Jakie dokumenty mogą być potrzebne do rozliczenia rocznego?
2025-03-12
Złożenie deklaracji podatkowej do urzędu skarbowego to obowiązek każdej osoby osiągające dochody podlegające opodatkowaniu PIT. Na podstawie czego ją rozliczyć?
Jakie dokumenty mogą być potrzebne do rozliczenia rocznego?
Złożenie do urzędu skarbowego rocznego zeznania podatkowego to obowiązek każdego, kto uzyskuje dochody lub przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych (PIT). Wypełniając deklarację podatkową można jednak nie tylko obliczyć wysokość podatku należnego fiskusowi, ale również skorzystać z różnego rodzaju ulg podatkowych, które mogą wykorzystać zarówno osoby uzyskujące dochody ze stosunku pracy, jak i niektórzy przedsiębiorcy. Co więcej, jest to również okazja do tego, by przekazać 1,5% swojego podatku wybranej organizacji pożytku publicznego (OPP).
Sprawdźmy zatem jakie dokumenty mogą być potrzebne do rozliczenia deklaracji PIT oraz w jaki sposób wysłać ją do urzędu skarbowego.
W poniższym artykule dowiesz się między innymi:
- jakie dokumenty potwierdzające dochody/przychody są niezbędne do rozliczenia PIT?
- lczy prawo do skorzystania z ulg i odliczeń należy potwierdzić dokumentami?
- lco jeszcze może być potrzebne do rozliczenia rocznej deklaracji podatkowej?
Ciekawostką może być fakt, że obowiązujące przepisy umożliwiają wspólne rozliczenie PIT nawet wtedy, gdy jedno z małżonków nie uzyskuje dochodów lub są to wyłącznie dochody niepodlegające opodatkowaniu, np. świadczenia z programu 800+. Co więcej, może być to korzystne rozwiązanie z punktu widzenia optymalizacji podatkowej, ponieważ pozwala skorzystać z 2-krotności kwoty wolnej od podatku czy objąć całość dochodów niższą stawką podatkową (kwalifikacja do I progu podatkowego).
Jakie dokumenty potwierdzające dochody są potrzebne do rozliczenia PIT?
Chcąc wskazać dokumenty, które są niezbędne do rozliczenia zeznania PIT warto wspomnieć o tym, kogo w praktyce dotyczy ten obowiązek podatkowy. Zgodnie z obowiązującymi przepisami do złożenia zeznania rocznego PIT zobowiązane są wszyscy, którzy uzyskują dochody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. W praktyce będą to zatem nie tylko osoby osiągające dochody z tytułu umowy o pracę, ale również osoby fizyczne uzyskujące dochody z działalności gospodarczej czy emeryci i renciści. Poza tym będą to także osoby osiągające dochody z tytułu najmu prywatnego, umów cywilnoprawnych, spółdzielczego stosunku pracy czy pracy nakładczej. W zależności od źródła uzyskiwanych dochodów (przychodów) nie tylko należy wybrać właściwy formularz PIT, ale również przygotować odpowiednie dokumenty potwierdzające dochody (przychody).
Co będzie zatem potrzebne do rozliczenia PIT-u? Przede wszystkim dokumenty potwierdzające dochody (przychody), ponieważ to właśnie na ich podstawie oblicza się należny podatek dochodowy. Ich rodzaj będzie uzależniony od tego, z jakiego źródła pochodzą przychody, a co za tym idzie jaki formularz PIT będzie wypełniał podatnik. Jeżeli będzie to osoba rozliczająca się na deklaracji PIT-37, czyli uzyskująca przychody wyłącznie z pośrednictwa płatnika to niezbędnym dokumentem będzie otrzymany od niego PIT-11 (przychody ze stosunku pracy lub przychody z działalności wykonywanej osobiście (umowy zlecenia)) lub PIT-40A otrzymany od organu rentowego lub emerytalnego (ZUS/KRUS). Te same dokumenty potwierdzające dochody wykorzystać będzie musiała osoba samotnie wychowująca dziecko, ponieważ w jej przypadku rozliczenie deklaracji rocznej również wymaga złożenia zeznania PIT-37.
Jakich dokumentów potrzebuję wtedy, gdy jestem przedsiębiorcą? Jest to uzależnione od formy opodatkowania działalności gospodarczej, ponieważ korzystać można wówczas zarówno ze skali podatkowej, czyli opodatkowania na zasadach ogólnych, jak i ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych czy podatku liniowego. W tym pierwszym przypadku przychody z działalności gospodarczej rozlicza się na poprzez złożenie zeznania PIT-36, który należy wypełnić w oparciu o Księgę Przychodów i Rozchodów. W ten sam sposób rozliczenia dokonują przedsiębiorcy, którzy stosują podatek liniowy, z tą różnicą, że składają one do urzędu skarbowego deklarację podatkową PIT-36L. Na formularzu PIT-28 rozliczają się z kolei osoby, które jako formę opodatkowania działalności gospodarczej wybrały ryczałt ewidencjonowany. Zeznanie roczne PIT wypełniają one na podstawie prowadzonej obligatoryjnie ewidencji przychodów.
Które dokumenty są wymagane przy odliczaniu kosztów?
Co będzie potrzebne do rozliczenia PIT w celu odliczenia kosztów? Otóż należy podkreślić przede wszystkim to, że koszty uzyskania przychodów w rocznym obliczeniu podatku uwzględnić mogą jedynie przedsiębiorcy korzystający ze skali podatkowej lub stosujące podatek liniowy. Możliwość ta nie przysługuje natomiast w przypadku stosowania ryczałtu, ponieważ opodatkowana zostaje wówczas kwota przychodu wskazana w prowadzonej ewidencji. Uwzględniając koszty uzyskania przychodów przy rozliczeniu z urzędem skarbowym należy pamiętać jednak o tym, by posiadać dokumenty potwierdzające prawo do ich odliczenia, czyli np. faktury. Istotne jest także to, że wydatki te muszą mieć związek z prowadzeniem działalności gospodarczej, ponieważ powinny służyć uzyskiwaniu przychodów lub zachowaniu ich.
Koszty uzyskania przychodów odliczyć możesz jednak nie tylko wtedy, gdy prowadzisz firmę, ponieważ jest to możliwe także wtedy, gdy uzyskałeś przychody ze stosunku pracy. Standardowo koszty wynoszą wówczas 250 złotych miesięcznie czyli 3000 złotych rocznie. W przypadku pracowników mieszkających w innej miejscowości niż siedziba firmy zastosować można podwyższone koszty uzyskania przychodów, które wynoszą 300 złotych miesięcznie, czyli 3600 złotych rocznie. Potwierdzeniem ich poniesienia mogą być bilety imienne, jednak w praktyce urząd skarbowy weryfikuje zasadność zastosowania tego przepisu analizując jedynie dane podatnika.
Zarówno osoby uzyskujące przychody z działalności gospodarczej, jak i umowy o pracę czy spółdzielczego stosunku pracy mogą mieć możliwość odliczenia nie tylko kosztów ich uzyskania, ale również skorzystania z innego rodzaju odliczeń. Przykładem mogą być darowizny na cele kościelne, organizacje pożytku publicznego czy wpłaty na IKZE. W każdym przypadku należy jednak posiadać dokumenty potwierdzające prawo do skorzystania z odliczeń, ponieważ po złożeniu zeznania podatkowego należy brać pod uwagę możliwość kontroli z urzędu skarbowego.
Jakie dokumenty należy przygotować do skorzystania z ulg podatkowych?
Co jest potrzebne do złożenia rozliczenia PIT, aby zapłacić niższy podatek dochodowy lub uzyskać jego zwrot? W tym przypadku przy składaniu zeznania podatkowego trzeba skorzystać z przysługujących ulg. W praktyce są one dostępne nie tylko dla osób uzyskujących dochody ze stosunku pracy czy emerytów, ale również przedsiębiorców korzystających ze skali podatkowej. Przykładem może być chociażby ulga prorodzinna, która będzie wyższa jeżeli korzysta z niej osoba samotnie wychowująca dzieci czy ulga na cele rehabilitacyjne. O ile jednak w tym pierwszym przypadku wymagane jest jedynie wpisanie danych dzieci pozostających na utrzymaniu podatnika (do ukończenia 18 lub w przypadku kontynuacji nauki 25 roku życia), to korzystając z ulgi rehabilitacyjnej czy ulgi internetowej należy posiadać dokumenty potwierdzające wydatki poniesione na cele rehabilitacyjne lub faktury za korzystanie z usług internetowych.
Z jakich jeszcze ulg można skorzystać składając zeznanie podatkowe? W praktyce ich katalog jest naprawdę szeroki, ponieważ niższy podatek do urzędu skarbowego można zapłacić między innymi dzięki skorzystaniu z ulgi termomodernizacyjnej czy ulgi dla krwiodawców. W tym pierwszym przypadku konieczne będzie posiadanie dokumentów potwierdzające nie tylko poniesione wydatki, ale również prawo własności nieruchomości. Honorowi krwiodawcy muszą posiadać natomiast potwierdzenie ilości oddanej krwi w danym roku podatkowym. Szczególnym rodzajem ulgi podatkowej jest ulga dla młodych, ponieważ w jej przypadku PIT roczny jest zerowy, jeżeli podatnik nie ukończył 26 roku życia i osiąga przychody z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy nakładczej, spółdzielczego stosunku pracy oraz umów zlecenia, a także praktyk absolwenckich, stażu uczniowskiego. Zwolnione z opodatkowania są wówczas przychody do kwoty nieprzekraczającej w danym roku podatkowym 85 528 zł.
Gdzie znaleźć informacje o składkach ZUS i zdrowotnych?
Gdy składasz zeznanie podatkowe w deklaracji PIT uwzględnić musisz nie tylko uzyskane przychody czy poniesione koszty, ale również kwoty składek wpłaconych na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Gdzie je znaleźć? Osoby wypełniające zeznanie podatkowe na podstawie formularza PIT-11, czyli uzyskujące dochody za pośrednictwem płatnika znajdą dane tego typu właśnie w tej deklaracji. Konkretnie w pozycji 122 (składka zdrowotna) oraz w polu 95 (składki społeczne) formularza PIT-11. Poza tym na PIT-11 znaleźć można także wysokość składek odprowadzonych na członkostwo w związkach zawodowych (w pozycji 123), które również można odliczyć od podatku. Jednak od wprowadzenia polskiego ładu składka zdrowotna nie podlega odliczeniu i nie jest wykazywana w PIT-37 lub w PIT-36.
Skąd informacje o składkach wpłaconych na ZUS i ubezpieczenie zdrowotne wezmą osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą? W związku z tym, że w ich przypadku rozliczenie PIT opiera się na dokumentach księgowych firmy dane te powinny pochodzić z Księgi Przychodów i Rozchodów (jeżeli kwoty zapłaconych składek są ujęte dowodem wewnętrznym) lub dokumentu wyliczenia zaliczki na podatek dochodowy. Konieczne jest przechowywanie potwierdzeń wpłat dokonywanych na rzecz ZUS. Warto pamiętać, że przy odliczeniu zapłaconej składki zdrowotnej obowiązują limity odliczenia. Dla osób rozliczających się podatkiem liniowym w 2024 była to kwota 11 600 zł, a przy ryczałcie ewidencjonowanym limit wynosi 50% zapłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne.
Co jeszcze może być potrzebne do rozliczenia rocznego PIT?
Przedstawione w poprzednich akapitach dokumenty to w praktyce nie wszystko, co może być potrzebne do rozliczenia rocznego PIT. Wiele w tym przypadku zależy bowiem od tego, w jaki sposób deklaracja będzie przekazywana do urzędu skarbowego. W praktyce roczne zeznanie podatkowe rozliczyć można zarówno przez Internet (korzystając z udostępnianych przez ministerstwo finansów elektronicznych deklaracji podatkowych lub dedykowany program), jak i składając je osobiście w urzędzie skarbowym. Kolejną możliwością jest wysłanie PIT do właściwego urzędu skarbowego pocztą, co obligatoryjnie należy zrobić listem poleconym.
Co będzie potrzebne chcąc rozliczyć PIT online w usłudze Twój e-PIT Ministerstwa Finansów? Wiele w tym przypadku zależy od tego, w jaki sposób chcesz się zalogować na portalu podatkowym, ponieważ możesz to zrobić zarówno przez profil zaufany, jak i korzystając z usług bankowości elektronicznej. Co więcej możesz to zrobić również poprzez wpisanie danych, które znajdziesz w swoim zeznaniu PIT za rok ubiegły. Jest to sposób uwierzytelnienia, który umożliwia zalogowanie się do usługi Twój e-PIT osobom nie posiadającym profilu zaufanego lub bankowości internetowej. Istotne w tym przypadku jest to, że osoby uzyskujące dochody ze stosunku pracy logując się do e-urzędu skarbowego mogą skorzystać z deklaracji przygotowanej przez organy podatkowe. Po sprawdzeniu jej poprawności i ewentualnym edytowaniu wystarczy złożyć deklaracje. Jeżeli jednak nie zalogują się w usłudze Twój e-PIT, do końca kwietnia, i nie zaakceptują przygotowanego formularza PIT to ich rozliczenie nastąpi na podstawie deklaracji złożonej automatycznie.
Osoby, które ze względu na występujące niekiedy problemy z serwerami Ministerstwa Finansów nie chcą korzystać z publicznego portalu podatkowego również mogą wysłać swój PIT online. Umożliwiają to komercyjne programy podatkowe, za pomocą których można nie tylko rozliczyć PIT roczny, ale również wysłać go fiskusowi. Wymaga to tych samych danych uwierzytelniających, co w przypadku logowania w ramach usługi Twój e-PIT.
Podsumowując, należy stwierdzić, że do rozliczenia rocznej deklaracji podatkowej niezbędnych jest wiele informacji dotyczących nie tylko dochodów, ale również kosztów poniesionych w danym roku podatkowym. W efekcie można je odliczyć oraz skorzystać z przysługujących ulg. Co więcej, możliwe jest także przekazanie 1,5% podatku na wskazaną organizację pożytku publicznego, co wymaga wpisania do formularza PIT jej numeru KRS i celu szczegółowego. Zdecydować można także o tym, czy OPP ma uzyskać dane o wpłacającym.
Zespół Ekspertów ING Księgowość