Metoda kasowa w VAT i PIT – na czym polega i jak się rozliczyć?
2025-02-12
Metoda kasowa w VAT i PIT – na czym polega i jak się rozliczyć?
Kasowy PIT to rozwiązanie dla firm, które weszło w życie z początkiem 2025 roku. Jest to nowa forma rozliczania podatku dochodowego, w których moment powstania obowiązku podatkowego zależy od faktycznego otrzymania zapłaty za wystawioną lub otrzymaną fakturę na towar lub usługę, a nie od daty jej wystawienia. Do tej pory metoda kasowa funkcjonowała tylko na potrzeby rozliczenia się z tytułu podatku VAT.
Z tego artykułu dowiesz się:
- na czym polega metoda kasowa,
- czym różni się metoda kasowa PIT od metody kasowej VAT,
- jakie warunki trzeba spełnić, aby rozliczać PIT metodą kasową,
- jakie warunki trzeba spełnić, aby rozliczać VAT metodą kasową,
- jak rozliczyć PIT za pomocą metody kasowej,
- jak rozliczyć VAT za pomocą metody kasowej,
- jak poprawnie oznaczać dokumenty,
- jakie są korzyści i wady rozliczania metodą kasową.
Metoda kasowa PIT – zasady stosowania i rozliczania podatków dochodowych
Aby zrozumieć, czym jest kasowy PIT, warto przyjrzeć się przepisom, które obowiązywały przed jego wprowadzeniem. W standardowych zasadach prowadzenia działalności gospodarczej za przychód uznaje się kwoty należne, niezależnie od tego, czy zostały faktycznie otrzymane przez przedsiębiorcę. Oznacza to, że już w momencie wystawienia faktury za wykonane usługi lub dostarczony towar, powstaje obowiązek opodatkowania transakcji.
Metoda kasowa PIT wprowadza istotną zmianę w momencie powstawania obowiązku podatkowego. Zgodnie z jego zasadami podatek należy uiścić dopiero w chwili faktycznego otrzymania należności. Metoda kasowa PIT stosowana jest również do faktur zakupu (kosztowych). Wprowadzenie kasowego PIT oznacza zwiększenie płynności finansowej w firmach, ponieważ przedsiębiorcy nie muszą płacić podatku od przychodów, które nie zostały jeszcze rzeczywiście otrzymane.
Z metody kasowej PIT mogą skorzystać zarówno przedsiębiorcy, którzy już prowadzą działalność gospodarczą, jak i ci, którzy zamierzają ją założyć. Aby skorzystać z tej możliwości, przedsiębiorca musi jednak spełnić równocześnie kilka warunków:
- prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą samodzielnie,
- w poprzednim roku podatkowym osiągnąć mniejsze przychody z działalności niż 1 000 000 zł,
- jako formę opodatkowania wybrać skalę podatkową, podatek liniowy, zasady IP BOX lub ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
- prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów (niedopuszczalne są księgi rachunkowe).
- Metoda kasowego PIT-u musi być stosowana przez cały rok podatkowy.
Metoda kasowa rozliczania przychodów nie ma zastosowania do transakcji pomiędzy przedsiębiorcą a:
- podmiotem powiązanym w rozumieniu art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przy czym większość udziałów i praw, o których mowa w art. 23m ust. 2 pkt 1 lit. a-c, wynosi co najmniej 5%,
- podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium, lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, lub zagranicznym zakładem położonym na terytorium, lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.
Metoda kasowa VAT – co to jest i jak działa w praktyce
W przypadku VAT metoda kasowa działa podobnie jak w przypadku PIT. Przedsiębiorca może rozliczać podatek VAT dopiero w momencie, kiedy otrzyma zapłatę za daną transakcję lub sam dokona płatności (dotyczy zobowiązań za zakup towarów lub usługi). Z metody kasowej VAT mogą skorzystać firmy, które posiadają status małego podatnika. Oznacza to, że ich roczny limit sprzedaży wraz z podatkiem VAT nie mógł przekroczyć w roku poprzednim 2 000 000 euro.
Metodzie kasowej mogą podlegać także podatnicy prowadzący działalność maklerską, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, będący agentami, zleceniobiorcami lub innymi osobami świadczącymi usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu - jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane przez nich usługi nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym 45 000 euro.
Moment powstania obowiązku podatkowego uzależniony jest od otrzymania od kontrahenta zapłaty lub jej części z zastrzeżeniem:
- sprzedaż dla czynnego podatnika VAT - obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty,
- sprzedaż dla nieczynnego podatnika VAT - obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty, jednak nie później niż 180-go dnia od wydania towaru lub wykonania usługi.
Nawet mały podatnik nie może stosować metody kasowej w przypadku między innymi:
- wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów
- importu usług
- dostawy towarów w wyniku transferu bonu jednego przeznaczenia
- przeniesienia z nakazu organu władzy publicznej własności towarów w zamian za odszkodowanie
- świadczenia zwolnionych od podatku usług ubezpieczeniowych, m.in. udzielania kredytów lub pożyczek, pośrednictwa kredytowego
- wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu
- otrzymania dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.
Metoda kasowa na fakturze – jak poprawnie oznaczać dokumenty
Przedsiębiorcy decydujący się na metodę kasową PIT muszą prowadzić ewidencję faktur dokumentujących przychody rozliczane tą metodą. Ewidencja powinna zawierać następujące informacje:
- numer faktury,
- datę jej wystawienia,
- kwotę należności wynikającą z faktury,
- datę uregulowania należności.
Korzystanie z metody kasowej PIT wiąże się także z dodatkowymi obowiązkami. Jeśli płatność nie zostanie uregulowana, za datę powstania przychodu uznaje się dzień zapłaty, ale nie później niż 2 lata od daty wystawienia faktury. Po upływie tego terminu podatnik będzie musiał uregulować podatek PIT, nawet jeśli nie otrzymał od kontrahenta zapłaty wynikającej z faktury.
W przypadku metody kasowej VAT, wszystkie faktury sprzedażowe powinny zawierać oznaczenie “metoda kasowa”. Jest to istotne, aby zarówno kontrahenci, jak i urząd skarbowy wiedzieli, że rozliczenie VAT jest uzależnione od faktycznego uregulowania należności. Oprócz oznaczenia faktura powinna zawierać wszystkie standardowe elementy wymagane przez przepisy o VAT.
Co ważne, rozliczenie VAT następuje najpóźniej po 180 dniach od daty wystawienia faktury, nawet jeśli zapłata nie została otrzymana.
Metoda kasowa a odliczenie VAT – jakie są zasady i ograniczenia
W celu rozliczania podatku VAT metodą kasową należy złożyć we właściwym urzędzie skarbowym zgłoszenie na formularzu VAT-R przed rozpoczęciem jej stosowania. Przedsiębiorca może wybrać tę formę rozliczenia zarówno na początku prowadzenia działalności, jak i w terminie do końca miesiąca, poprzedzającego okres, od którego chce rozliczać się tą metodą.
Przy wyborze metody kasowej VAT podatnik rozlicza się za okresy kwartalne. Podatek naliczony od zakupów można rozliczyć w kwartale, w którym uregulowano całość lub część należności wynikającej z otrzymanej faktury. Jeżeli VAT nie został odliczony w deklaracji za ten kwartał, podatnik ma prawo do odliczenia go w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.
Podatnik może zrezygnować z rozliczania się metodą kasową VAT dopiero po 12 miesiącach jej stosowania, składając pisemne zawiadomienie do naczelnika właściwego urzędu skarbowego. Zawiadomienie należy złożyć najpóźniej do końca kwartału, w którym metoda kasowa była stosowana.
Metoda kasowa rozliczania podatku– korzyści i wady dla przedsiębiorców
Metoda kasowa pozwala na uniknięcie sytuacji, w której firma musi finansować podatek z własnych środków, gdy klient zalega z płatnością. Poprawia to płynność finansową i zmniejsza obciążenia finansowe firmy, szczególnie w przypadku współpracy z kontrahentami o wydłużonych terminach płatności. Jest szczególnie korzystna dla małych przedsiębiorstw o ograniczonych zasobach finansowych.
Przedsiębiorcy muszą jednak prowadzić szczegółową ewidencję faktur, aby wiedzieć, kiedy mogą rozliczyć VAT należny i naliczony lub kiedy muszą uwzględnić przychody i koszty w wyliczeniu zaliczki na podatek dochodowy. Może być to bardziej czasochłonne niż w przypadku tradycyjnej metody rozliczania się z podatku VAT i PIT.
Zespół Ekspertów ING Księgowość