Faktura zaliczkowa — czym się różni od faktury końcowej?
2024-08-28
Faktura zaliczkowa i faktura końcowa to dwa rodzaje dokumentów księgowych, które służą do dokumentowania transakcji sprzedaży towarów lub usług. Choć pełnią one podobną funkcję, różnią się pod kilkoma kluczowymi względami. W tym artykule wyjaśnimy, czym charakteryzuje się każda z nich i kiedy je wystawiać
Faktura zaliczkowa — co to jest i kiedy jest wystawiana?
Faktura zaliczkowa pełni istotną funkcję w obrocie gospodarczym, przy czym warto wiedzieć, że nie jest dokumentem końcowym. Stanowi jedynie informację o pobranej przedpłacie i nie dokumentuje całości transakcji. Dopiero po zrealizowaniu usługi lub dostawie towaru i uregulowaniu całości należności wystawiana jest faktura końcowa, będąca ostatecznym rozliczeniem. Aby była zgodna z przepisami podatkowymi, faktura zaliczkowa powinna zawierać następujące informacje:
- dane sprzedającego i kupującego (imię, nazwisko, PESEL, numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz dane kontaktowe);
- opis towaru lub usługi;
- kwotę zaliczki i datę otrzymania zaliczki;
- stawkę i kwotę VAT (jeśli dotyczy);
- datę wystawienia;
- numer faktury (powinien być zgodny z wewnętrznym systemem numeracji firmy.
Faktura zaliczkowa odgrywa istotną rolę w wielu typach transakcji, oferując korzyści zarówno dla sprzedającego, jak i kupującego. Szczególnie przydatna okazuje się w następujących sytuacjach:
- transakcje o dużej wartości: w przypadku dużych kwot transakcji, faktura zaliczkowa zapewnia sprzedającemu niezbędną płynność finansową. Pozwala mu to na pokrycie kosztów związanych z produkcją lub dostawą towaru przed otrzymaniem pełnej płatności od kupującego;
- usługi rozłożone w czasie: w przypadku usług realizowanych etapami, faktura zaliczkowa umożliwia pobieranie zaliczek za każdy etap. Zapewnia to sprzedającemu regularny dopływ środków, a jednocześnie pozwala kupującemu na rozłożenie płatności na mniejsze raty.
- potwierdzenie chęci zakupu: faktura zaliczkowa może służyć również jako potwierdzenie chęci zakupu przez klienta. Daje mu to czas na uregulowanie pozostałej kwoty, a jednocześnie umożliwia rezygnację z transakcji bez ponoszenia pełnych kosztów.
Przykład: Firma budowlana podpisuje umowę z klientem na budowę domu o wartości 1 miliona złotych. Umowa przewiduje płatności w ratach, z czego 20% jako zaliczkę po podpisaniu umowy. Wystawiając fakturę zaliczkową na kwotę 200 000 zł, firma budowlana zapewnia sobie środki na rozpoczęcie prac, a klient zyskuje czas na zorganizowanie pozostałej kwoty.
Ważne! Pamiętaj o terminowym wystawianiu faktury zaliczkowej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, powinna ona zostać wystawiona nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę.
Faktura zaliczkowa a VAT – kluczowe różnice
Faktura zaliczkowa a VAT to kwestia, która może budzić wątpliwości. Zastanawiasz się, jak pod tym względem ma się faktura końcowa do zaliczkowej? Otóż oba dokumenty różnią się w zakresie rozliczeń podatkowych. W przypadku faktury zaliczkowej podatek VAT jest płatny w momencie otrzymania zaliczki, niezależnie od faktycznego wykonania usługi czy dostarczenia towaru. Natomiast faktura końcowa opisuje pełną wartość transakcji i jest wystawiana po zakończeniu usługi. VAT jest więc naliczany na całkowitą kwotę, uwzględniając zaliczkę.
W niektórych sytuacjach wystawiana jest faktura końcowa o zerowej wartości, czyli niezawierająca żadnych kwot do zapłaty. Choć może wydawać się to nietypowe, jest to w pełni dopuszczalne i zgodne z prawem. W przypadku anulowania umowy na świadczenie usługi lub sprzedaż towaru nie dochodzi do faktycznej realizacji transakcji. W takiej sytuacji wystawia się fakturę końcową zerową, aby dokumentować jej anulowanie.
W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym, aby uniknąć błędów i zapewnić zgodność dokumentacji z obowiązującymi regulacjami podatkowymi. Dowiedz się, jak działają konsultacje księgowe w ING.
Sprawdź także: Biała lista podatników VAT – czym jest?
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa – praktyczne porównanie
Aby ułatwić zrozumienie różnic pomiędzy fakturą zaliczkową a końcową, przygotowaliśmy tabelę porównawczą, która podsumowuje kluczowe aspekty obu rodzajów dokumentów:
| Cecha |
Faktura zaliczkowa |
Faktura końcowa |
| Moment wystawienia |
Przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru |
Po wykonaniu usługi lub dostawie towaru i uregulowaniu całości należności |
| Dokumentowana kwota |
Kwota zaliczki |
Całkowita kwota należności |
| Podatek VAT |
Od kwoty zaliczki |
Wykazuje VAT od całości wartości transakcji, z uwzględnieniem zaliczek i pomniejszeniem o kwotę VAT wykazaną na fakturach zaliczkowych |
| Funkcja |
Informuje o pobranej przedpłacie |
Dokumentuje ostateczne rozliczenie transakcji i stanowi podstawę do zaksięgowania przychodu i podatku VAT |
| Status dokumentu |
Dokument pośredni |
Dokument końcowy |
Kiedy wystawiać fakturę zaliczkową, a kiedy fakturę końcową?
Jak widzisz, różnice pomiędzy fakturą zaliczkową a fakturą końcową są znaczne. Wybór odpowiedniej zależy od indywidualnych ustaleń między sprzedającym a kupującym oraz od rodzaju transakcji. Faktura zaliczkowa często jest stosowana w przypadku długoterminowych projektów lub zamówień na towary o wysokiej wartości, aby zabezpieczyć interesy obu stron przed rozpoczęciem pracy. Z kolei faktura końcowa jest wystawiana po zakończeniu transakcji, kiedy towar został dostarczony lub usługa została wykonana w całości. Wystawienie faktury zaliczkowej nie jest obowiązkowe w przypadku jednorazowych transakcji bez zaliczki.
Faktura zaliczkowa a faktura końcowa — podsumowanie
Wiesz już, jak ma się faktura końcowa do faktury zaliczkowej. Ostateczny wybór powinien być dokładnie przemyślany i uzgodniony między stronami transakcji, aby zapewnić przejrzystość i zgodność z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Prawidłowe wystawianie i ewidencja dokumentów płatniczych to podstawa rzetelnej księgowości i ochrony interesów zarówno sprzedającego, jak i kupującego.
Zespół Ekspertów ING Księgowość