Prawidłowe numerowanie dowodów księgowych
2023-05-22
Prawidłowe numerowanie dowodów księgowych jest istotne z kilku powodów. To sposób na utrzymanie porządku w dokumentacji oraz zachowanie spokoju w razie ewentualnej kontroli ze strony urzędu skarbowego. Jak zatem numerować dowody księgowe, by łatwo było je zarchiwizować i w razie potrzeby odnaleźć? Zapoznaj się z naszym poradnikiem.
Regulacje prawne
Przede wszystkim należy sobie uświadomić, że sposób numerowania i archiwizowania dokumentów księgowych został opisany w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.
Zgodnie z zawartymi tam regulacjami przedsiębiorca jest zobowiązany do zbroszurowania Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów oraz ponumerowania jej stron kolejno.
Ponadto, Rozporządzenie określa, że pierwsza kolumna księgi służy do wpisania kolejno numerów zapisów do księgi. Jednocześnie tym samym numerem należy dowód księgowy, który stanowi podstawę dokonania danego zapisu.
Innym państwowym dokumentem, który porusza zagadnienie numerowania jest Ordynacja Podatkowa. Dokument ten informuje, że przedsiębiorca jest zobowiązany do numerowania rachunków kolejno i przechowywania ich w kolejności wystawiania aż do momentu, gdy zobowiązanie podatkowe ulegnie przedawnieniu.
Jak prawidłowo numerować dowody księgowe?
Powyższe przytoczone przepisy dają jedynie ogólne wskazówki odnośnie do numerowania dokumentów księgowych. Nie precyzują tego, jak dokładnie powinno to wyglądać. Z jednej strony takie podejście daje przedsiębiorcom sporą dowolność w zakresie prowadzenia numeracji. Z drugiej jednakże może to prowadzić do nieporozumień z urzędem skarbowym, kiedy to podczas kontroli trudno jest nie tylko zrozumieć numerację wdrożoną przez przedsiębiorcę, ale też trudno jest na jej podstawie odnaleźć właściwe dokumenty.
Dobra praktyka numerowania dokumentów księgowych polega na przyjęciu pewnego cyklu numeracyjnego. Z reguły jest to albo cykl roczny, albo miesięczny.
W cyklu miesięcznym każdy dokument numerowany jest kolejno od jednego z początkiem kolejnego miesiąca. Nie można jednak zapomnieć, by numery były dodatkowo oznaczone właśnie miesiącem. Może to wyglądać tak: 01/03/23, 02/03/23 lub 01/MAR/23, 02/MAR/23 i tak dalej. Gdzie pierwsza liczba oznacza kolejny numer dowodu księgowego, druga liczba lub zapis to oznaczenie miesiąca, a ostatnia liczba to określenie roku.
Jeżeli przyjęty jest cykl roczny, przykładowa numeracja mogłaby wyglądać tak: 01/23, 02/23 lub 01/2023, 02/2023. Tu pierwsza liczba oznacza kolejny numer dokumentu, a druga to określenie roku.
W cyklu rocznym można też wprowadzić określenie miesiąca, ale wtedy dokumenty nie są numerowane od początku wraz początkiem kolejnego miesiąca. Jeżeli ostatni rachunek ze stycznia będzie miał numer 17/STY/23 to pierwszy rachunek w lutym powinien otrzymać wówczas numer 18/LUT/23.
Dookreślenie miesiąca powinno wówczas jedynie ułatwiać odnalezienie odpowiedniego dokumentu, ale nie powinno wpływać na zmianę numeracji.
O czym pamiętać, przy wybieraniu metody numeracji?
Przede wszystkim należy trzymać się konsekwentnie jednej wybranej numeracji. Nie może być tak, że w styczniu dokumenty numerowane są w cyklu miesięcznym, a potem od lutego w cyklu rocznym. To wprowadza chaos i bałagan i może sprowadzić na przedsiębiorcę kłopoty.
Ewentualne zmiany w sposobie numeracji możesz wprowadzić wraz z początkiem kolejnego roku podatkowego, jeżeli uznasz, że wcześniej przyjęta forma jest niepraktyczna.
Druga sprawa jest taka, że numery dokumentów nie mogą się powtarzać. Każdy z dokumentów musi mieć swój własny, indywidualny numer, po którym można dany dokument zidentyfikować i odnaleźć. W tym kontekście sprawdza się dopisywanie właśnie określenia miesiąca i roku do numerów dokumentów. W takiej sytuacji znacznie trudniej jest o pomyłki i podwójną numerację.
Pamiętaj, że najważniejsze jest to, by wszystkie dokumenty dało się szybko i jednoznacznie odnaleźć i zidentyfikować oraz, by dany numer oznaczał wyłącznie jeden dokument księgowy.
Zespół Ekspertów ING Księgowość