Spis z natury – czym jest i jak go wypełnić?

2024-12-30

Spis z natury, bardziej znany pod nazwą remanentu, to czynność, którą większość firm wykonuje wraz z końcem roku. Jest to związane z obecnie obowiązującymi przepisami dotyczącymi tego obowiązku. Czym jednak jest w rzeczywistości spis z natury? Sprawdź!

Z tego artykułu dowiesz się:

• co to jest spis z natury,
• jak powinien być przeprowadzony spis z natury,
• kto musi wykonać inwentaryzację, a kto nie,
• do kiedy jest konieczne przygotowanie spisu z natury.

Spis z natury – co to jest?

Spis z natury to dokument, który ma pokazać faktyczny stan firmy. Ma on formę protokołu, który jest podsumowaniem całej czynności inwentaryzacji czy remanentu. W protokole tym przedsiębiorca zatwierdza informacje o stanie posiadanych przedmiotów na dzień wykonania czynności. Właśnie z tego powodu bardzo często wykonywanie spisu z natury wymaga zamknięcia na przykład sklepu. Aby tego uniknąć, firmy wykonują inwentaryzację nocą, zatrudniając pracowników tymczasowych, albo w dni wolne od pracy.

Rodzaje spisów z natury

Istnieje kilka rodzajów spisów z natury, a każdy z nich rządzi się swoimi prawami. Jako przedsiębiorca powinieneś je znać, aby wiedzieć, jak nie złamać prawa:

• spis na koniec roku podatkowego – podstawowa forma spisu z natury, gdzie zlicza się wszystkie towary handlowe i materiały; taki spis z natury może być sporządzony według ceny nabycia lub zakupu, ale metoda ta musi być spójna dla całego dokumentu;
• spis na początek roku podatkowego – jest automatycznie konsekwencją spisu na koniec roku; nie trzeba wykonywać go osobno, ale księgowość powinna wpisać go jako oddzielną pozycję do księgi przychodów i rozchodów,
• spis zerowy, czyli w dniu rozpoczęcia działalności – wprowadza się do niego rzeczy kupione przed rozpoczęciem działalności, ale dla niej niezbędne,
• spis związany z likwidacją działalności – wykonywany jako remanent likwidacyjny do celów VAT,
• spis z natury w trakcie roku podatkowego – służy sprawdzeniu faktycznych dochodów przy konkretnym stanie zasobów i zapasów; może być wykonywany przez samego przedsiębiorcę albo na wniosek urzędu,
• spis przy zmianie wspólnika – jeśli w spółce pojawia się nowy wspólnik lub dochodzi do jego zmiany, konieczne jest wykonanie inwentaryzacji.

Kto musi wykonać spis z natury?

Spis z natury jest obowiązkowy przede wszystkim dla przedsiębiorców, którzy spełniają następujące warunki naraz:

• rozliczają się według księgi przychodów i rozchodów,
• prowadzają działalność produkcji materialnej albo handlu.

Niekiedy zasady te zmieniają się na przykład dla osób prowadzących firmy w branży usługowej. Muszą one dokonać spisu z natury w momencie, gdy do sprzedaży usługi potrzebują najpierw zakupu produktu. Mowa choćby o wszystkich usługach związanych z branżą beauty, czyli zakładach fryzjerskich, salonach piękności, SPA.

Co podlega inwentaryzacji?

Kiedy wiesz już, co to jest spis z natury, przyszedł czas na określenie, co takiego podlega w ogóle inwentaryzacji. Przede wszystkim łatwiej określić, czego w takim spisie nie ma, nie zalicza się do niego wyposażenie firmy, a także nie wliczają sie do inwentaryzacji środki trwałe. Trzeba zatem przeprowadzić spis dla takich pozycji jak:

• surowce podstawowe,
• surowce pomocnicze,
• półfabrykaty,
• towary handlowe,
• towary z produkcji w toku,
• gotowe wyroby,
• braki,
• odpady.

Do spisu zaliczają się nie tylko produkty, które są obecnie na miejscu, czyli w granicach zakładu. Mowa też o produktach, których w zakładzie akurat nie ma. Co więcej, jeśli z jakiegoś powodu firma magazynuje produkty innych firm, czyli takie, które nie są jej własnością, również musi ująć je w spisie. Nie jest jednak zobowiązana wykonywać dla nich wyceny.

Środki trwałe i wyposażenie – kiedy pojawią się w spisie z natury?

Istnieją jednak przypadki, kiedy środki trwałe i wyposażenie wlicza się do spisu z natury. Mowa tutaj o spisie likwidacyjnym. Taki dokument sporządza się nie dla celów podatkowych, a dla celów VAT.

Specjalne zasady spisu z natury – dla kogo?

Istnieją takie miejsca, które są objęte specjalnymi zapisami dotyczącymi tego, jak powinien wyglądać spis z natury. Mowa tutaj przede wszystkim o działach specjalnych produkcji rolnej, gdzie w spisie należy ująć:

• materiały, które nie zostały zużyte do produkcji w trakcie roku,
• surowce o podobnych cechach jak wyżej,
• zwierzęta z zapisem ich ilości oraz gatunków i podziałem na grupy.

Prócz tego specjalnymi zasadami spisu objęte są księgarnie i antykwariaty, w których przyporządkowuje się pozycje do ceny, a nie tytułu czy nazwiska autora. Trzeba jedynie zachować informację na temat charakteru publikacji – czy jest ona książką, broszurą, albumem albo ma inny charakter. W końcu również kantory muszą wykazywać w spisie z natury wszystkie wartości dewizowe, które nie zostały sprzedane w trakcie roku.

Spis z natury – wzór

Istnieją pewne stałe elementy, które musi zawierać każdy spis z natury. Są one wymagane przez ustawodawcę, aby dokument był uznany za obowiązujący i zgodny z prawem. Z tego powodu w spisie z natury muszą się pojawić:

• nazwa firmy lub imię i nazwisko jej właściciela,
• data z dnia, w którym sporządzono spis z natury,
• numeracja pozycji arkusza spisu z natury,
• określenie towarów i innych produktów, np. materiałów, w szczegółowy sposób,
• jednostki miary stosowane w spisie,
• ilość produktu stwierdzona w trakcie wykonywania spisu,
• cenę za pojedynczą jednostkę miary, określoną w złotówkach oraz groszach do drugiego miejsca po przecinku,
• informację o wartości posiadanego towaru, czyli wynik mnożenia ceny za jednostkę miary przez ilość produktu na stanie,
• całą wartość spisu z natury, czyli sumę wszystkich pozycji,
• dopisek, na której pozycji skończono wpis, w formie: Spis skończono na pozycji…,
• podpisy właściciela firmy, a także osób, które sporządzały inwentaryzację.

Ważne terminy – spis z natury. Do kiedy jest spis z natury?

Każda firma, która jest objęta obowiązkiem sporządzania spisu z natury, musi w pierwszym dniu działalności sporządzić tak zwany remanent zerowy. Jest on umieszczany na pierwszej pozycji księgi przychodów i rozchodów.

Kolejny ważny termin dotyczy wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność produkcyjną lub handlową. Mowa tutaj o terminie wynikającym z ustawy o rachunkowości, która zakłada, że każda taka firma ma obowiązek wraz z końcem roku wykonać spis z natury. Jest to jednak termin dość umowny, bo inwentaryzacja może być rozpoczęta już wraz z początkiem października, a jej koniec może nastąpić do 15 stycznia.

Do kiedy spis z natury musi wykonać przedsiębiorca, który decyduje się na zamknięcie działalności? Ma on aż 14 dni od ostatniego dnia funkcjonowania firmy na sporządzenie takiego dokumentu. Następnie na 7 dni od tego terminu musi on dostarczyć spis z natury do Urzędu Skarbowego. Jako że sam obowiązek jest dość uciążliwy, wiele osób zamykających firmy wyprzedaje produkty w niższych cenach. Pozwala to nie tylko zarobić, ale również zmniejszyć ilość papierologii.

Brak spisu z natury – co grozi przedsiębiorcy?

Z zasady konsekwencje dotyczą przede wszystkim błędnego wyliczania stawki podatku dochodowego, co wiąże się z dalszym wprowadzaniem w błąd Urzędu Skarbowego. Brak zgodności w dokumentach może oznaczać, że VAT został odprowadzony w nieprawidłowej wysokości – zwykle sumie zbyt niskiej – co wiąże się potem z koniecznością składania wyjaśnień.

Dodatkowo brak spisu z natury jest wykroczeniem skarbowym, za które można dostać mandat od 175 zł do nawet 3500 zł. Jeśli przedsiębiorca ma na koncie wiele takich przewinień, w końcu Urząd Skarbowy może otworzyć postępowanie w sprawie podejrzenia popełnienia przestępstwa karnoskarbowego, a to już poważne zarzuty.

Sporządzanie spisu z natury można zlecić zewnętrznej firmie, która się w tym specjalizuje. To łatwy sposób na uniknięcie błędów w wypełnianiu protokołów. Na pewno jednak trzeba pamiętać, że inwentaryzacja w działalności handlowej i produkcyjnej jest corocznym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy. Zaniechanie może kosztować nas drogo, zarówno jeśli chodzi o nerwy, jak i stracony czas oraz pieniądze zapłacone za mandat i szybkie wykonanie spisu na zlecenie Urzędu Skarbowego.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość