Jak ująć wynagrodzenie pracowników w KPiR?
2023-05-17
Prowadzenie działalności gospodarczej nie zawsze opiera się jedynie na właścicielu firmy. W miarę rozwoju przedsiębiorstwa pojawia się zapotrzebowanie na pracowników, którzy będą wspierać pracę właściciela oraz przejmą część jego obowiązków. Oczywiście, zatrudnionym w ten sposób osobom należy się odpowiednie wynagrodzenie, które stanowi koszt prowadzenia działalności i musi w odpowiedni sposób udokumentowane oraz zaksięgowane. Jak to zrobić? Przeczytaj artykuł i poznaj obowiązujące zasady i przepisy.
Sposoby księgowania wynagrodzeń pracowniczych
To, w jaki sposób wynagrodzenie powinno zostać zaksięgowane zależy w dużym stopniu od tego, jakiego rodzaju księgowość jest prowadzona w przedsiębiorstwie. Inne zasady dotyczą pełnej księgowości, a inne, gdy prowadzona jest Księga Przychodów i Rozchodów. W tym miejscu zajmiemy się dokładnie tym drugim przypadkiem.
Umowa o pracę - rozliczanie wynagrodzenia pracowników
Jak wspomniano, wynagrodzenie pracowników stanowi koszt uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy. Za moment ujęcia wynagrodzenia w kosztach uważa się dzień wypłaty.
Wynagrodzenie wypłacane pracownikowi księguje się w kolumnie 12. Księgi Przychodów i Rozchodów. Jest to kolumna zatytułowana „wynagrodzenia w gotówce i naturze”. Wprowadza się je w momencie, gdy zostanie faktycznie wypłacone lub pozostawione do dyspozycji w terminie, który wynika z przepisów prawa pracy, umowy zawartej między pracownikiem a pracodawcą lub innych dokumentów prawnych, które łączą strony.
Co do zasady wynagrodzenie powinno być wypłacane do dziesiątego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Są jednak sytuacje, w których pracodawca i pracownik dochodzą do porozumienia, że termin wypłaty będzie inny. W niektórych zawodach wynagrodzenie natomiast płatne jest z góry. Co to oznacza? Przykładowo: wynagrodzenie za styczeń płacone jest właśnie na początku stycznia, czyli zanim pracownik przepracuje cały miesiąc. Natomiast przy płatności z dołu, to wynagrodzenie za styczeń, płacone by było dopiero dziesiątego lutego.
Należy tu dodać, że wynagrodzenia trafiają do kosztów tego miesiąca, za który są należne. Jeżeli więc wypłata za styczeń zostanie wypłacona 10 lutego (czyli w terminie), wówczas stanowi ona koszt uzyskania przychodu w styczniu.
Co w przypadku wypłacenia wynagrodzenia po terminie?
Jeżeli pracodawca spóźni się z uregulowaniem pensji należnej pracownikowi, wówczas nadal może wprowadzić jego wynagrodzenie brutto do kosztów uzyskania przychodu, ale może to zrobić wyłącznie w dacie zapłaty. Jeżeli więc zgodnie z umową powinien zapłacić 10. lutego za styczeń, a zrobi to dopiero 20. lutego, to poniesione w ten sposób koszty uzyskania przychodu może zaksięgować dopiero z dniem 20. lutego.
Zatrudnienie pracowników w oparciu o umowy cywilno - prawne
Jak wygląda księgowanie wynagrodzeń pracowników zatrudnionych na umowę o dzieło lub umowę zlecenie?
Tego rodzaju wynagrodzenie również stanowi koszt podatkowy dla pracodawcy. Różnica polega jednak na tym, że tego rodzaju wypłaty (łącznie ze składkami społecznymi opłacanymi przez pracodawcę) księgowane są w momencie ich faktycznego wypłacenia lub pozostawienia do dyspozycji.
Nie ma tu znaczenia miesiąc, za który to wynagrodzenie jest należne. Jedynym wyznacznikiem momentu jego zaksięgowania jest moment wypłaty lub pozostawienia do dyspozycji.
Istotne jest, by ściśle przestrzegać obowiązujących pracodawcę terminów związanych zarówno z wypłatami, jak i księgowaniem. W przeciwnym razie w przypadku kontroli przedsiębiorca może zostać zobowiązany do złożenia stosownych wyjaśnień związanych z ewentualnymi nieprawidłowościami.
Najlepiej, gdy wynagrodzenie jest wypłacane zgodnie z obowiązującymi zasadami: do dziesiątego dnia miesiąca za miesiąc poprzedni przy umowie o pracę, co pozwala na księgowanie go w miesiącu, którego dotyczy.
W przypadku umów cywilno - prawnych sytuacja jest nieco inna - bez względu na okres, którego dotyczą, i tak księgowane są w dacie ich poniesienia.
Zespół Ekspertów ING Księgowość