Anulowanie paragonu - co trzeba wiedzieć?

2022-06-15

W toku prowadzonej sprzedaży może się zdarzyć tak, że transakcja zostanie nieprawidłowo nabita na kasę fiskalną i wydrukuje się paragon z nieprawidłowością. Trzeba wówczas anulować paragon fiskalny i nabić transakcję na kasę fiskalną ponownie, poprawnie. Sam fakt anulowania paragonu jest jednak tak prosty jak mogłoby się wydawać. Transakcja i tak pozostanie zarejestrowana w systemie, ale z oznaczeniem anulacji. O czym jeszcze warto wiedzieć w kontekście błędnie wydrukowanego paragonu?

 

Błędy na paragonie fiskalnym

Błędy na paragonie fiskalnym mogą się zdarzyć każdemu, nie jest to nic nadzwyczajnego. Jeżeli w toku sprzedaży nabity zostanie nieprawidłowy produkt, ale paragon fiskalny nie zostanie wydrukowany, to sam produkt można z powodzeniem wycofać i dalej nabijać pozostałe rzeczy. Jeżeli jednak paragon fiskalny zostanie wydrukowany, to naprawienie błędów nie jest już takie proste, ponieważ wiąże się z anulowaniem nieprawidłowego paragonu i ponowna rejestracja sprzedaży na kasie fiskalnej.

 

Zwroty i reklamacje

Zdarza się czasem, że przedsiębiorcy są zobowiązani do anulowania paragonu nie dlatego, że wkradł się błąd przy rejestrowaniu transakcji, ale dlatego, że klient zwraca towar z powodu jego wady lub zmiany zdania odnośnie do zakupu. W przypadku zwrotów i reklamacji towarów, których sprzedaż rejestrowana jest przez kasę fiskalną to tu również należy to odpowiednio odnotować na kasie fiskalnej. Zwykle jest to również anulowanie paragonu, by klient ponownie nie przyszedł z tym samym dokumentem.

 

Obowiązki podatnika rejestrującego transakcje na kasie fiskalnej

Każdy podatnik, który prowadzi rejestr transakcji za pośrednictwem kasy fiskalnej zobowiązany jest do prowadzenia jeszcze dwóch dodatkowych ewidencji. Jest to ewidencja zwrotów i reklamacji oraz ewidencja pomyłek.

 

Obydwie ewidencje służą korygowaniu pomyłek i błędów oraz korygowaniu rozbieżności pomiędzy transakcjami nabitymi na kasie fiskalnej, a tymi, które faktycznie zostały sfinalizowane.

 

Ewidencja pomyłek jest tu szczególnie istotna. Powinny się w niej znaleźć informacje na temat wartości sprzedaży brutto oraz podatku należnym za tę sprzedaż. Oczywiście, należy również zapisać numer anulowanego paragonu.

Do każdego anulowanego paragonu należy również dopisać informację o przyczynie błędu i dodatkowych okolicznościach. Co istotne, oryginalny, anulowany paragon musi być załączony do ewidencji.

 

Dopiero po wykonaniu tych wszystkich czynności można poprawnie nabić sprzedaż na kasie fiskalnej, a dane z ewidencji pomyłek posłużą do wykonania korekty sprzedaży w Księdze Przychodów i Rozchodów.

 

Ewidencja anulowanego paragonu w Księdze Przychodów i Rozchodów

Po zakończeniu miesiąca należy dokonać korekty sprzedaży o wartość anulowanego paragonu. Jeżeli w ciągu miesiąca doszło tylko do jednego błędu, to podpina się informację o jednym błędzie, jeżeli jednak było więcej takich pomyłek, to należy je rozliczyć sumarycznie, a następnie w rubryce „numer dowodu” podać numer, pod którym zapisane zostały te błędy. Dowód może mieć np. taki numer: EP 12/2022 – czyli Ewidencja Pomyłek grudzień 2022 roku.

 

Warto przy tym pamiętać, że zbyt wiele anulowanych paragonów w miesiącu lub zbyt częste pomyłki przy wprowadzaniu wartości do paragonów mogą poskutkować kontrolą ze strony urzędu skarbowego. Dlaczego? Anulowanie paragonu może być wykorzystana do zafałszowania podatku należnego lub ukrycia innych finansowych nieprawidłowości.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość