Dokumenty inwentaryzacji – o czym pamiętać?

2024-07-10

I

Inwentaryzacja wymaga nie tylko czasu i dokładności, ale także odpowiedniego przygotowania. O jakie dokumenty inwentaryzacji należy zadbać, aby proces przebiegł sprawnie oraz zgodnie z dobrymi praktykami?

Z artykułu dowiesz się:

• jakimi zasadami się kierować, przeprowadzając inwentaryzację,
• jakie dokumenty należy przygotować,
• kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie prac inwentaryzacyjnych,
• jakie błędy najczęściej spotykamy przy przygotowywaniu dokumentacji inwentaryzacyjnej.

Jakie są zasady inwentaryzacji?

Inwentaryzacja, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się zadaniem prozaicznym, stanowi kluczowy element zarządzania majątkiem każdej firmy. To proces, który wymaga nie tylko precyzyjnej organizacji, ale także zrozumienia jego podstawowych zasad i celów. Przystępując do inwentaryzacji, wkraczasz w świat liczb, produktów, i dokumentów, gdzie każdy szczegół ma znaczenie. Musisz również wiedzieć, czym różni się przychód a dochód.

Pierwszy i podstawowy krok to planowanie. Remanent nie jest zadaniem, które można wykonać spontanicznie – wymaga przemyślanej organizacji oraz solidnego przygotowania. Określenie zakresu inwentaryzacji jest kluczowe – musisz wiedzieć, co dokładnie zostanie poddane procesowi. Czy obejmie ona całość majątku firmy, czy skupi się na konkretnych jego częściach, takich jak:

• magazyn,
• środki trwałe (maszyny, urządzenia itp.),
• zapasy (np. surowce, towary handlowe, półprodukty, wyroby gotowe),
• wartości niematerialne i prawne,
• aktywa pieniężne.

Koniecznie ustal także dokładny termin. Według rozdziału 3 „Inwentaryzacja” ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości tzw. spis z natury powinien zostać wykonany w ostatni dzień roku obrotowego. Jednak zgodnie z prawem można zaplanować go do 3 miesięcy przed tą datą lub do 15 dni po nim. Co niezwykle istotne, według tej samej ustawy remanent przeprowadza się także, kiedy przedsiębiorca kończy działalność lub ogłasza upadłość.

Następną kwestią jest dokładność. Inwentaryzacja to nie czas na przypuszczenia czy domysły. Każdy przedmiot, każda sztuka materiału musi zostać dokładnie zinwentaryzowana. Oznacza to konieczność:

• fizycznego sprawdzenia stanów magazynowych,
• porównania ich z zapisami w systemie księgowym,
• ewentualnego wyjaśnienia różnic.

Zasada przejrzystości dotyczy zarówno sposobu przeprowadzenia inwentaryzacji, jak i dokumentacji z niej wynikającej. Każdy etap procesu powinien być zapisany i udokumentowany, co umożliwi późniejsze śledzenie przebiegu inwentaryzacji oraz weryfikację zebranych danych. W praktyce oznacza to konieczność sporządzenia dokładnych protokołów, o których dowiesz się w dalszej części naszego poradnika.

Ostatnia, ale nie mniej ważna zasada. to elastyczność. Mimo iż inwentaryzacja rządzi się swoimi zasadami, każda firma jest inna, co może wymagać dostosowania standardowych procedur do konkretnego przypadku. Być może w Twojej firmie sprawdzi się inwentaryzacja rotacyjna, polegająca na cyklicznym przeglądzie poszczególnych części majątku? A może wolisz inny rodzaj weryfikacji zasobów? Weź pod uwagę charakterystykę organizacji oraz jej potrzeby, aby dobrać odpowiednie rozwiązanie.

Jakie dokumenty są potrzebne do inwentaryzacji?

Dokumentacja inwentaryzacyjna jest fundamentem, na którym opiera się cały proces – gwarantuje prawidłowy przebieg spisu z natury oraz późniejszą możliwość weryfikacji i analizy.

Pierwszym z dokumentów, bez którego trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie procesu inwentaryzacji, jest plan inwentaryzacyjny. Ten dokument, opracowany jeszcze przed rozpoczęciem fizycznego przeglądu, określa:

• zakres prac,
• zasoby, które mają zostać policzone,
• metodykę działania,
• harmonogram inwentaryzacji,
• podział zadań,
• instrukcje.

To właśnie w planie inwentaryzacyjnym znajdują się informacje dotyczące tego, które składniki majątku zostaną objęte remanentem, kto będzie odpowiedzialny za poszczególne zadania oraz jakie metody wyceny zostaną zastosowane.

Kolejnym nieodzownym elementem są aktualne ewidencje księgowe. Te dokumenty inwentaryzacyjne, zawierające szczegółowe informacje o stanie majątku firmy, stanowią punkt odniesienia dla osób przeprowadzających spis. Porównanie danych z ewidencji z faktycznym stanem rzeczy pozwala na wykrycie ewentualnych niezgodności, błędów czy braków, a także na dokonanie niezbędnych korekt.

W trakcie inwentaryzacji niezbędne są także specjalnie przygotowane protokoły. To w nich odnotowywane są wszystkie informacje uzyskane w trakcie przeglądu, np.:

• liczba zinwentaryzowanych przedmiotów,
• ich stan,
• uwagi i spostrzeżenia osób przeprowadzających inwentaryzację.

Protokoły te są podstawą do późniejszych działań analitycznych oraz ewentualnego wyjaśniania różnic między stanem faktycznym a danymi księgowymi.

Ważnym elementem procesu są również dokumenty potwierdzające posiadanie lub przekazanie składników majątku, takie jak:

• faktury zakupu,
• umowy leasingowe,
• dowody wpłat.

Ich posiadanie umożliwia potwierdzenie prawa własności do zinwentaryzowanych składników oraz zapewnia podstawę do dokonania ewentualnych korekt wartościowych. Faktura proforma nie jest wliczana, gdyż w świetle prawa nie jest dowodem księgowym.

Nie można też zapomnieć o raporcie z inwentaryzacji. Chociaż jest to dokument sporządzany już po zakończeniu prac, stanowi on podsumowanie całego procesu i zawiera wnioski, które mogą być kluczowe dla dalszego zarządzania majątkiem firmy. Protokół z inwentaryzacji to nie tylko zestawienie wyników, ale także dane, które mogą wskazywać na konieczność wprowadzenia zmian czy usprawnień w procesach wewnętrznych.

Dokumenty do inwentaryzacji: jak je przygotować?

Dokument inwentaryzacyjny to nie tylko papier – to proces, który wymaga zrozumienia potrzeb firmy oraz specyfiki posiadanych przez nią zasobów.

Podstawą jest zrozumienie, że dokumenty inwentaryzacji muszą być przede wszystkim czytelne, kompletne oraz dokładne. To oznacza, że musisz przyłożyć szczególną uwagę do sposobu, w jaki papiery są formatowane, przechowywane czy udostępniane.

W pierwszym kroku zdecyduj, czy dokumentację będziesz przechowywać w formie papierowej, elektronicznej, czy też w obydwu. Każda z tych metod ma swoje zalety i wady, a wybór może zależeć od wielu czynników, takich jak:

• wielkość Twojej firmy,
• ilość zasobów do zinwentaryzowania,
• preferencje osoby odpowiedzialnej za inwentaryzację.

Organizacja jest kolejnym krokiem, który nie może zostać pominięty. Niezależnie od formy, w jakiej dokumenty do inwentaryzacji są przechowywane, ważne, aby były łatwo dostępne dla wszystkich, którzy mogą ich potrzebować. W przypadku dokumentacji papierowej może to oznaczać fizyczne przechowywanie dokumentów w odpowiednio oznaczonych segregatorach lub folderach. Z kolei dla dokumentacji elektronicznej kluczowe będzie stworzenie przejrzystej struktury folderów i odpowiednie nazewnictwo plików.

Ważną kwestią jest zabezpieczenie zebranych danych. Dokumenty inwentaryzacyjne często zawierają wrażliwe informacje na temat firmy, dlatego ich ochrona przed nieautoryzowanym dostępem, uszkodzeniem czy utratą jest absolutnie kluczowa. W przypadku dokumentów elektronicznych możesz stosować hasła, szyfrowanie danych czy regularnie tworzyć kopie zapasowe. Dla dokumentacji papierowej ważne będzie bezpieczne przechowywanie dokumentów w zamkniętych pomieszczeniach czy szafach oraz ograniczenie dostępu do nich tylko dla upoważnionych osób.

Pamiętaj także, że dokumenty spisu z natury powinny zawierać:

• nazwę i numer kolejny arkusza spisu,
• nazwę jednostki (oraz jej pieczęć),
• datę rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji,
• jednostki miary,
• imię i nazwisko osoby, której powierzono składniki majątku, a także jej podpis.

Kto jest odpowiedzialny za przeprowadzenie inwentaryzacji?

Na pierwszy rzut oka naturalnym wydaje się, że za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest dział księgowości, biuro rachunkowe lub finansowe. Faktycznie, pracownicy tych działów odgrywają kluczową rolę, ponieważ to oni zajmują się analizą danych finansowych i mają bezpośredni dostęp do ewidencji księgowej. Ich zadaniem jest nie tylko zaplanowanie procesu inwentaryzacyjnego, ale również zapewnienie, że wszystkie zasoby są prawidłowo zarejestrowane oraz zaktualizowane w systemie księgowym firmy.

Jednak odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji rozciąga się daleko poza granice działu finansowego. Ważną rolę odgrywają również menedżerowie i kierownicy poszczególnych działów, takich jak:

• logistyka,
• magazyn,
• produkcja,
• IT.

To oni najlepiej znają specyfikę i potrzeby swoich obszarów, a więc są w stanie zapewnić, że zasady przeprowadzania inwentaryzacji są dokładne i uwzględniają wszystkie niezbędne aspekty. Firma powinna wyznaczyć tzw. komisję inwentaryzacyjną oraz wyznaczyć jej przewodniczącego.

Oprócz pracowników wewnętrznych, w proces inwentaryzacji często są również zaangażowane zewnętrzne firmy audytorskie lub doradcze. Ich rola polega na zapewnieniu obiektywnej oceny procesu i wyników inwentaryzacji. Dzięki doświadczeniu oraz niezależności, mogą oni wskazać potencjalne problemy, zaproponować usprawnienia oraz zweryfikować, czy inwentaryzacja została przeprowadzona zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami rachunkowości.

Warto również wspomnieć, że odpowiedzialność za przeprowadzenie inwentaryzacji nie leży wyłącznie na barkach osób bezpośrednio zaangażowanych w jej realizację. Wysokie kierownictwo firmy, w tym dyrektorzy i zarząd, również odgrywają kluczową rolę. To oni ustalają politykę i procedury związane z zarządzaniem majątkiem, a także dbają, aby proces inwentaryzacji był traktowany jako priorytet i przeprowadzany regularnie.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy dokumentowaniu inwentaryzacji?

Błędy popełnione na etapie dokumentacji mogą mieć długotrwałe konsekwencje, wpływając nie tylko na dokładność inwentaryzacji, ale także na finanse firmy i jej wizerunek. Warto więc przyjrzeć się najczęściej popełnianym pomyłkom, by móc ich unikać w przyszłości.

Jednym z powszechnych błędów jest brak spójności danych między różnymi dokumentami. W ferworze inwentaryzacji, kiedy informacje są zbierane – często z różnych źródeł – łatwo o niezgodności. Może się zdarzyć, że dane zawarte w protokołach inwentaryzacyjnych nie pokrywają się z tymi w ewidencji księgowej czy raportach. Taka rozbieżność, choć na pierwszy rzut oka może wydawać się drobnostką, w rzeczywistości jest poważnym błędem, który może wprowadzić chaos i niejasności w interpretacji wyników inwentaryzacji.

Kolejny bardzo częsty błąd to niedokładność i brak szczegółowości. Dokumentując inwentaryzację, zadbaj o to, aby rejestrować nie tylko ilość, ale również stan i lokalizację składników majątku. Dlatego aby ułatwić sobie zadanie i nie musieć notować wszystkiego na kartce papieru, warto skorzystać z terminali z oprogramowaniem, które zbierają dane ewidencyjne szybko oraz precyzyjnie.

Pomijanie lub nieprawidłowe dokumentowanie różnic stwierdzonych podczas inwentaryzacji to kolejna częsta pomyłka. Niezgodności między stanem faktycznym a księgowym są nieodłącznym elementem każdej inwentaryzacji, zwłaszcza w dużych organizacjach. Jednak ich dokładne rejestrowanie i analiza są niezbędne dla prawidłowego zrozumienia przyczyn rozbieżności oraz wprowadzenia korekt.

Dokumenty inwentaryzacji: podsumowanie

Rzetelna, regularna oraz odpowiednio zaplanowana – taka powinna być inwentaryzacja. Dokument, który planuje remanent oraz podsumowuje jego efekty jest nieoceniony dla firmy oraz dostarcza informacji o jej bieżącej kondycji.

Z tego powodu warto dbać o dokumenty inwentaryzacji i przygotować się do ich wypełnienia przed rozpoczęciem spisu. W ten sposób wiedza o stanie magazynowym jest kompletna, a majątek przedsiębiorstwa bezpieczny.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość