Sprawozdanie finansowe spółki - co warto wiedzieć?
2023-03-08
Sprawozdanie finansowe spółki jest kompleksową informacja o jej kondycji i sytuacji finansowej. Obowiązek jego przygotowania spoczywa jednak tylko na wybranych podmiotach, a kwestie tego, kto i jak powinien je przygotować, reguluje szczegółów ustawa o rachunkowości. Co więcej, sprawozdania finansowe spółek nie są dokumentami niejawnymi. Przekazywane są do urzędu skarbowego i KRS, a dostęp do nich mogą mieć wszystkie zainteresowane osoby.
Kto powinien składać sprawozdanie finansowe?
Sprawozdanie finansowe muszą składać wszystkie podmioty, które są wpisane do KRS. Wyjątek stanowią tu wspólnicy spółek jawnych osób fizycznych oraz spółek partnerskich, gdy przychody netto spółki za poprzedni rok obrotowy są mniejsze niż równowartość 2 000 000 euro w przeliczeniu na złotówki oraz gdy nie prowadzą ksiąg rachunkowych.
Te dwie grupy podmiotów muszą złożyć oświadczenie o braku obowiązku składania rocznego sprawozdania finansowego spółki. Mają na to czas do pół roku po zakończeniu roku od zakończenia roku podatkowego.
Co powinno zawierać sprawozdanie finansowe spółki?
Sprawozdanie finansowe spółki powinno zawierać informacje o wynikach finansowych firmy, przedstawioną w postaci liczbowej. Jest ono składane za cały rok podatkowy firmy.
W treści sprawozdania powinien znaleźć się bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe, jak wprowadzenie do sprawozdania finansowego, informacje uzupełniające oraz objaśnienia.
Bilans to nic innego jak przedstawienie aktywów i pasywów spółki na ostatni dzień roku obrotowego. Rachunek zysków i strat powinien zawierać w swojej treści informacje o przychodach, zyskach, kosztach i stratach przedsiębiorstwa. Natomiast co do pozostałych elementów, to nie ma tu dokładnie sprecyzowanej informacji. Ustawodawca wskazuje, że muszą to być wszystkie dane i informacje, które sprawią, że sprawozdanie będzie rzetelne i kompletne.
Jak powinno wyglądać sprawozdanie finansowe spółki?
Sprawozdanie powinno być przygotowane w języku polskim, a kwoty (niezależnie od tego, w jakiej walucie są generowane) wyrażone w złotówkach. Jednocześnie od roku 2018 konieczne jest złożenie sprawozdania w formie cyfrowej. Wcześniej można je było przesłać również w postaci papierowej.
Całe sprawozdanie powinno przyjąć postać pliku XML. Musi to być jeden plik, w którym zamieszczone zostaną wszystkie informacje. Ważne też, że ustawodawca precyzyjnie określił format i strukturę tego pliku. Można je znaleźć na stronie Serwisu Rzeczypospolitej Polskiej.
Istotne jest, by plik został przygotowany dokładnie z wytycznymi ministerstwa. Błędy formalne sprawią, że plik nie zostanie przyjęty, a spółka będzie musiała przygotować go ponownie.
Kto sygnuje sprawozdanie?
Z uwagi na to, że jest to dokument cyfrowy, elektroniczny, podpisy również muszą być elektroniczne. Może to być profil zaufany lub elektroniczny podpis kwalifikowany. Osobą właściwą do złożenia podpisu jest osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych (główny księgowy/główna księgowa) oraz kierownik jednostki.
W przypadku, gdy zarząd spółki składa się z kilku osób, wówczas wszystkie powinny złożyć swoje podpisy na dokumencie.
Sprawozdanie można złożyć odpłatnie lub nieodpłatnie. Płatna opcja dotyczy sytuacji, gdy w KRS nie ma PESELu osoby uprawnionej do reprezentowania podmiotu. Dzieje się tak zazwyczaj, gdy jest to obcokrajowiec, prowadzący swoją spółkę w Polsce.
Jeżeli PESELe osób upoważnionych znajdują się w KRS, wówczas spółka może złożyć sprawozdanie bezpłatnie.
Kiedy należy złożyć sprawozdanie finansowe spółki?
Sprawozdanie powinno być złożone w ciągu 15 dni od momentu zatwierdzenia go przez organy zarządzające spółką. Ze strony ustawodawcy natomiast jest to pół roku od momentu zamknięcia roku obrotowego spółki.
Dla przykładu, jeżeli rok obrotowy spółki pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to termin na złożenie sprawozdania mija 30 czerwca.
Zespół Ekspertów ING Księgowość