Księgowość w chmurze – wady i zalety w perspektywie przedsiębiorcy
2023-11-08
Przeniesienie firmowej księgowości do chmury to krok, na który z roku na rok decyduje się coraz więcej przedsiębiorców. Nic w tym dziwnego – wiąże się to z wieloma korzyściami dla firmy, bez względu na jej wielkość czy charakter. Jakie plusy i minusy gwarantuje przedsiębiorcom to coraz popularniejsze rozwiązanie?
Księgowość w chmurze – co ją wyróżnia?
Księgowość w chmurze polega na przeniesieniu firmowej dokumentacji księgowej do chmury – na co wskazuje już sama nazwa. Wszelkie dane, dokumenty i istotne informacje znajdują się wówczas w jednym miejscu, do którego mają dostęp wyłącznie uprawnieni użytkownicy – niezbędne jest jedynie odpowiednie urządzenie połączone z siecią internetową. Danymi mogą więc zarządzać nie tylko pracownicy danej firmy, ale i upoważnieni przez nich kontrahenci –
a to znacząco przyspiesza i ułatwia wymianę informacji. Oprogramowania księgowe w chmurze pozwalają na tworzenie kopii zapasowej przechowywanych danych – czyli tzw. backupu – co umożliwia odzyskanie niechcący zlikwidowanych plików czy przywracanie ich poprzednich wersji.
Główne zalety księgowości w chmurze
Przejście na księgowość w chmurze może zapewnić firmie mnóstwo korzyści i zoptymalizować wiele procesów. Przede wszystkim, tego rodzaju oprogramowania umożliwiają prowadzenie pełnej i uproszczonej księgowości, gwarantują elektroniczny obieg dokumentów i pozwalają na wygodną wymianę faktur. Wszelkie przechowywane w nich dane są skutecznie chronione zarówno przed zagubieniem, jak i jakimkolwiek zniszczeniem. Nie mają do nich dostępu nieuprawnione osoby, a dzięki odpowiednim zabezpieczeniom znacząco spada także ryzyko ataków hakerów. Dostawcy usług chmurowych działają zgodnie z przepisami RODO, a dane są chronione m.in. za pomocą szyfrowanego połączenia SSL. Zmniejsza się ponadto ilość popełnianych błędów, których nie sposób uniknąć podczas samodzielnego, ręcznego zarządzania dokumentacją i wprowadzania danych. Co więcej, dostęp do niezbędnej dokumentacji możliwy jest z poziomu wielu urządzeń – nie tylko komputera – co pozwala na zarządzanie danymi bez względu na porę czy miejsce. Rozwiązania chmurowe w księgowości w dużym stopniu usprawniają działanie działu księgowego i nie tylko – coraz więcej programów pozwala na zarządzanie także takimi obszarami firmy jak magazyn, sprzedaż czy kadry i płace. Ponadto sama obsługa programu jest zazwyczaj wyjątkowo intuicyjna i nie wymaga posiadania żadnej specjalistycznej wiedzy. Co ważne, aktualizacje oprogramowań do księgowości w chmurze odbywają się automatycznie. Dzięki temu przedsiębiorca może mieć pewność, że narzędzia, na których pracuje, działają zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.
Czy księgowość w chmurze ma jakieś wady?
Mimo wielu zalet, jakie niesie za sobą księgowość w chmurze, tak jak każde inne rozwiązanie ma ona także pewne wady. Przedsiębiorcy, którzy od lat prowadzą księgowość w tradycyjny sposób i wciąż chcą zarządzać nią samodzielnie, mogą mieć pewne trudności z wdrożeniem specjalnego oprogramowania i jego nauką – nawet jeżeli jest on stosunkowo prosty w obsłudze. Co więcej, jeżeli firma należy do tych mniejszych, jej przyszłość bywa „niewiadomą” – a systemy do księgowości wiążą się często z koniecznością zawarcia umowy na konkretny okres. W takim przypadku nawet orientacyjne określenie czasu trwania umowy może stanowić problem. Przejście na księgowość w chmurze niektórym przedsiębiorcom może wydawać się też sporym ryzykiem. Chcąc zachować stuprocentową kontrolę nad bezpieczeństwem księgowej dokumentacji i przechowywanych danych, niektórzy ostatecznie rezygnują z tego rozwiązania – mimo że tego typu oprogramowania zapewniają bardzo wysoki poziom ochrony.
Zespół Ekspertów ING Księgowość