Data sprzedaży a data wystawienia faktury – różnice

2024-05-01

Prowadzenie własnej działalności wiąże się z wieloma formalnościami, w tym również z wystawianiem faktur. To ważna czynność, choć często nielubiana. Przepisy prawa podatkowego nie zawsze są wystarczająco jasne i budzą wątpliwości.

Z tego artykułu dowiesz się między innymi:

• jaka jest różnica między datą wystawienia a datą sprzedaży,
• czy data sprzedaży na fakturze zawsze musi się znaleźć,
• jaki wpływ na księgowanie w koszty mają daty na fakturze,
• jak wygląda kwestia daty wystawienia faktury a momentu powstania kosztu.

Data sprzedaży a data wystawienia faktury – kluczowe różnice

Proces fakturowania nie należy do najprostszych czynności. Poprawnie wystawiony dokument powinien zawierać szereg określonych danych, bez których faktura może zostać uznana za nieprawidłową lub niepełną. Wówczas konieczne będzie poprawianie jej i wstawianie noty korygującej, a to jedynie dodatkowe zajęcie, którego często można uniknąć.

Poza wszelkimi danymi obu stron transakcji, dokładnej nazwy przedmiotu sprzedaży lub usługi, a także jej kosztu, koniecznymi danymi będą data sprzedaży (zwana także datą dokonania dostawy bądź wykonania usługi) i data wystawienia faktury. Czym właściwie one się od siebie różnią?

Data wystawienia faktury – data, w której sprzedający wystawia dokument sprzedaży i przekazuje go kupującemu. Data sprzedaży z kolei to data, w której rzeczywiście produkty/usługi zostają przekazane klientowi a transakcja zrealizowana. Wcale nie oznacza to, że obie daty muszą być takie same. Przedsiębiorca może umówić się z klientem na zapłatę za dostarczenie produktów lub wykonanie usług w późniejszym terminie. Jednak zarówno data sprzedaży, jak i data wystawienia faktury są istotne z różnych względów prawnych.

Znaczenie daty sprzedaży na fakturze

Data sprzedaży to istotny element faktury, zwłaszcza dlatego, że to właśnie od niej zależny jest moment powstania obowiązku podatkowego od towarów i usług. Czy jednak zawsze musi się na niej znaleźć?

Zazwyczaj powinna ona widnieć na dokumencie. Są jednak wyjątki od tej reguły. Data sprzedaży nie musi być osobno wyodrębniona wtedy, gdy jest tożsama z datą wystawienia faktury. Może ona zostać pominięta w momencie, gdy w momencie wystawiana faktury, data sprzedaży jest nieznana.

Jak wygląda kwestia związana z datą wystawienia faktury? Prawo polskie zakłada, że na wystawienie faktury sprzedawca lub usługodawca ma czas do 15. dni po dostawie, lub wykonaniu usług. Taka reguła stosowana jest także przy wystawianiu faktury zaliczkowej. Od tej zasady jednak również można wskazać kilka wyjątków. Fakturę można wystawić:

• do 30. dnia w przypadku usług remontowo-budowlanych,
• do 60. dnia w przypadku wydania towarów drukowanych (z wyłączeniem ulotek i map),
• do 90. dnia od wykonania czynności związanych z drukowaniem książek itd.,
• wraz z upływem terminu płatności. W tym przypadku mowa o usługach dostawy mediów, usług telekomunikacyjnych, najmu, ochrony osób lub mienia czy stałych usług prawnych i biurowych.

Księgowanie w koszty – data wystawienia a data sprzedaży

Rozliczanie kosztów prowadzenia działalności gospodarczej to kolejna formalność, której muszą dopełnić przedsiębiorcy. W przypadku podatku dochodowego od osób fizycznych data sprzedaży nie stanowi tutaj istotnej informacji.

W przypadku księgowania w koszty za pomocą metody kasowej (koszty są potrącane tylko w roku, w którym zostały poniesione) istotne są dokumenty księgowe, między innymi faktury VAT, a dokładniej daty ich wystawienia. Nie oznacza to jednak, że zwalnia to przedsiębiorcę z uzupełniania faktur o datę sprzedaży. Żeby uniknąć niepewności i pytań, czy można anulować fakturę, warto wcześniej zadbać o jej poprawność i zawarcie w niej wszelkich kluczowych elementów.

Przedsiębiorcy mają także możliwość księgować koszty za pomocą metody memoriałowej (dzielenie wydatków na bezpośrednio lub pośrednio związane z przychodem). W tym przypadku warto szczególnie zadbać o dokładne umieszczenie obu dat na fakturze (jeżeli nie są tożsame).

Moment powstania kosztu a data wystawienia faktury – aspekty księgowe

Co do zasady, moment powstania kosztów uzyskania przychodu jest ściśle uwarunkowany od stopnia powiązania kosztu z przychodami. Jak już wyżej wspomnieliśmy, wyróżnia się:

• koszty podatkowe związane bezpośrednio z przychodami. Można do nich zaliczyć towary, materiały do produkcji, wynagrodzenia pracowników. W tym przypadku za moment powstania kosztu uznaje się rok, w którym podatnik uzyskał wspomniane przychody;
• koszty podatkowe niezwiązane bezpośrednio z przychodami, czyli koszty pośrednie. Są to na przykład: działania marketingowe, opłaty za utrzymanie biura czy obsługa prawna. Momentem powstania takich kosztów jest dzień, w którym koszt ujęty został w księgach rachunkowych, czyli datę wystawienia faktury bądź w przypadku jej braku innego dokumentu poświadczającego sprzedaż lub wykonanie usług.

Kwestie dotyczące wystawiania faktur, korygowania ich, wliczania kosztów uzyskania przychodu czy wszelkie inne czynności związane z prawem podatkowym nie należą do najprostszych. Często warto nieco bardziej zagłębić się w te kwestie lub zasięgnąć porad specjalistów w tej dziedzinie.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość