą być opłacone w momencie przejścia na pełną działalność gospodarczą, co następuje obligatoryjnie w momencie przekroczenia limitu przychodów. Przedsiębiorcy przy spełnieniu warunków mogą skorzystać z preferencji ZUS z opłacania składek społecznych.
Działalność nierejestrowana – co jeszcze warto wiedzieć?
Działalność nierejestrowana to dość specyficzna forma prowadzenia biznesu, która charakteryzuje się przede wszystkim znacznie uproszczonymi procedurami i mniejszą liczbą obowiązków po stronie przedsiębiorcy. Mimo tego, aby móc oferować swoje usługi i towary w ten sposób zgodnie z prawem, należy wyposażyć się w niezbędną wiedzę. Oprócz informacji wymienionych w pozostałej części artykułu warto poznać m.in. szczegóły dotyczące ewidencji kosztów, praw konsumentów czy obowiązku korzystania z kasy fiskalnej.
Ewidencjonowanie kosztów w działalności nierejestrowanej
W przypadku działalności nierejestrowanej ewidencja kosztów może być prowadzona w różne sposoby, jednak należy mieć na uwadze, że ich rozliczenie odbywa się dopiero przy zeznaniu rocznym PIT-36. Aby móc poprawnie podać informacje przekazywane Urzędowi Skarbowemu, trzeba zatem na bieżąco zapisywać poszczególne koszty. Zdecydowanie warto przy tym zachować i zabezpieczyć dokumenty, które mogą być potrzebne w razie wystąpienia różnych niejasnych kwestii.
Działalność nierejestrowana a prawa konsumentów
Osoby prowadzące nierejestrowaną działalność gospodarczą muszą także pamiętać, że w relacjach z klientami obowiązują je te same przepisy dotyczące praw konsumentów, jak w przypadku zarejestrowanych przedsiębiorców. Oznacza to w szczególności obowiązku respektowania prawa do zwrotu towarów zakupionych w ramach sprzedaży na odległość (np. przez internet) i przestrzegania zasad reklamacji. Jeśli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż przez platformy takie jak Allegro, Etsy czy inne portale typu marketplace, może być zobowiązany do spełnienia dodatkowych wymogów dotyczących informacji o swoim biznesie. Przed rozpoczęciem takiej czynności warto dokładnie zapoznać się z obowiązującymi regulaminami, aby uniknąć potencjalnych nieporozumień.
Kiedy w działalności nierejestrowanej wymagana jest kasa fiskalna?
Kasa fiskalna jest wymagana zawsze wtedy, gdy prowadzona jest sprzedaż na rzecz osób fizycznych (lub rolników ryczałtowych). W przypadku sprzedaży wyłącznie dla firm nie ma takiego obowiązku, jednak powstaje on w momencie, gdy wartość usług lub towarów sprzedanych w danym roku przekracza 20 tys. zł. Jeżeli sprzedaż rozpoczyna się w trakcie roku to należy ustalić limit proporcjonalnie uwzględniając pierwsza sprzedaż dla prywatnego klienta. Do tego kasa fiskalna jest niezbędna, jeśli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną sprzedaje produkty lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Ich wykaz jest dostępny w stosownym rozporządzeniu Ministra Finansów dotyczącym kas rejestrujących. W razie jakichkolwiek wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym – choć prowadzenie pełnej księgowości nie jest wymagane dla działalności nierejestrowanej, w bardziej skomplikowanych sytuacjach zewnętrzne wsparcie może okazać się nieocenione.
Zespół Ekspertów ING Księgowość