Rachunek zysków i strat – jak poprawnie go przygotować?

2024-04-10

Chcesz określić kondycję finansową swojej firmy? Możesz do tego wykorzystać różne narzędzia. Wśród nich najpopularniejszy jest rachunek zysków i strat. Czym dokładnie jest RZiS, jak go przygotować i co powinien zawierać? Sprawdźmy.

W poniższym artykule znajdziesz informacje:

• czym jest rachunek zysków i strat,
• kto musi przygotować RZiS,
• jak zrobić rachunek zysków i strat – krok po kroku,
• czym się różni bilans od rachunku zysków i strat,
• korzyści wynikające z przygotowania rachunku zysków i strat.

Rachunek zysków i strat – podstawowe informacje

Rachunek zysków i strat jest określany również jako rachunek wyników. Jest to ważna część sprawozdania finansowego, które to muszą przygotowywać jednostki gospodarcze. W rachunku zysków i strat zestawia się przychody, które pochodzą z różnych rodzajów działalności, a także związane z nimi koszty.

Obliczając różnicę, otrzymasz obraz aktualnego wyniku finansowego swojego przedsiębiorstwa. Może to być zarówno zysk, jak i strata brutto. Wynik, który uzyskasz, musisz następnie zmodyfikować o obciążenia obowiązkowe. Do nich należy między innymi podatek dochodowy. W ten sposób uzyskasz wynik finansowy netto firmy w danym czasie. Do przygotowania RZiS możesz zatrudnić np. biuro rachunkowe lub zlecić to swojemu działowi księgowości w firmie.

Bilans zysków i strat a RZiS – czym się różnią?

Bilans zysków i strat to zestawienie stanu składników majątku, a także źródeł ich finansowania, czyli aktywów i pasywów danego podmiotu na konkretny dzień. Wyróżnić można tutaj różne rodzaje tego dokumentu – skonsolidowany, sprawozdawczy oraz likwidacyjny. Najczęściej jednak ma się do czynienia z bilansem przygotowywaniem na koniec roku sprawozdawczego. Jeśli jest on prawidłowo przygotowany, suma aktywów powinna być równa sumie pasywów.

Różnica zatem między bilansem a rachunkiem zysków i strat wynika z tego, że ten pierwszy pozwala ustalić składniki majątkowe firmy, a drugi pokazuje, w jaki sposób przedsiębiorstwo wytwarza przychody oraz jakie koszty przez to ponosi. Dzięki temu można ocenić, czy się rozwija, czy raczej znalazło się w kłopotach finansowych.

Rachunek zysków i strat – kto musi go przygotować?

Przygotowanie rachunku zysków i strat spoczywa na spółkach handlowych i kapitałowych, w tym także organizacjach oraz innych osób prawnych. Nie odnosi się to jednak Skarbu Państwa. Oprócz tego obowiązek sporządzania RZiS dotyczy:

• osób fizycznych, spółek jawnych należących do osób fizycznych i spółek partnerskich – warunkiem jest osiągnięcie minimum 1 200 000 euro przychodów netto z tytułu sprzedaży w minionym roku obrotowym,
• jednostek organizacyjnych – dotyczy tych, które nie posiadają osobowości prawnej, wykluczone są handlowe spółki osobowe i cywilne,
• oddziałów firm zagranicznych oraz ich przedstawicielstw – jeśli działają na terytorium Polski.

Jak krok po kroku sporządzić RZiS?

Zgodnie z polskim prawem, można przygotować rachunek zysków i strat w dwóch formach. Są to kalkulacyjna i porównawcza. W każdej z nich sporządza się rachunek przy pomocy metody drabinkowej. Zakłada ona, że od każdego analizowanego rodzaju przychodu konieczne jest odjęcie kosztu takiego samego rodzaju. Każdy podmiot może samodzielnie podjąć decyzję, czy wykona RZiS w formie kalkulacyjnej, czy porównawczej.

Podstawowe zasady przygotowania RZiS

Przepisy prawne nakładają na podmioty gospodarcze mnóstwo obowiązków dotyczących sporządzania rachunku i strat. Należy przede wszystkim stosować się do wspomnianej już zasady współmierności kosztów i przychodów. Zgodnie z nią, na wynik finansowy w danym okresie mają wpływ zarówno osiągane przychody, jak i poniesione w związku z tym koszty.

Warto pamiętać, że kosztem nie może być np. to, że zapłacono gotówką za usługi, które będą świadczone dopiero w przyszłym roku. Co to oznacza? Jeśli koszty nie wynikają z osiągniętych przychodów w konkretnym okresie, to nie należy ich ujmować w rachunku zysków i strat.

Drugą ważną zasadą sporządzania RZiS jest zasada memoriału. Oznacza to, że w sprawozdaniach finansowych trzeba uwzględnić wszystkie operacje gospodarcze, które zostały zrealizowane w danym, analizowanym czasie. Nie ma znaczenia, czy zostały już opłacone, czy nie.

Jakie informacje są potrzebne do przygotowania RZiS?

Przystępując do przygotowania rachunku zysków i strat, należy zgromadzić ważne informacje dotyczące danego okresu działalności. W RZiS znajdą się te podstawowe, czyli przychody ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów, a także koszty poniesione, by je osiągnąć. Oprócz tego powinien być też zawarty poziom pozostałych operacji, czyli transakcje pośrednio związane z podstawową działalnością lub z niej wynikające.

Do przygotowania RZiS potrzebne są też informacje o amortyzacji środków trwałych i niematerialnych. Niezbędne będą też te określające niskocenne środki trwałe. Do tego warto zebrać też dane o kosztach związanych z finansowaniem przedsiębiorstwa, z poprzednich okresów (przydatne dla celów porównawczych) oraz o zdarzeniach nadzwyczajnych, które miały wpływ na wyniki.

RZiS – wariant kalkulacyjny

Wariant kalkulacyjny opiera się na kalkulacyjnym układzie kosztów. Klasyfikuje on koszty względem miejsca ich powstania. Decydując się na ten wariant, musisz ująć w RZiS takie elementy jak:

• produkcja podstawowa (bezpośrednie koszty procesu produkcyjnego),
• produkcja pomocnicza,
• koszty związane z administracją oraz funkcjonowaniem zarządu przedsiębiorstwa,
• koszty sprzedaży (np. transport, dystrybucja itd.).

Wynik, który otrzymasz ze sprzedaży w tym wariancie RZiS, ustala się poprzez porównanie przychodów ze sprzedaży produktów, towarów i materiałów z kosztami ich wytworzenia. Dolicza się do tego koszty sprzedaży, a także ogólnego zarządu. W ten sposób zyskujesz informacje o wyniku finansowym firmy.

RZiS – wariant porównawczy

Wariant porównawczy to sklasyfikowanie kosztów pod kątem ich rodzaju. Do jego przygotowania należy opierać się na rodzajowym układzie kosztów. Występują tu takie elementy jak:

• zużycie energii i materiałów,
• wynagrodzenia,
• amortyzacja,
• podatki, opłaty oraz ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia,
• usługi zewnętrzne,
• inne koszty rodzajowe.

Jeśli chcesz obliczyć wynik finansowy w przypadku wariantu porównawczego, musisz przeksięgować koszty i przychody na konto „wynik finansowy”, a także przeksięgować zmianę stanu produktów.

Na co zwracać uwagę, analizując rachunek zysków i strat?

Pamiętaj, że głównym elementem RZiS jest otrzymany wynik finansowy. Jest to strata lub zysk firmy. Świadczą one o efektywności działań. Przy stracie przychody będą niższe od wydatków, a zysku – na odwrót. Poświęć uwagę wynikowi z działalności podstawowej. On właśnie powinien wynosić najwięcej wśród innych wartości. Jeśli jest inaczej, może to oznaczać problem z osiąganiem zysków lub zwiększone ryzyko.

Zysk operacyjny oraz zysk netto stanowią istotne wskaźniki finansowej kondycji przedsiębiorstwa. Analiza tych wielkości w ujęciu historycznym umożliwia ocenę, czy działalność firmy kieruje się w dobrym kierunku. Wzrost zysków skłania analityków do poszukiwania przyczyn takiego stanu rzeczy. Z drugiej strony, spadek zysków skłania do analizy potencjalnych trudności, z jakimi może się borykać przedsiębiorstwo.

Istotne jest także uwzględnienie wpływu zdarzeń jednorazowych, mając przed sobą rachunek zysków i strat. Przykładowo mogą to być sprzedaż majątku czy koszty związane z restrukturyzacją. Chociaż tego rodzaju zdarzenia mogą wpływać na zysk netto w określonym okresie, nie zawsze są one odzwierciedleniem długoterminowego stanu firmy.

Warto też sprawdzić dokładnie wydatki na amortyzację. Mogą być one zaniżane, przez co prowadzą do spadku wartości majątku trwałego. Dzieje się tak przez to, że firma nie inwestuje w nowe środki trwałe, czyli np. środki transportu czy nowoczesne maszyny.

Rachunek zysków i strat – korzyści dla przedsiębiorstw

Analizowanie sytuacji materialnej przedsiębiorstwa przynosi liczne korzyści. Poprzez szczegółowe zrozumienie przychodów i kosztów, właściciel uzyskuje klarowny obraz finansowy swojej firmy. To ułatwia podejmowanie decyzji w zakresie inwestycji, ustalania wynagrodzeń oraz kształtowania polityki cenowej. Eksperci zaznaczają, że rachunek zysków i strat stanowi kluczowy wskaźnik do oceny efektywności działalności gospodarczej.

Rachunek zysków i strat umożliwia śledzenie przepływu środków finansowych w przedsiębiorstwie i odpowiada na istotne pytania, które są fundamentalne dla efektywnego zarządzania biznesem. Do kluczowych zagadnień należy zaliczyć:

• analizę, czy firma generuje zysk, czy stratę,
• które działy są najbardziej dochodowe,
• które obszary pochłaniają najwięcej zasobów,
• jakie są źródła finansowania,
• jakie zobowiązania kredytowe zostały zaciągnięte i jaka jest ich wysokość do spłaty.

Podsumowując, rachunek zysków i strat jest niezbędnym narzędziem dla każdego przedsiębiorcy, który chce efektywnie zarządzać finansami swojej firmy. Dostarcza on cennych wskazówek dotyczących kondycji finansowej przedsiębiorstwa, umożliwiając dokładną analizę przychodów, kosztów oraz ogólnej wydajności operacyjnej.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość