Jak prawidłowo wykonać bilans?

2023-07-12

Bilans jest jednym z ważniejszych dokumentów spółki, organizacji czy dużego przedsiębiorstwa. Wymienione podmioty mają obowiązek jego prowadzenia i przygotowywania. Dołącza się go do rachunku zysków i strat oraz informacji dodatkowych, które stanowią uzupełnienie sprawozdania finansowego (bilans jest jego częścią) oraz objaśnienie niektórych jego pozycji, które tego objaśnienia wymagają.
 

Co to jest bilans?

Bilans to zestawienie wszystkich posiadanych przez podmiot pasywów i aktywów na określony dzień danego roku. Zazwyczaj bilans przedstawia stan finansowy i majątkowy podmiotu na dzień 31 grudnia, czyli ostatni dzień roku podatkowego.

Jak należy przygotować bilans?

Zasady sporządzania bilansu określa ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku. Zgodnie z jej zapisami dokument ten powinien zawierać w sobie jasno określone elementy. Są to:

• Nazwa i adres podmiotu, dla którego bilans jest sporządzany;
• Słowo „bilans”;
• Moment bilansowy, czyli data, w której wycenione zostały aktywa i pasywa podmiotu;
• Nazwy i zawartość grup aktywów i pasywów;
• Suma aktywów i pasywów z zachowaniem równowagi bilansowej;
• Podpisy osób, które są odpowiedzialne za kwestie finansowe podmiotu;
• Data i miejsce sporządzenia bilansu.
   

Kiedy należy przygotować bilans finansowy firmy?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami bilans powinien być przygotowany w konkretnych momentach funkcjonowania podmiotu. To z reguły momenty zwrotne, zamknięcie roku lub związane z istotnymi zmianami w sposobie funkcjonowania firmy.

Jakie sytuacje wskazują przepisy? To przede wszystkim:

• Koniec roku obrotowego;
• Dzień zakończenia działalności jednostki;
• Dzień sprzedaży jednostki;
• Dzień zakończenia likwidacji jednostki lub zakończenia postępowania upadłościowego, o ile nie zostało ono umorzone;
• Dzień, który poprzedza zmianę formy prawnej;
• W dzień połączenia z inną jednostką (gdy ta jednostka przejmuje podmiot), jest to dzień wpisania do rejestru tego połączenia;
• W dzień połączenia lub rozdziału jednostek, gdy na skutek tego połączenia lub rozpadu powstaje inna (inne) jednostka (jednostki) - chodzi o dzień poprzedzający wpis do rejestru z informacją o powstaniu nowej jednostki lub jednostek;
• Dzień przed postawieniem jednostki w stan likwidacji lub dzień przed ogłoszeniem jej upadłości.
   

Jak powinien wyglądać bilans?

W bilansie powinny się znaleźć informacje na temat aktywów i pasywów przedsiębiorstwa. Do aktywów zaliczyć można:

• aktywa trwałe (wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa, należności długoterminowe, długoterminowe rozliczenia międzyokresowe);
• aktywa obrotowe (zapasy, należności krótkoterminowe, inwestycje krótkoterminowe, krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe);
• należne wpłaty na kapitał (fundusz) podstawowy;
• udziały (akcje) własne.

Jeżeli zaś chodzi o pasywa, to w tej grupie znaleźć powinny się takie elementy jak:

• kapitał (fundusz) własny (kapitał podstawowy, kapitał zapasowy, kapitał z aktualizacji wyceny, pozostałe kapitały rezerwowe, zysk/strata z lat ubiegłych, zysk/strata netto, odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego);
• zobowiązania i rezerwy na zobowiązania (rezerwy na zobowiązania, zobowiązania długoterminowe, zobowiązania krótkoterminowe, rozliczenia międzyokresowe).

Tworzeniem bilansu rządzą tak zwane „reguły bilansowe”. Jakie to reguły? 
 

Reguły bilansowe

Są dwie zasadnicze reguły bilansowe. Jedna to złota reguła bilansowa, a druga to srebrna reguła bilansowa.

Złota reguła bilansowa mówi o tym, że aktywa trwałe przedsiębiorstwa pokryte są w 100% kapitałem własnym. Aktywa stanowią długoterminową część majątku. Odznaczają się niskim tempem zmiany na gotówkę.

Srebrna reguła bilansowa mówi zaś o tym, że kapitał stały powinien być równy lub wyższy wobec stałych aktywów. Przy czym pod określeniem kapitału stałego należy rozumieć kapitał własny, który może być powiększony o zobowiązania długoterminowe. Warto też wiedzieć, że im wyższa wartość kapitału stałego, tym większą niezależność finansową ma dany podmiot. Jednocześnie przyjmuje się, że aktywa stałe powinny być sfinansowane przez własny kapitał w co najmniej 2/3.
 

Zasady sporządzania bilansu

Przepisy określają też kilka zasad, zgodnie z którymi należy sporządzić bilans. Są to:

• Zasada memoriału, która mówi, że bilans powinien zawierać wszystkie osiągnięte przychody oraz koszty związane z ich uzyskaniem na dany rok obrotowy (nawet, jeżeli termin spłaty jest odległy);
• Zasada współmierności, która mówi, że do aktywów i pasywów należy ująć wszystkie przychody i koszty, które przypadają na dany okres sprawozdawczy, nawet jeżeli nie zostały jeszcze poniesione;
• Zasada ostrożności, która mówi o tym, że podmiot musi wycenić aktywa i pasywa zgodnie z rzeczywistymi kosztami poniesionymi na ich nabycie lub wytworzenie. Tu należy dodać, że w bilansie powinno się uwzględnić zmniejszenie wartości aktywów z uwagi na odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe. Należy również uwzględnić wyłącznie pewne przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne, jak również pewne koszty operacyjne i straty nadzwyczajne. Nie wolno też pominąć rezerwy na pewne straty.
• Zasada zakazu kompensat - wartość poszczególnych aktywów i pasywów oraz przychodów i kosztów czy zysków i strat musi być określona odrębnie. Nie mogą być one kompensowane.
• Zasada kontynuacji działalności - jednostka zakłada, że będzie kontynuować działalność w niezmniejszonym zakresie oraz bez stawiania jednostki w stan likwidacji lub upadłości. Jest jednak wyjątek od tej zasady. Chodzi mianowicie o moment, gdy stan faktyczny lub prawny nie pozwala na takie założenie. Jednostka jest tuż przed rozpoczęciem procesu likwidacji lub tuż przed ogłoszeniem upadłości. Wtedy wyceny dokonuje się w cenie sprzedaży netto, która jest możliwa do uzyskania. Cena ta nie może być wyższa od ceny nabycia lub wytworzenia, pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie lub odpisy amortyzacyjne czy też odpisy z tytułu trwałej utraty wartości.

---

Zespół Ekspertów ING Księgowość