Księgowanie leasingu. Jak wykonać to poprawnie?

2025-02-03

Podatek od towarów i usług obowiązuje większą część przedsiębiorców. W określonych przypadkach możliwe jest jednak skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Jakie obowiązują przy tym limity i o czym warto pamiętać? – w poniższym artykule znajdziesz informacje na temat limitu VAT i sposobu jego obliczania.

Leasing jest popularnym rozwiązaniem finansowym wśród polskich przedsiębiorców. Z jednej strony daje elastyczność w zarządzaniu majątkiem, z drugiej wiąże się z określonymi obowiązkami księgowymi. W tym artykule przybliżymy zasady, które pomogą w poprawnym zaksięgowaniu leasingu w firmie, omówimy najczęstsze błędy oraz wyjaśnimy, jak wpływa on na rozliczenia podatkowe.

Księgowanie leasingu — podstawowe zasady dla przedsiębiorców

Księgowanie leasingu w firmie jest oparte na kilku zasadach, które różnią się w zależności od rodzaju leasingu — finansowego lub operacyjnego. Bez względu na typ leasingu, przedsiębiorca musi przestrzegać obowiązujących przepisów prawa, takich jak Ustawa o rachunkowości oraz przepisy dotyczące VAT. Podstawowe zasady obejmują:

• przedsiębiorca musi posiadać wszystkie umowy leasingowe oraz dokumenty potwierdzające płatności i przejęcie środka trwałego;
• przed rozpoczęciem księgowania należy ustalić, czy umowa dotyczy leasingu finansowego, czy operacyjnego, ponieważ w obu przypadkach stosuje się inne zasady rozliczeń;
• w przypadku leasingu finansowego, środek trwały jest przyjmowany do ewidencji, a odsetki od leasingu traktowane są jako koszty uzyskania przychodu. W leasingu operacyjnym środki trwałe nie trafiają do ewidencji firmy, ponieważ ich właścicielem jest firma leasingowa.

Leasing finansowy księgowanie — krok po kroku

Leasing finansowy jest bardziej skomplikowane niż operacyjny, ponieważ w tym przypadku firma staje się właścicielem przedmiotu leasingu po zakończeniu umowy. Jego księgowanie przebiega następująco:

• przyjęcie środka trwałego: w momencie zawarcia umowy leasingowej, przedmiot leasingu wprowadzany jest do ewidencji firmy. Staje się on środkiem trwałym, który jest amortyzowany;
• Ujęcie zobowiązania: równocześnie z przyjęciem środka trwałego, przedsiębiorca musi zaksięgować zobowiązanie wobec firmy leasingowej, które jest rozliczane przez okres trwania umowy.
• Amortyzacja: przedsiębiorca ma obowiązek amortyzować przedmiot leasingu zgodnie z obowiązującymi stawkami amortyzacyjnymi, traktując go jak własny środek trwały;
• Odsetki i koszty: odsetki od leasingu są traktowane jako koszt uzyskania przychodu, a firma powinna je ujmować na bieżąco w księgach rachunkowych.

Jeśli zdecydujesz się na leasing finansowy, księgowanie wymaga systematycznego podejścia oraz dokładności. Jest to niezwykle istotne przede wszystkim po to, aby zapewnić prawidłowe rozliczenie podatków, ale także utrzymać przejrzystość finansową firmy i uniknąć ewentualnych problemów podczas kontroli skarbowych.

Jak prawidłowo księgować leasing operacyjny i finansowy?

Prawidłowe księgowanie leasingu operacyjnego i finansowego różni się w kilku kluczowych kwestiach, które są związane z własnością przedmiotu oraz sposobem jego amortyzacji. W przypadku leasingu finansowego księgowanie bywa bardziej rozbudowane, ponieważ obejmuje pełną amortyzację środka trwałego oraz odsetki od leasingu. Jeśli chodzi o operacyjny leasing, księgowanie jest w tym przypadku prostsze – przedsiębiorca nie musi przejmować środka trwałego, a jedynie ujmować raty leasingowe jako koszty operacyjne.

Leasing finansowy:

• przedmiot leasingu wprowadzany do ewidencji jako środek trwały;
• księgowanie rat leasingowych — rozdzielenie na część kapitałową i odsetkową;
• amortyzacja środka trwałego zgodnie z obowiązującymi stawkami.

Leasing operacyjny:

• raty leasingowe ujmowane są jako koszty uzyskania przychodu;
• przedmiot leasingu pozostaje własnością firmy leasingowej;
• brak obowiązku amortyzacji.

Aby lepiej zrozumieć różnice w księgowaniu leasingu operacyjnego i finansowego, przedstawiamy dwa przykłady rozliczeń, które obrazują, jak przedsiębiorcy powinni podejść do tych dwóch typów leasingu.

Przykład 1: Leasing finansowy

Załóżmy, że firma zawiera umowę leasingową na maszynę o wartości 100 000 zł na 5 lat. Umowa jest leasingiem finansowym, więc przedsiębiorca staje się właścicielem maszyny po zakończeniu umowy.

1. Przyjęcie środka trwałego: W momencie podpisania umowy leasingowej firma przyjmuje maszynę do ewidencji jako środek trwały, co oznacza, że przedmiot leasingu musi być wprowadzony do ksiąg rachunkowych.

Na przykład:

1. • Konto 010 (Środki trwałe) - 100 000 zł.
   • Konto 240 (Zobowiązania z tytułu leasingu) - 100 000 zł.
      
2. Rozdzielenie rat leasingowych na część kapitałową i odsetkową: Przy każdej racie leasingowej przedsiębiorca musi rozdzielić ją na część kapitałową i odsetkową. Załóżmy, że miesięczna rata leasingowa wynosi 2 000 zł, z czego 500 zł to część odsetkowa, a 1 500 zł to część kapitałowa.

Księgowanie tej raty będzie wyglądało następująco:

2. • Konto 240 (Zobowiązania z tytułu leasingu) - 1 500 zł (część kapitałowa).
   • Konto 760 (Koszty finansowe) - 500 zł (część odsetkowa).
      
3. Amortyzacja: Ponieważ przedsiębiorca jest właścicielem maszyny, musi ją amortyzować zgodnie z obowiązującymi stawkami. Załóżmy, że stawka amortyzacyjna wynosi 20% rocznie. Roczna amortyzacja wyniesie 20 000 zł (100 000 zł x 20%).

Księgowanie amortyzacji:

• Konto 400 (Amortyzacja) - 20 000 zł.
• Konto 010 (Środki trwałe) - 20 000 zł.

Przykład 2: Leasing operacyjny

Załóżmy, że firma zawiera umowę leasingową na samochód o wartości 60 000 zł na 3 lata. Umowa jest leasingiem operacyjnym, więc przedmiot leasingu pozostaje własnością firmy leasingowej, a przedsiębiorca tylko ponosi koszty użytkowania.

1. Raty leasingowe: w przypadku leasingu operacyjnego, przedsiębiorca nie wprowadza środka trwałego do ewidencji. Raty leasingowe są traktowane jako koszty operacyjne, które ujmuje w księgach rachunkowych. Załóżmy, że miesięczna rata wynosi 1 000 zł.

Księgowanie będzie wyglądało następująco:

• • Konto 400 (Koszty operacyjne) - 1 000 zł.
  • Konto 200 (Zobowiązania wobec dostawców) - 1 000 zł.

2. Brak amortyzacji: ponieważ przedsiębiorca nie staje się właścicielem samochodu, nie ma obowiązku jego amortyzowania. Wszelkie koszty związane z użytkowaniem przedmiotu leasingu są traktowane jako koszty operacyjne, a nie jako amortyzacja środka trwałego.

W ten sposób w przypadku leasingu finansowego przedsiębiorca ma obowiązek księgować środek trwały, rozdzielać raty na część kapitałową i odsetkową oraz przeprowadzać amortyzację, natomiast w leasingu operacyjnym wystarczy ujmowanie rat leasingowych jako kosztów uzyskania przychodu, bez konieczności amortyzowania przedmiotu leasingu.

Jak księgować leasing w firmie? Praktyczne wskazówki dla księgowych

Księgowanie leasingu w firmie to proces, który wymaga wspomnianej wcześniej dokładności, ale też pełnej znajomości obowiązujących przepisów. W celu zapewnienia prawidłowości księgowań przedsiębiorcy muszą zadbać o zachowanie kompletnej dokumentacji leasingowej.

Do niezbędnych dokumentów należy nie tylko sama umowa leasingowa, ale również harmonogram płatności oraz faktury za raty leasingowe. Tylko wówczas możliwe jest poprawne rozliczenie zarówno leasingu operacyjnego, jak i finansowego.

Dokumentacja ta będzie niezbędna do weryfikacji kwot, które należy zaksięgować, oraz do obliczenia kosztów uzyskania przychodu. Bez pełnej dokumentacji, księgowanie leasingu finansowego może stać się błędne, prowadząc do trudności w rozliczeniach podatkowych i ewentualnych kontroli ze strony urzędów skarbowych.

W kontekście tego jak księgować leasing istotnym zagadnieniem jest również  prawidłowe rozliczenie odsetek, które są częścią rat leasingowych, zwłaszcza w wariancie finansowym. Odsetki te traktowane są jako koszt uzyskania przychodu, a ich właściwe zaksięgowanie ma wpływ na wynik finansowy firmy oraz na rozliczenia podatkowe.

Ważne jest, aby były rozdzielane od kapitałowej części raty leasingowej i traktowane zgodnie z obowiązującymi przepisami. Zaniedbanie tego kroku może skutkować błędnym rozliczeniem podatku dochodowego, a także utrudnić proces audytu.

Leasing a podatek — jak wpływa na koszty i rozliczenia?

Pod względem podatku VAT, zasady odliczania różnią się w zależności od rodzaju leasingu. W przypadku operacyjnego przedsiębiorca ma możliwość odliczenia VAT-u od każdej raty leasingowej, co oznacza, że firma może obniżyć swój koszt w każdym miesiącu.

Taki sposób rozliczenia VAT-u jest bardzo korzystny, ponieważ pozwala na bieżąco odzyskiwać podatek naliczony od rat leasingowych, co przekłada się na lepsze zarządzanie płynnością finansową firmy.

Natomiast w leasingu finansowym przedsiębiorca może odliczyć VAT tylko od części kapitałowej raty leasingowej, czyli tej, która dotyczy wartości środka trwałego. VAT od odsetek w tym przypadku nie podlega odliczeniu, co sprawia, że całość procesu jest bardziej skomplikowana.

Prawidłowe księgowanie leasingu umożliwia przedsiębiorcom zoptymalizowanie kosztów związanych z leasingiem, co może wpłynąć na poprawę sytuacji finansowej firmy. Odpowiednia ewidencja rat leasingowych i odsetek, jak również dokładne rozliczenie VAT-u, pozwala na maksymalne wykorzystanie przysługujących odliczeń podatkowych. Dbałość o szczegóły w procesie księgowania jest niezbędna, aby uniknąć ewentualnych pomyłek, które mogłyby prowadzić do problemów z organami podatkowymi.

Jeśli księgowy ma jakiekolwiek wątpliwości związane z księgowaniem leasingu, warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub specjalistą z zakresu rachunkowości. Przepisy dotyczące leasingu mogą się zmieniać, a błędy w księgowaniach mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Współpraca z ekspertem pozwala uniknąć nieporozumień i zapewnić zgodność z przepisami.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość