Zmiana nazwiska a zeznanie roczne

2022-06-06

Mało kto zdaje sobie sprawę, że zmianę nazwiska należy niezwłocznie zgłosić do urzędu skarbowego bez względu na to, czy jest się przedsiębiorcą, wspólnikiem w spółce, czy podatnikiem zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę lub umowy cywilno – prawne.

Do zmiany nazwiska dochodzi w trakcie trwania roku podatkowego, a to oznacza, że przez część roku dochody generuje podatnik o jednym nazwisku, a przez pozostałą część o innym – mimo że jest to ciągle jedna i ta sama osoba.

Co więcej, zeznanie roczne składa też osoba o zmienionym nazwisku. Jest to jeden z istotnych powodów, dla których o zmianie należy poinformować niezwłocznie. Dla urzędu skarbowego jest to jednoznaczna informacja, że te dwa nazwiska należą do tej samej osoby.

Zmiana nazwiska – kiedy i w jaki sposób?
Do zmiany nazwiska dochodzi zwykle przy okazji ślubu lub rozwodu. Niekiedy osoby decydują się też na zmianę swojego nazwiska z powodu złych skojarzeń z dotychczasowym, chęci odcięcia się od swoich korzeni lub przeciwnie – powrotu do korzeni, gdzie na przestrzeni lat z różnych powodów oryginalne, rodowe nazwisko uległo zmianie.

Przy okazji ślubu zmiana nazwiska może przebiegać na kilka sposobów. Zwyczajowo to kobieta przyjmuje nazwisko męża, ale może być też odwrotnie. Oboje mogą się też zdecydować na przyjęcie swoich nazwisk i wtedy oboje mogą mieć podwójne. Podwójne nazwisko może być zapisywane z myślnikiem lub bez. Jak widać opcji jest bardzo wiele.

W przypadku rozwodu, jeżeli strona, która przyjęła nazwisko po małżonku/małżonce, chce z tego nazwiska zrezygnować, musi to zrobić w ciągu trzech miesięcy od dnia orzeczenia rozwodu.

Wtedy de facto wraca do swojego nazwiska, ale dla urzędu skarbowego jest to znów zmiana.

Wszystkie te zmiany mają miejsce w urzędzie stanu cywilnego, który nie ma obowiązku przekazywać informacji do urzędu skarbowego.

Obowiązek, powinność, praktyczne podejście
Przepisy jednoznacznie definiują, kiedy warto zgłosić do urzędu skarbowego zmianę swojego nazwiska, kiedy powinno się to zrobić, a kiedy po prostu trzeba.

Jako podatnik, który zatrudniony jest na etacie lub pracuje w oparciu o dowolną inną umowę cywilno – prawną, wówczas możesz zanieść do urzędu aktualizację danych. Jeżeli tego nie zrobisz, nie poniesiesz konsekwencji, a dane zmienisz przy okazji rozliczenia rocznego.

W tej sytuacji bowiem parametrem, który Cię identyfikuje dla urzędu skarbowego jest Twój PESEL lub NIP i to na ich podstawie podatnik jest rozpoznawany. Nazwisko odgrywa w tym przypadku drugorzędną rolę, więc nie masz obowiązku zgłaszać zmiany.

Inaczej wygląda sytuacja, w której jesteś podatnikiem podatku VAT lub po prostu prowadzisz działalność gospodarczą. Przepisy jednoznacznie informują, że taka osoba ma obowiązek powiadomienia urzędu skarbowego o wszelkich zmianach zachodzących w obszarze jej danych. Termin na zgłoszenie tych zmian to siedem dni od momentu ich wystąpienia. Jeżeli więc danego dnia zmieniasz swoje nazwisko, masz tylko siedem dni na złożenie w urzędzie skarbowym stosownego formularza.

W dokumencie należy podać dane dotychczasowe, poinformować, które się zmieniają i podać nowe dane. W omawianym przypadku będzie to nazwisko. Dlatego też jeżeli zmieniasz lub dodajesz drugi człon do obecnego nazwiska, musisz to zaznaczyć w formularzu.

Warto w tym miejscu doprecyzować, że o ile w przypadku przedsiębiorców, płatników podatku i składek aktualizacja danych to obowiązek, o tyle w przypadku podatników nieprowadzących działalności jest to możliwość, z której warto skorzystać.

Złożenie deklaracji w urzędzie skarbowym nie jest czasochłonne, a jednak może pomóc w uniknięciu ewentualnych nieporozumień czy wyjaśnień, w razie gdyby w urzędzie skarbowym doszło do jakiegoś zamieszania i podatnik zostałby nieprawidłowo zidentyfikowany.

Taki dodatkowy dokument pomoże wybrnąć z ewentualnych nieporozumień

Zespół Ekspertów ING Księgowość