Prezenty dla kontrahentów a VAT. To musisz wiedzieć
2025-01-09
Wraz z końcem roku w większości firm następuje czas przygotowywania upominków dla klientów i partnerów biznesowych. Wielu osobom trudność sprawia samo skompletowanie prezentów, nie mówiąc już o ich rozliczeniu. Jak wygląda zależność prezenty dla kontrahentów a VAT?
Z tego artykułu dowiesz się:
- jak przygotować prezenty świąteczne dla kontrahentów, aby pozostawić po sobie dobre wrażenie,
- czy od prezentów świątecznych można odliczyć podatek VAT,
- jakie są wyjątki do VAT-u w przypadku prezentów na święta dla kontrahentów,
- jakie prezenty mogą być najlepszym wyborem.
Prezenty dla kontrahentów a VAT – kiedy można odliczyć podatek?
Wiele osób waha się, czy prezenty dla kontrahentów a odliczenie VAT to bardzo skomplikowana sprawa. W rzeczywistości wiele takich dylematów rozwiązuje się już na etapie wartości prezentu. Okazuje się bowiem, że wszystkie upominki poniżej 20 zł są uznawane za drobne, nie podlegają opodatkowaniu VAT-em, a co za tym idzie, nie trzeba ich ewidencjować. Nieopodatkowane w ten sposób są również rozmaite próbki o braku wartości reprezentacyjnej.
Inaczej sprawa wygląda, gdy przywykliśmy do dawania kontrahentom drobnych upominków przez cały rok, na różne okazje. W takim przypadku nie musimy naliczać podatku VAT, o ile łączna kwota za wszystkie prezenty podarowane w ciągu jednego roku nie jest wyższa niż 100 zł. Wtedy jednak musi prowadzić specjalną ewidencję takich podarunków, aby udowodnić, ile faktycznie kosztowały oraz ile ich było.
Dla wszystkich prezentów droższych niż określono wyżej, niezbędne jest opłacenie podatku VAT. W niektórych przypadkach można go jednak odliczyć. Dzieje się tak, jeżeli prezent jest związany z działalnością, którą prowadzi nasze przedsiębiorstwo. W takim przypadku ustawodawca dopuszcza możliwość odliczenia VAT-u od prezentów świątecznych dla kontrahentów.
Podatek VAT a podatek dochodowy i prezenty dla kontrahentów na święta
Wiele zamieszania wprowadza zazwyczaj kwestia tego, że prezenty świąteczne dla kontrahentów, jeśli stanowią koszt reprezentacji, nie są kosztami podatkowymi. Oznacza to, że nie można zaliczać ich w poczet kosztów, które zmniejszają podstawę do naliczania podatku dochodowego. Inaczej jest jednak w obliczu podatku VAT, który mówi przede wszystkim o tym, że przez firmę dokonany został zakup w sposób pośredni związany z prowadzoną działalnością. W takim przypadku przedsiębiorca powinien zewidencjować transakcję jako dostawę towarów, a w efekcie tego VAT naliczony i należny będą równe. Mowa tutaj na przykład o zakupie alkoholu.
Dlaczego warto przekazywać kontrahentom prezenty?
Czy w związku z takimi zawiłościami i tym, że kwestia prezentów dla kontrahentów a VAT-u wygląda zupełnie inaczej niż rozliczania podatku dochodowego, warto obdarowywać partnerów biznesowych upominkami? Ta kwestia frapuje wielu przedsiębiorców, jednak praktyka mówi, że zdecydowanie jest to rzecz warta rozważenia. Prezent dla kontrahentów na święta pokazuje przede wszystkim, że o nich pamiętamy. To ułatwia podtrzymanie pozytywnych relacji biznesowych, a jednocześnie otwiera nowe możliwości w nowym roku. Święta są okresem, w którym wiele osób przychylniej patrzy na takie gesty, dlatego zdecydowanie warto zainwestować w sensowne prezenty.
Takie same prezenty opłaca się podarować kontrahentowi, gdy odniósł na przykład duży sukces na polu zawodowym. Będzie to forma docenienia jego zaangażowania i profesjonalizmu. Nie warto natomiast zbyt głęboko wchodzić w relacje prywatne, chyba że sam partner biznesowy chwali się forum publicznym na przykład narodzinami dziecka. Wtedy prezent jest mile widziany.
Jak wybrać stylowy prezent dla kontrahenta?
Gdy wiesz już, jak wygląda kwestia prezentów dla kontrahentów a odliczania VAT-u, czas wybrać sensowne upominki. Nie wszystkie będą sprawdzały się równie dobrze, co zawsze warto mieć na uwadze. Przede wszystkim warto będzie zadbać, oczywiście w miarę możliwości, o personalizację upominku. Być może osoba odpowiedzialna za kontakty z konkretnym partnerem, na przykład przedstawiciel firmy, będzie w stanie powiedzieć coś więcej o jego preferencjach? Przez długi okres popularnym prezentem był alkohol. Obecnie jednak coraz większa rzesza osób od niego stroni, dlatego taki upominek może nie być w dobrym tonie.
Co zawsze sprawdzi się jako upominek dla kontrahenta? Mogą to być:
- gadżety biurowe z logotypem firmy, które zawsze przydadzą się w innym biurze,
- produkty z rynku lokalnego, który zostały specjalne wyselekcjonowane na przykład pod kątem certyfikatu ekologicznego,
- zestawy świąteczne gotowe, które zawierają na przykład komplet herbat czy kaw, dodatki do nich czy ładne filiżanki,
- ręcznie wykonane upominki, stworzone specjalnie na zamówienie przez lokalnego wytwórcę albo rękodzielnika,
- bombki świąteczne z logotypem firmy albo w kształcie nawiązującym do niego.
Pamiętaj, że podarowanie komuś drogiego alkoholu albo bardzo kosztownych słodyczy będzie oznaczało zaliczenie wydatku do kosztów reprezentacji. To tworzy rozmaite problemy z punktu widzenia rozliczenia podatkowego. Warto tego unikać, stawiając raczej na produkty, które wiążą się z naszą firmą, najlepiej bezpośrednio – choćby przez logotyp.
O czym jeszcze pamiętać, jeśli chodzi o prezent? Dołącz do niego na pewno kartkę świąteczną, na której złożysz kontrahentowi życzenia, a jednocześnie podziękujesz za rok owocnej współpracy. Zadbaj też o to, aby opakowanie prezentu było eleganckie i w dobrym tonie. Elementy humorystyczne są mile widziane, o ile wiesz, jakie poczucie humoru ma Twój kontrahent!
Przygotowanie prezentów dla partnerów biznesowych może spędzać sen z powiek, zwłaszcza jeśli nie przepadasz za tworzeniem takich podarunków. Pamiętaj jednak, że podarowanie świątecznego prezentu kontrahentowi może wyjść na dobre całej firmie, a także współpracy z danym przedsiębiorstwem w przyszłości. Zadbaj jedynie o to, aby prezent odpowiednio rozliczyć zarówno pod kątem podatku dochodowego, jak i podatku VAT. Wtedy nie musisz obawiać się żadnych nieprawidłowości, które wyszłyby przy ewentualnym rozliczaniu w biurze księgowym.
Zespół Ekspertów ING Księgowość