Czym jest duplikat faktury i jak go wystawić?
2024-04-22
W wyjątkowych okolicznościach nabywca czy sprzedawca mogą prosić o tak zwany duplikat faktury. Wielu przedsiębiorcom problemy sprawia księgowanie takiego dokumentu. Kiedy należy go wystawić i jak rozliczyć? Sprawdź!
Wystawianie duplikatu faktury może sprawiać nieco problemów. Z tego artykułu dowiesz się:
- czym jest duplikat faktury,
- w jakich okolicznościach można go wystawiać,
- kto może wnioskować o wystawienie dokumentu odtwarzającego,
- jak należy księgować fakturę duplikat,
- jak wygląda wystawienie duplikatu faktury z poprzedniego roku.
Duplikat faktury – co to jest i kiedy go stosować?
Duplikat faktury to nic innego jak dokument, który został odtworzony ponownie. Z tego powodu nazywa się go również dokumentem odtwarzającym. Uogólniając, jest to faktura VAT, która jest kopią pierwotnej faktury wystawionej na takie same dane. Jej wystawienie, zgodnie z artykułem 106l ustawy o podatku VAT, odbywa się wyłącznie na wniosek nabywcy, który otrzymał już pierwszą wersję danej faktury.
Wystawienie duplikatu faktury nie jest takie proste, jak mogłoby się wydawać, zwłaszcza jeśli chodzi o warunki jego wystawiania. O przygotowanie duplikatu faktury może przedsiębiorcę poprosić kontrahent w sytuacji, gdy pierwotny dokument został z jakiegoś powodu zagubiony, skradziony czy zniszczony. Jako że jego brak sprawia, że samodzielna księgowość czy prowadzone przez biuro rozliczenia są niepełne, nabywca powinien ubiegać się o wystawienie duplikatu oryginalnego dokumentu.
Jak wnioskować o fakturę duplikat?
Wniosek o wystawienie duplikatu faktury można przygotować w dowolnej formie. Może to być prośba ustna, ale warto zastosować ją na piśmie, na przykład w korespondencji mailowej czy listownej. Nie ma żadnych zasad dotyczących tego, jak miałby wyglądać taki wniosek. Warto jednak wyraźnie zaznaczyć, o duplikat, jakiego dokumentu chodzi, aby było to jasne dla obu stron.
Druga strona jest zobowiązana, aby wystawić duplikat faktury w momencie, gdy od momentu transakcji nie minęło 5 lat. Chodzi o ten okres, który minął od końca roku kalendarzowego właściwego do płacenia podatku. Jeśli minęło więcej czasu, żadna ze stron nie ma obowiązku wystawiania duplikatów. Wynika to z przepisów, które regulują okres przechowywania dokumentacji związanej z płatnością podatku VAT. Sam duplikat faktury może być wystawiony w formie papierowej lub elektronicznej, np. przez KSEF.
Jak prawidłowo wystawić duplikat faktury?
Warto wiedzieć, jak wystawić duplikat faktury, aby był on ważny i nie powodował problemów w księgowości. Przede wszystkim musi być on dokładną kopią pierwotnej faktury, na której nie są wprowadzone absolutnie żadne poprawki. Jedyne dwie zmiany, których można dokonać, to:
- napis „duplikat”, który jasno wskazuje na charakter dokumentu,
- obecność daty wystawienia faktury – duplikatu.
Kto może wystawić duplikat faktury?
Warto wiedzieć, kto w ogóle jest upoważniony do tego, aby wystawić duplikat faktury. Na wniosek nabywcy może to zrobić:
- sprzedawca,
- osoba przez niego upoważniona.
Na wniosek sprzedawcy może to zrobić:
- nabywca,
- osoba przez niego upoważniona.
Dodatkowo wystawienie duplikatu faktury jest możliwe również na wniosek nabywcy lub dłużnika przez komornika sądowego, lub organ, który zajmuje się egzekucją długów. Warto pamiętać, że duplikat faktury wystawiany jest wyłącznie do dokumentów księgowych, a nie ofert handlowych, do których zalicza się m.in. faktura proforma.
Warto zaznaczyć tutaj, że nie zawsze istnieje konieczność wystawiania faktury duplikatu, jeśli transakcja została rozliczona, a doszło do zaginięcia dokumentu. Dotyczy to przypadków, w których faktura zaginęła po stronie sprzedawcy. Jeśli jest ona już wprowadzona do danych rozliczeniowych i odpowiednio zaksięgowana, wystarczy nota wyjaśniająca, dołączona do dokumentacji. Jest to jednak wyjątkowy przypadek, który dotyczy tylko zaginięcia po stronie sprzedawcy już po zaksięgowaniu pierwotnej faktury.
Księgowanie duplikatu faktury – ważne zasady
Istnieją dwie zasady, jeśli chodzi o rozliczenia i duplikat faktury. Jak księgować go w przypadku, gdy został już rozliczony w kosztach uzyskania przychodów? W takim przypadku duplikat jest jedynie dokumentem potwierdzającym to, że transakcja faktycznie istniała. Identycznie wygląda sytuacja, gdy doszło do rozliczenia podatku VAT, ale faktura pierwotna po prostu została zniszczona albo zagubiona po tym fakcie. Wówczas nie wykazujesz dodatkowo duplikatu w rejestrze VAT.
Inna sytuacja ma miejsce, gdy duplikat faktury nie był wcześniej rozliczony. Dotyczy to przypadków, gdy np. zaginął na poczcie, w paczce albo po prostu został zwyczajnie zagubiony wśród innych dokumentów. W tej sytuacji duplikat jest podstawą do odliczenia podatku VAT i jednocześnie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów. Jak tego dokładnie dokonać?
Jeżeli chodzi o podatek VAT, możesz go odliczyć w okresie, kiedy otrzymałeś fakturę pierwotną lub w kolejnych okresach rozliczeniowych. Są to trzy kolejne okresy w przypadku rozliczeń miesięcznych i dwa w przypadku rozliczeń kwartalnych. Jeśli z kolei chodzi o podatek dochodowy, to możliwość zaliczenia faktury do kosztów pojawia się w miesiącu, w którym został wystawiony duplikat.
Duplikat faktury z poprzedniego roku – specyficzne przypadki
Jeżeli duplikat faktury nie został rozliczony w poprzednim roku podatkowym, a powinien być, konieczne jest złożenie korekty deklaracji podatkowej. Dotyczy to podatku dochodowego, co warto zaznaczyć. Tak samo jest w przypadku prowadzenia księgowości uproszczonej. Inaczej wygląda z kolei rozliczenie podatku VAT. Jego należy dokonać w miesiącu, w którym do nabywcy dotrze dokument odtwarzający.
Jak widać, duplikat faktury jest dokumentem, który czasami po prostu trzeba wystawić z uwagi na konieczność uzupełnienia rozliczeń księgowych. Warto jednak wiedzieć, kiedy jest to faktycznie konieczne, a w jakich przypadkach nie trzeba tego robić. Co więcej, informacje o prawidłowym umieszczeniu dokumentu w rozliczeniu pomogą w uporządkowaniu wszystkich rozliczeń z urzędem skarbowym.
Zespół Ekspertów ING Księgowość