Co to OCR faktur?
2023-10-04
W kontekście faktur coraz częściej mówi się o programie OCR, który dla wielu przedsiębiorców stanowi niezawodne narzędzie usprawniające codzienną pracę. To rozwiązanie o dużym potencjale, które sprawdza się bez względu na charakter przedsiębiorstwa. Czym zatem jest Optical Character Recognition i z jakimi korzyściami dla firmy wiąże się jego używanie?
OCR – co to takiego?
OCR to skrót od angielskiego wyrażenia Invoice Opitcal Character Recognition, oznaczającego optyczne wyrażanie znaków. Nazywamy tak narzędzie przeznaczone do rozczytywania tekstu z zeskanowanych plików graficznych oraz dokumentów. System odczytuje i rozpoznaje w danym pliku tekst, grafiki czy tabele, a następnie skanuje słowa, rozczytując konkretne litery. To z kolei pozwala na wygodne kopiowanie i przenoszenie rozpoznanych na dokumencie treści do kolejnych narzędzi. OCR służy więc m.in. do odczytywania skanowanych faktur i przekazuje dane z tych dokumentów – np. nazwę kontrahenta, daty wystawienia i sprzedaży czy ilości i ceny – do używanego przez przedsiębiorcę lub księgową oprogramowania księgowego. Technologia jest w stanie rozpoznać zarówno pełen tekst z całej treści dokumentu, jak i dane z dokumentów strukturalnych czy poszczególne rodzaje dokumentów. Mechanizmy sztucznej inteligencji wykonują swoje zadanie sprawnie i z dużą dokładnością.
Kluczowe funkcje OCR faktur
System OCR do faktur zapewnia komfortową elektroniczną pracę na przetwarzanej dokumentacji. Dzięki niemu nie ma potrzeby samodzielnego przepisywania danych z faktur do programu do księgowości. Umożliwia on nie tylko samo odczytywanie faktur czy przesyłanie ich do programu księgowego, ale i sporządzanie e-archiwów dokumentów, które znacznie ułatwiają ich odszukiwanie oraz przesyłanie. Dobry program OCR do faktur sam rozpoznaje rodzaj faktury – m.in. A4, paliwową czy igłową. Wybierając konkretny system, warto zwrócić uwagę na to, aby faktury były przechowywane w szyfrowanej chmurze. Takie rozwiązanie zapewnia ich maksymalne bezpieczeństwo – są one chronione zarówno przed zagubieniem, jak i przed uszkodzeniem. Niektóre oprogramowania OCR umożliwiają dodatkowo pobieranie danych kontrahenta czy weryfikację numerów NIP w bazie Głównego Urzędu Statystycznego.
Zalety stosowania OCR faktur
Stosowanie oprogramowania OCR w firmie niesie za sobą szereg korzyści. Przede wszystkim, umożliwia ono automatyzację wielu firmowych procesów, a co za tym idzie – oszczędność czasu pracowników. Zamiast ręcznie przepisywać dane z faktur, mogą oni poświęcić cenne minuty na realizację kluczowych, znacznie ważniejszych zadań. Wprowadzanie faktur do systemu jest w pełni zautomatyzowane i znacznie szybsze, podobnie jak cały obieg dokumentów. Zmniejsza się również ilość błędów w ich treści – przy ręcznym przepisywaniu zdarzają się one dużo częściej. Faktury elektroniczne są ponadto znacznie lepiej odbierane przez klientów – obecnie większości z nich zależy na możliwości wymiany informacji online. System OCR pozwala także na redukcję kosztów związanych zarówno z wykorzystaniem sprzętu czy wynajmem przestrzeni pod archiwum, jak i zatrudnianiem dodatkowych pracowników. Faktury są też zawsze w zasięgu „ręki” – odszukanie konkretnej z nich
w archiwum elektronicznym zajmuje zaledwie kilka sekund, a podgląd w wersji cyfrowej jest wyjątkowo wygodny. Z racji, że dostęp do dokumentów może mieć kilka uprawnionych osób, nie ma również potrzeby ciągłego przekazywania faktur między działami i pracownikami.
Zespół Ekspertów ING Księgowość