Nota korygująca w KSeF
2023-05-31
W czasie prowadzenia działalności gospodarczej normalnością jest wystawianie i otrzymywanie różnego rodzaju faktur. Wystawiane są dokumenty sprzedażowe i otrzymywane zakupowe. Z uwagi na to, że większość tych dokumentów wystawiana jest ręcznie, a co najmniej ręcznie wprowadzane są dane kontrahentów do systemów, mogą pojawić się błędy. Korzystanie z systemów do fakturowania znacząco redukuje liczbę błędów w obliczeniach. Systemy są tak zaprojektowane, by automatycznie dokonywać obliczeń. Jednak błędy w danych identyfikacyjnych kontrahentów nadal mogą się zdarzać. Zobacz, jak można sobie z tym poradzić.
Błędy w danych kontrahenta - jak to naprawić?
Zasadniczo, polskie prawo przewiduje sposób na rozwiązanie problemu związanego z nieprawidłowymi danymi kontrahenta. Służy temu nota korygująca. To dokument, w którym zamieszcza się informacje na temat nieprawidłowych danych oraz ich prawidłowego brzmienia. Nota korygująca w żaden sposób nie wpływa na obliczenia, czy naliczony podatek, ponieważ dotyczy wyłącznie informacji identyfikacyjnych.
Dla uzupełnienia informacji warto dodać, że poprawieniu błędów w obliczeniach służy faktura korygująca lub tak zwana korekta. To faktura, która powinna mieć ten sam numer, co błędna faktura, ale z dopiskiem „korekta”. Dane na fakturze również powinny być te same w zakresie kontrahenta, nazwy zdarzenia gospodarczego czy też wartości/ilości zakupionych towarów i usług. Różnica powinna dotyczyć wyłącznie błędu, czyli nieprawidłowo dobranej wartości podatku, nieprawidłowych wyliczeń itd.
Nota korygująca - rola w księgowości
Zgodnie z obowiązującymi przepisami nota korygująca nie stanowi dowodu księgowego. Jest to jedynie dokument uzupełniający, który służy wyłącznie formalnemu skorygowaniu nieprawidłowo wystawionej faktury. Dodajmy: nieprawidłowo pod względem formalnym.
Ponieważ w jej treści nie modyfikuje się ani nie poprawia wartości czy rozliczeń, jest ona istotna tylko pod względem formalnym i identyfikacyjnym. Pozwala na jednoznaczne rozpoznanie kontrahenta bez błędów czy nieporozumień.
System KSeF
Zgodnie z dyrektywami unijnymi w Polsce zaczął obowiązywać Krajowy System e- Faktur. Jest to platforma do automatycznego i elektronicznego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Obecnie system został udostępniony dla chętnych przedsiębiorców, aczkolwiek z czasem stanie się on obowiązkiem. Proces wdrażania tego obowiązku został podzielony na etapy i dla każdego etapu wyznaczono inny termin.
Rządzący, w celu zachęcenia do korzystania z systemu (co usprawni później wdrożenie obowiązku) oferują szereg korzyści. Jest to łatwiejszy dostęp do zwrotów nadpłaconego podatku, dostęp do automatyzacji, które system oferuje oraz znaczna oszczędność czasu.
Jednak, jak się okazuje system nie jest jeszcze doskonały. Dlaczego? Chodzi właśnie o noty korygujące.
Czy w systemie KSeF można wystawić notę korygującą?
Okazuje się, że system nie przewiduje not korygujących. Prawdopodobnie problem wynika z tego, że nota korygująca nie jest właśnie dokumentem księgowym i nie przyjmuje kształtu faktury ustrukturyzowanej.
Korekty danych w systemie można dokonać jedynie za pośrednictwem faktury korygującej, która już może przyjąć postać dokumentu ustrukturyzowanego. Trzeba jednak dodać, że w okresie, w którym korzystanie z systemu jest jedynie dobrowolne jedynym sposobem na dokonanie korekty jest wystawienie noty korygującej poza systemem.
To pociąga za sobą dalsze konsekwencje. Korzystnie z systemu zwalnia przedsiębiorcę z konieczności przechowywania dowodów księgowych. Są one archiwizowane w systemie przez 10 lat. Jednakże noty, które wystawia nie są już w systemie zarejestrowane, więc ich archiwizacja leży całkowicie po stronie przedsiębiorcy. Należy też pamiętać, że dokumenty przechowuje się aż do ich przedawnienia (przedawnienie następuje po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym wystąpił obowiązek podatkowy).
Kolejną konsekwencją jest fakt, że błędnie wystawione faktury pozostaną w KSeF nawet wówczas, gdy nabywca złoży dyspozycję korekty.
Warto jednak wiedzieć, że w sekcji ewidencyjnej pliku JPK_V7 będą one zmodyfikowane, gdy kontrahent zaakceptuje notę korygującą.
Co jednak może niepokoić podatników to fakt, że nie wiadomo jak organy podatkowe zareagują na rozbieżności między JPK a KSeF i jak to wpłynie na przedsiębiorców. Póki co pozostaje jedynie obserwować rozwój sytuacji i to, jak ustawodawca poradzi sobie z omawianym zagadnieniem.
Zespół Ekspertów ING Księgowość